Fylkeskommunens tjenester ut mot publikum endrer seg hele tiden. Vi har ansvaret for at all informasjon som publiseres er korrekt, brukervennlig og tilstrekkelig. Eksempler på dette kan være:
- Nye og utsatte frister på tilskudd eller påmeldinger
- Kontaktpersoner som slutter eller går over til andre arbeidsområder
- Endringer i undervisningstilbud
- Endringer i regelverk
- Avsnitt som oppleves som vanskelige å forstå.
- Innhold i en FAQ som ikke lenger er korrekt
- Brutte lenker
En publisist som står ansvarlig for en side vil også ha ansvaret for å vedlikeholde siden. Når siden arkiveres etter gjennomsyn er dette en dokumentasjon på at artikkelen var å anse som korrekt på lagringstidspunktet.
I ACOS CMS blir alle publisister rutinemessig bedt om å gå gjennom en artikkel når det ikke har vært gjort endringer i artikkelen på 6 måneder. Dette intervallet kan endres, og dermed tilpasses behovet til hver enkelt artikkel.
Bildet viser et utsnitt av menyen "Innstillinger" i ACOS CMS. Eget felt for "Varslingsdato for revisjon".
Når vi skriver en artikkel er det fornuftig å ta stilling til når en ser for seg at en skal varsles for å revidere tjenesten.
- For nyhetsartikler uten lenker trenger en egentlig ikke å revidere siden. Dato kan da settes to år fram i tid.
- For nyhetsartikler med lenker eller andre avhengigheter bør revisjonsdato settes til et sted mellom 6 måneder og ett år, avhengig av sårbarhet.
- For tjenestesider er normalt 6 måneder tilstrekkelig. Men også her er det nødvendig å se til lenker og innebygd innhold. Merk spesielt hvis skjema eller påmeldinger i eksterne systemer går ut.
- For tjenestesider med områdemeldinger, frister eller begrenset levetid må revisjonsdato tilpasses disse.
Revisjondato settes inn for den enkelte artikkel.
- Gå til høyre meny, velg "Artikkel"
- I feltet "Varslingsdato for revisjon", velg kalender eller skriv inn dato.
- Lagre
For å holde oversikten over hvilke artikler som skal sjekkes må vi legge en widget på startsiden i ACOS CMS. Dette gjøres ved å velge "Rediger Dashboard" oppe i høyre hjørne når en står i Hjem-posisjon. Da kommer det opp en rullegardinmeny. Velg widgeten "Artikler til revisjon".
Bildet viser et utsnitt fra publiseringsverktøyet ""Artikler til revisjon".
I denne widgeten får vi en oversikt over alle artikler som trenger en revisjon. Fanen "Mine" viser artikler som hver enkelt står som forfatter på. Vi kan også sende epost til andre som har ansvaret for en artikkel.
En artikkel får en ny revisjonsdato når nytt innhold lagres, eller vi gir beskjed om at siden kan bestå uten endringer.
I bunnen av hver eneste side på våre nettsteder får våre brukere et spørsmål: "Fant du det du lette etter?" Hensikten med dette feltet er å fange opp eventuelle forslag til forbedringer, feil eller mangler på siden. Når brukere velger en av svaralternativene "Ja" eller "Nei" kommer det opp et skjermbilde.
Bildet viser et utsnitt av skjermdialogen "Fant du det du lette etter" på agderfk.no. Skjermdialogen presiserer at en bruker ikke kan forvente å få svar på spørsmål. Det er satt inn en robotvarsler for å unngå spam.
Når en bruker sender inn en kommentar legger denne seg i en fane på toppen av tjenesiden den er sendt fra.
Den publisisten som har ansvaret for siden må sjekke hver enkelt tilbakemelding.
Åpne meldinger ved å klikke på tekstboble til høyre for svar. Meldingene kommer typisk i tre varianter:
- Det er ikke innhold, bruker har bare klikket på "Ja" eller "Nei"
- Meldingen inneholder person-sensitivt innhold (epost, navn, telefonnummer, etc)
- Det er fornuftige tilbakemeldinger som fortjener oppmerksomhet. Kanskje det kommer et forslag som gjør at innholdet i selve tjenestesiden kan endres.
Det er viktig å huske på at det er svært få av våre brukere som faktisk legger igjen en tilbakemelding. De som gjør det er ofte folk som er frustrerte over å ikke få gjort det de kom for. På den andre siden kan det være kolleger eller andre nærstående som har lyst til å vise en positiv reaksjon. Tolkning må derfor sees i sammenheng med antall sidevisninger.
Tilbakemeldinger behandles rutinemessig i forbindelse med revisjon.
Tilbakemeldinger skal slettes fortløpende
Mange tilbakemeldinger inneholder personsensitive data, selv om vi har presisert at dette ikke skal legges inn. For å unngå at CMS blir en oppsamlingsplass for slik informasjon skal alle tilbakemeldinger slettes fortløpende, senest ved hver revisjon. Nettredaktør sletter også rutinemessig, og sender videre til publisist ved behov.