Personvernerklæring - Agder

Denne personvernerklæringen til Agder fylkeskommune skal gi innbyggere og andre brukere av fylkeskommunens tjenester informasjon om hvordan fylkeskommunen behandler personopplysninger som kommuner innhenter, og hvilke rettigheter du som registrert har. Samtidig ønsker vi at erklæringen skal bidra til trygghet og tillit til at personopplysninger blir behandlet korrekt og sikkert i fylkeskommunen.

Når du kontakter oss

Vår e-postadresse postmottak@agderfk.no kan benyttes til spørsmål og henvendelser. Vennligst ikke send helseopplysninger eller andre sensitive personopplysninger via e-post.

Fylkeskommunen sjekker innkommende e-post for virus, og det vil kunne skje at e-post som du sender til fylkeskommunen blir stoppet av viruskontrollen. Dersom en e-posthenvendelse ikke besvares, bør du ta kontakt på telefon.

Saker som krever mer grundig saksbehandling, eller som er arkivverdig i henhold til arkivloven, blir registrert som egen sak. Registrerte saker blir i hovedsak besvart via digital forsendelse. I noen tilfeller brukes e-post. Dette gjelder kun svar som ikke inneholder sensitive eller strengt konfidensielle opplysninger.

Hvem er behandlingsansvarlig?

Agder fylkeskommune er ansvarlig fylkeskommunens behandlinger av personopplysninger.

Hvilke kategorier av personopplysninger behandler vi

  • kontaktopplysninger: Navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse
  • identifiserende opplysninger: Fødselsnummer, id-nummer, kjønn, statsborgerskap
  • relasjoner til andre: Foresatte, ektefelle, samboer, barn, sivilstatus
  • helseopplysninger
  • opplysninger knyttet til fylkeskommunal saksbehandling og tjenester som videregående skole, tannhelse, skoleskyss, TT-kort, løyver, dispensasjonssaker med videre

Du kan lese mer på Datatilsynet sine sider om 

hva som regnes som personopplysninger:

På hvilke måter samler vi inn dine personopplysninger

  • du oppgir personopplysningene direkte til oss, for eksempel via nettskjema på hjemmesiden vår
  • vi henter inn dine personopplysninger fra andre offentlige etater, som for eksempel Folkeregisteret, Kontakt- og reservasjonsregisteret, Arbeids- og velferdsdirektoratet (NAV), Utlendingsdirektoratet (UDI), Brønnøysundregistrene og Fylkesmannen
  • personopplysninger som registreres av ansatte i fylkeskommunen i forbindelse med saksbehandling og den enkelte tjeneste som ytes

Formålet med behandlingen av dine personopplysninger

Fylkeskommunen behandler dine personopplysninger for å utføre oppgaver som å:

  • sørge for at du som bruker av fylkeskommunens tjenester får tilbudene du har krav på i ulike stadier av livet, for eksempel skolegang, skoleskyss, tannhelsetilbud, ulike støtteordninger eller stipender
  • utføre veiledning og kontroll som fylkeskommunen har plikt og myndighet til
  • vi behandler også dine personopplysninger for andre oppgaver som hører under Vest-Agder fylkeskommunes virksomhet. Det kan være når vi for eksempel utarbeider statistikk for bruk av våre tilbud og tjenester.

Hva er det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysningene dine

Fylkeskommunen sin behandling av personopplysninger er i hovedsak hjemlet i lov.

Det er som hovedregel ikke mulig å reservere seg mot slik behandling. Noen aktuelle lover er:

  • Opplæringsloven
  • Friskoleloven
  • Fagskoleloven
  • Forvaltningsloven
  • Arkivloven
  • Lov om tannhelsetjenesten

Samtykke

I noen tilfeller kan fylkeskommunen behandle personopplysninger om deg basert på ditt samtykke. Du vil i slike tilfeller bli informert om hva behandlingen går ut på og aktivt bli bedt om å samtykke til behandlingen. Du kan når som helst trekke ditt samtykke til behandling av personopplysninger tilbake.

Les mer om samtykke

Mottakere av dine personopplysninger

Når dine personopplysninger behandles i fagsystem som ligger hos ekstern leverandør, har fylkeskommunen databehandleravtale med leverandøren for å regulere sikkerheten rundt behandlingen, og sikre at personvernet blir ivaretatt i tråd med lov og forskrift.

I noen tilfeller vil dine personopplysninger bli overført til eksterne mottakere. Det kan for eksempel være NAV, fylkesmannen, Lånekassen, Utdanningsdirektoratet (i forbindelse med eksamen eller nasjonale prøver) med flere.

Tidsrommet personopplysninger vil bli lagret

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for. Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes, hvis du trekker ditt samtykke. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en lovpålagt plikt lagres så lenge lovhjemmelen krever det, for eksempel etter bestemmelser i arkivloven.

Informasjonssikkerhet

Etter personopplysningsloven har vi ansvar for å sørge for at alle personopplysningene om deg er tilstrekkelig sikret. Vi har på bakgrunn av risikoanalyser innført rutiner som skal gi nødvendig sikkerhet. Agder fylkeskommune har et eget internkontrollsystem som følger opp dette.

Vi sikrer at kun de som har et tjenstlig behov for dette, får tilgang til opplysningene om deg. Videre sikrer vi at personopplysninger ikke kan endres eller slettes av andre enn de som har fullmakt til å gjøre dette. Vi sikrer at personopplysningene er tilgjengelige når det er nødvendig for å utføre våre arbeidsoppgaver, for å gi deg en best mulig tjeneste. Vi revurderer våre rutiner regelmessig slik at sikkerheten til enhver tid skal være så god som mulig. Dersom vi oppdager at en rutine ikke fungerer etter hensikten, skal dette følges opp.

Alle ansatte i fylkeskommunen har taushetsplikt. De ansatte plikter å hindre at andre får tilgang eller kjennskap til personlige opplysninger om deg, dersom du ikke har gitt samtykke til dette. Innenfor enkelte tjenester og i enkelte saker er taushetsplikten særlig streng.

Dine rettigheter etter personopplysningsloven og personvernforordningen

Du har rett til innsyn

Du kan be om å få opplyst hvilke personopplysninger fylkeskommunen har registrert om deg, hva de skal brukes til, og hvor de er innhentet fra. Dette gjelder både elektroniske og manuelle registre. Du skal få svar innen 30 dager. 

Du har rett til å få feilaktig informasjon rettet

Dersom du oppdager feilaktige opplysninger om deg selv kan du kreve at vi korrigerer informasjonen. I utgangspunktet skal vi på eget initiativ rette mangelfulle eller feilaktige opplysninger. Men oppdager du selv at noe er feil – gi beskjed til oss, så retter vi dette så raskt som mulig. 

Du har rett til å kreve at opplysninger om deg blir sperret eller slettet

Vi sletter eller sperrer opplysninger som ikke lenger er nødvendige for formålet med registreringen. Dersom du mener fylkeskommunen registrerer informasjon om deg som ikke er nødvendig, kan du be om at denne informasjonen blir slettet. Dette gjelder ikke dersom opplysningene skal oppbevares i henhold til annen lovgivning, for eksempel Regnskapsloven eller Arkivloven.

Du har rett til begrensing av behandling som gjelder deg selv

Du kan kreve at vi begrenser hvordan vi bruker opplysningene om deg.

Du har rett til innsigelse

Du kan protestere på at vi behandler opplysninger om deg.

Du har rett til å få kopi av din data i et digitalt format

Du har under enkelte omstendigheter rett til å motta opplysninger som du har gitt oss i et digitalt format, og også rett til å få informasjon overført til en annen virksomhet dersom du ønsker dette. Retten til dataportabilitet gjelder kun opplysninger som du har gitt til oss.

Du har rett til å få oppfylt dine rettigheter gratis

Når du ber om innsyn, retting, sletting eller tar i bruk andre rettigheter etter personvernreglene, er dette gratis, med mindre anmodningene dine er åpenbart grunnløse eller overdrevne. Hvis vi nekter å etterkomme anmodningen din er det vi som har bevisbyrder for at henvendelsene fra deg er grunnløse eller overdrevne.

Les mer på Datatilsynet sine nettsider om dine rettigheter etter personvernregelverket.  

Du kan få råd og hjelp fra vårt personvernombud

Du kan kontakte vårt personvernombud dersom du trenger råd om personvernrettigheter eller hjelp til å utøve disse rettighetene overfor fylkeskommunen. Du kan også kontakte personvernombudet dersom du har spørsmål om fylkeskommunens behandling av personopplysninger om deg. Personvernombudet har taushetsplikt.

Les mer om personvernombudet

Rett til å klage til Datatilsynet

Hvis du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider:

www.datatilsynet.no

Offentlighet og partsinnsyn

Som offentlig organ må fylkeskommunen også gi rettigheter etter andre lover enn personvernregelverk. Partsinnsyn og offentlighet er relevant for behandling av personopplysninger. Partsinnsyn i egen sak og innsynsrett i egne personopplysninger etter personvernregelverket har likhetstrekk, og du bør velge den rettigheten som passer best for hva du ønsker innsyn i. Samtidig ønsker vi at du også er klar over hvordan krav til offentlighet og partsinnsyn påvirker når fylkeskommunen må utlevere informasjon til andre. Slik informasjon kan inneholde personopplysninger om deg.

Partsinnsyn etter forvaltningsloven

Partene i en sak har som hovedregel rett til innsyn i sakens dokumenter. Dersom et dokument i en sak har opplysninger om deg, så kan dokumentet som hovedprinsipp utleveres til sakens parter.

Dette betyr også at dersom du henvender deg til oss med en klage, vil vi normalt vise til, eller legge ved, din henvendelse når vi tar kontakt med den innklagede parten. Du kan be om at vi ikke oppgir hvem du er ved henvendelser til den andre parten. Det skal imidlertid svært mye til for å nekte en part innsyn i en sak dersom han/hun ber om det. Fylkeskommunen kan derfor ikke garantere anonymitet ved slike henvendelser. Ved varsling etter arbeidsmiljølovens bestemmelser til fylkeskommunen har vi imidlertid en utvidet taushetsplikt. I slike tilfeller har fylkeskommunen også en taushetsplikt overfor sakens parter.

Pressens og allmennhetens innsyn etter offentlighetsloven

Hovedregelen etter Offentlighetsloven er at forvaltningsorganers saksdokumenter er offentlig tilgjengelige. Det betyr at presse eller andre som spør om det, vil kunne gjøre seg kjent med innholdet i fylkeskommunens saksdokumenter. Henvendelse til oss vil dermed som hovedprinsipp være offentlig uansett hvilken form den kommer i.

Fylkeskommunen håndterer imidlertid en del dokumenter som inneholder taushetsbelagte opplysninger, for eksempel fordi dokumentet har informasjon som forvaltningsloven kaller "noen personlige forhold". Slike opplysninger blir unntatt fra offentlighet. Interne dokumenter kan også unntas offentlighet dersom det finnes lovhjemmel for å unnta. De unntas ikke bare fordi de er interne.

Til toppen