Arkivplan for Agder fylkeskommune

7 Arkiv- og bestandsoversikt

7.0 Arkiv- og bestandsoversikt

Seksjon for dokumentasjonsforvaltning har ansvaret for fylkeskommunens digitale og fysiske arkiver, også det som ble skapt før fylkessammenslåingen av Aust og Vest-Agder 01.01.2020. Deponerte arkiver har også fylkeskommunen formelt sett ansvar for. Det vises til kapittel 9 for deponerte arkiver. 

Nedenfor følger en oversikt over nåværende sak- og arkivsystem. Tidligere arkivsystem beskrives også. De gamle basene er pr oktober 2021 samlet i eArkiv og søkbare derifra og disse omtales under kapittel 9.4 Oversikt over deponert elektronisk arkivmateriale.  

7.1 Ordningssystemer - arkivnøkler

Klassifikasjon er en obligatorisk og sentral del i NOARK - Standard for elektronisk arkiv. Alle offentlige virksomheter skal ha et klassifikasjonssystem – ofte kalt en arkivnøkkel – for ordning av sitt saksarkiv. Systemet skal omfatte alle virksomhetens saksområder. 

Hensikten med bruk av arkivnøkler i elektroniske arkiv er blant annet å:

• sikre at dokumenter som har blitt til som resultat av de samme prosessene blir knyttet sammen
• gi en ekstra søkeinngang til arkivmaterialet
• sikre en systematisk oversikt over alle behandlede saker
• være et utgangspunkt for forskjellige oppgaver som bevaring og kassasjon, statistikk
   

Arkivnøkkelen kan være basert på ett eller flere ordningsprinsipp. Oftest bygger den på en inndeling etter emne, men den kan også være funksjons- eller objektbasert. Eksempel på objektordnede serier er personalsaker/mapper, elevmapper ordnet etter navn eller fødselsnummer og byggesaker ordnet etter gårds- og bruksnummer. 

Saksarkivet i Agder fylkeskommune er fullelektronisk. Det arkiveres elektronisk etter K-kodeprinsippet. K-koder er en forkortelse for "kommunale koder" og er navnet på den felles arkivnøkkel som KS har utarbeidet for bl.a. kommuner for arkivering av saksdokumenter.

Siste versjon av nøkkelen heter K-koder - kommunenes arkivnøkkel - hovednøkkel 2020-2023 og er den som er i bruk i Agder fylkeskommune. 

7.2 Aktive elektroniske arkivsystem

7.2.1 Sak- og arkivsystemet Public 360

 

7.2.2 Arkivdeler i Public 360

Nedenfor følger en beskrivelse av hver arkivdel/arkivserie i nåværende sak-og arkivsystem, Public 360. Hver ny arkivdel har en egen ramme og tabell.

 

 

 

Arkivdeler knyttet til vertssamarbeid

 

7.3 Systemoversikt - fagsystem 

Agder fylkeskommune bruker mange fagsystem i sin arbeidshverdag, noen rene oppslagsverk eller tekstbehandlingsprogram, mens andre igjen innehar mer saksbehandlings og beslutningstøttefunksjoner og dermed også innehar bevaringsverdig dokumentasjon. Det vises til oversikt som avdeling for Jus og Informasjonsforvaltningsseksjonen har ansvar for å vedlikeholde: System/applikasjonsoversikt.

7.4 Fagsystem med arkivkjerne

7.4.1 Visma Flyt PPT - systembeskrivelse

7.4.2 Visma InSchool - systembeskrivelse og arkivplan for systemet

7.4.2.1 Visma InSchool - systembeskrivelse (for arklivplan til Visma InSchool, se kapittel 7.11.)

7.5 Øvrige fagsystem som produserer arkivverdig informasjon

7.5.1 Acos CMS

7.5.2 Framsikt

7.5.3 HKdata

7.5.4 IMDinett

7.5.5 ISY Prosjektøkonomi

7.5.6 Its learning

7.5.7 Opus Dental

7.5.8 Plandisc

7.5.9 QM+

7.5.10 Stratsys

7.5.11 Transportløyve 2020/Drosjeløyvesøknad

7.5.12 VigoOT

7.5.13 Visma flyt PPT

7.5.14 Visma in school (VIS)

7.5.15 Webcruiter

7.6 Fellesløsning Statens vegvesen og fylkeskommunene

Public 360-online fellesløsningen for Statens vegvesen og alle landets fylkeskommuner ble tatt i bruk mai 2020. Basen er kun en søkebase for Mime, Statens vegvesens saks- og arkivløsning fra oktober 2015 - desember 2019. Det er gjort et uttrekk av dokumenter som angår fylkesveg og riksveg i denne perioden.

Sveis-basen fra Statens vegvesen (dokumenter fra før 2015) ble ikke innlemmet i fellesløsningen. Dokumenter fra før 2015 må en ta kontakt med Statens vegvesen for å bestille. Se rutine for utlån fysisk materiale. Se også kapittel 7.6.4 for utlånt eiendomsarkiv fra Statens vegvesen. 

Agder fylkeskommune har ikke noe arkivansvar i denne basen, men saksbehandler kan få tilgang, de får da kun leserrettigheter til dokumentene i basen.  Fra 2020 til januar 2024 var det 2 ansatte på dokumentasjonsforvaltning som hadde denne rollen som brukeradministrator. Fra januar 2024 er det Inger Ann Fidjestøl på fagområdet utbygging som har overtatt denne rollen i Agder fylkeskommune.

7.7 Papirarkiv – oversikt over dagligarkiv og bortsatte arkiver 

Arkiv som har blitt skilt ut etter periodisering skal normalt overføres til bortsettingsarkiv. Arkivmaterialet i bortsettingsarkivet skal normalt avleveres til depot når det er 25-30 år gammelt med unntak av personsensitive arkiver, som avleveres etter 10 år. Avvik fra denne regelen må avtales med ledelsen for fylkeskommunens depotordning. Arkivmaterialet bør være ordnet slik at bevaringsverdig og kassabelt materiale er oppbevart hver for seg. De journalførende enhetene har selv ansvaret for å holde vedlike systematikk og orden i bortsettingsarkivene.

Arkivlokaler som skal benyttes til bortsettingsarkiv, skal kunne klassifiseres som spesialrom for arkiv. I tillegg til kravene for dagligarkiv skal spesialrom for arkiv tilfredsstille disse kravene:

• Tilfluktsrom skal ikke brukes som arkivlokale, annet enn til oppbevaring av arkivmateriale som er vedtatt kassert etter en viss tid.
• Lokalene skal være innredet slik at arkivmaterialet ikke står tett inntil vegger og tak eller rett på golvet.
• I spesialrom for arkiv skal det ikke være vannrør.
• I spesialrom for bortsettingsarkiv skal bygningsdelene minst ha brannmotstandsevne REI 60 og utføres i materialer som er avgrenset brennbare.
• Spesialrom for arkiv skal ha selvlukkende dør. De skal normalt ikke ha vinduer.
• Reoler skal være av ikke brennbart materiale.
• Spesialrom for arkiv skal ha automatisk brannalarm.
• Spesialrom for arkiv skal være sikret med særskilt innbruddsalarm.
• Spesialrom skal varmes opp med varmekabler i gulv eller i egne vernekonstruksjoner eller med varmluftsanlegg.
• Arkivskap med brannmotstandsevne EI 90 eller høyere kan brukes til oppbevaring av bortsettingsarkiv, i stedet for spesialrom.

 

Lokalisering av papirarkiver: 

Agder fylkeskommune har sentralisert arkivtjenesten. Seksjon for dokumentasjonsforvaltning har lokasjon på Administrasjonsbygget i Arendal. Arkivmateriale fra fylkeshuset i Kristiansand er i hovedsak deponert til Arkivsenter sør. Eneste godkjente bortsettingsarkiv i fylkeskommunen finnes i Arendal. I Arendal finnes også et dagligarkiv. I tillegg har det vært arkiver plassert ut på enhetene/virksomhetene (skolene/tannklinikkene), men hovedparten av disse er avlevert/deponert. Det vises til kapittel 9 for mer om deponering av bortsatte arkiv.

7.7.1 Dagligarkivet i Arendal

Dagligarkivet befinner seg på Fløyheia, administrasjonsbygget, i 5 etasje. Adresse: Ragnvald Blakstads vei 1, 4838 Arendal. Det er montert kortleser inn til seksjon for dokumentasjonsforvaltning hvor adgangen er begrenset, til ansatte på seksjonen samt renholdspersonell og bygningsansvarlig. 

Følgende arkiver befinner seg på dagligarkivet: (se neste side)

7.7.2 Bortsettingarkivet i Arendal

Bortsettingsarkivet befinner seg på Fløyheia, administrasjonsbygget, i kjelleren hus 2. Adresse: Ragnvald Blakstads vei 1, 4838 Arendal. Det er kun ansatte på seksjon for dokumentasjonsforvaltning som har tilgang til nøkkel og arkivlokalet. 

Følgende materiale befinner seg i arkivlokalet pr. oktober 2024:

Totalt: 120,5 hyllemeter 

*Aksjeselskaper:  

• Sørlandsreiser AS (1,2hyllemeter 1990-2016)
• Aust-Agder utviklings- og kompetansefond (1,2 hyllemeter 2003-2016)
• Aust-Agder næringsselskap (9 hyllemeter 1980→) 
• Fylkeshuset AS – ikke pakket (0,5 hyllemeter)
• Aust-Agder regionalforskningsfond (2010-2019)

Diverse:

• Personalsaker – delvis pakket = ca. 1,5 hyllemeter 
• Jan Petter Røinaas (innkjøp) - Permer og esker, ikke pakket = 2 hyllemeter

7.7.3 Bortsettingsarkivet i Kristiansand

I august 2024 bytter ansatte på Fylkeshuset i Kristiansand lokasjon. Tidligere hadde Fylkeshuset Adresse: Tordenskjolds gate 65, 4614 og hadde bortsettingsarkiv i kjeller der. I forbindelse med flyttingen så ble dette deponert. Nytt fylkeshus vil ikke ha fjernarkiv.

7.7.4 Utlånt eiendomsarkiv fra Statens vegvesen

På bakgrunn av avvikling av sams vegadministrasjon, er det inngått avtale mellom arkiveier Statens vegvesen og Agder fylkeskommune om utlån av etablert fysisk arkiv tilhørende Statens vegvesen for den del som gjelder fylkesveg og som befinner seg på vegvesenets lokasjon i Kristiansand (Rigedalen 5), jfr. avtale saksnr. 20/25873-6. Arkivets innhold på 42 hyllemetere fra perioden 1970-2006 omhandler oppgaver knyttet til eiendomssaker, slik som grunnerverv, skjønn, kart- og oppmålingsforretninger, kjøpekontrakter og avtaler, jordskifte, skjøte, økonomiske oppgjør. Det jobbes med å digitalisere dette, og en eventuell tilbakelevering til Statens vegvesen.

7.8 Papirarkiv – oversikt over deponerte arkiver 

Det vises til kapittel 9.3 for oversikt over deponerte papirarkiver. 

7.9 Oversikt over Interkommunale samarbeid – arkivansvar

Det vises til rutiner og teori beskrevet under kapittel 3.5 (Arkivansvar Interkommunale samarbeid). Nedenfor skisseres i praksis hvilke samarbeid som er inngått hvor Agder fylkeskommune har arkivansvar. Se tabelloversikt neste side. Skjemaoppsettet som er brukt er hentet fra Arkivverkets veileder:

Veileder for arkiv ved interkommunale samarbeid - Arkivverket

7.10 Oversikt over integrasjoner mot Public 360

7.11 Arkivplan for VismaInSchool

7.11.1 Innledning

7.11.1.2 Formål

Visma InSchool har innebygd arkivfunksjon med mulighet til å sende ut brev gjennom SvarUt-tjenesten til KS.

Målet med innebygd arkivering er at den rette informasjonen blir tatt vare på etter innebygd funksjon i systemet når arkivverdig informasjon blir håndtert og skapt. Saksbehandlere (lærere, skoleleder, administrativt personale) trenger da ikke bruke tid til arkivering når alle aktuelle prosesser i Visma InSchool har automatisk arkivering. 

Dette gjelder data både for elever, ansatte og skolen selv. Fagdata som har verdi for ettertida blir tatt vare på. Eksempler på dette er det å dokumentere utdanningen en elev har fått, eller utdanningstilbudet ved en skole gjennom kvart skoleår. 

7.11.1.3 Referanse

Disse retningslinjene er utarbeidet med utgangspunkt i Kap. 3, paragraf 3.2, 3.4, 3.5 og 3.6 i Riksarkivarens forskrift (Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver).

7.11.2 Kontroll med brukerrettigheter

7.11.2.1 Tildeling av nye brukerrettigheter

En bruker må være registrert i personalsystemet på en skole. Brukeren må ha et reelt behov for tilgang til dette fagsystemet.

Interne rutiner for tilgang til systemet skal følges.  

Dersom det ikke er automatikk i stenging av brukerrettigheter ved avslutning av arbeidsforholdet eller endring av arbeidsoppgaver, så har nærmeste leder ansvar for å melde inn endring. 

7.11.2.2 Ulike nivåer av brukerrettigheter

Det er ulike brukernivå i fagsystemet:

• Lærer
  - Innlogging via MinID
• Elev
  - Feideinnlogging (aktivere bruker etter 3. inntaket) 
• Kontaktpersoner (foresatte)
  - Innlogging via MinID 
• VIS-ansvarlig på skolen - ansvarlig for administrasjon av rettigheter og systemet sin integritet
  - Saksbehandler på skolen
  - Rådgiver
  - Arkivansvarlig

7.11.3 Signering av dokument

I Visma In School blir dokumenter signert elektronisk av den som produserer dokumentet.  

Unntaket er vitnemål og kompetansebevis der en kan velge innstilling for signatur, enten en navngitt person eller den som produserer dokumentasjonen. Dette bestemmes av skolen.

Eksempler på dokument som blir signert i VIS:  

• Fagvarsel
• Svar på elever sine fritakssøknader
• Svar på elever sine søknader om godkjenning av tidligere bestått fag

7.11.4 Kvalitetssikring 

7.11.4.1 Registrering

Dokumenter produseres etter faste maler, og kvalitetssikring av titler, metadata etc. er ikke nødvendig å fylle inn. 

Det er ferdige maler i VIS som brukes. Når dokumentasjon arkiveres i VIS, skal det ikke arkiveres fylkeskommunens sak/arkivsystem i tillegg. 

7.11.4.2 Arkivering

Arkivering skjer gjennom innebygde funksjoner i systemet. Det er opprettet avvikshåndteringsfunksjoner for eventuelle feil.

Når et dokument er ferdig og arkivert, er det låst for endring.

7.11.5 Dokumenthåndtering

7.11.5.1 Mottak av dokumenter

Mottak av inngående dokumenter i VIS som skal til behandling skjer gjennom innebygd funksjonalitet i skjemaform for ekstern avsender (elever/foresatte). Det er mulig for avsender å laste opp vedlegg til søknader etc. Det er ikke manuelt mottak av dokumenter i form av skanning av papirpost etc. til systemet. 

7.11.5.2 Fordeling av dokumenter

Fordeling av dokumenter skjer automatisk basert på tilganger i systemet.

7.11.5.3 Retting av dokumenter og opplysninger

Det er ikke mulig å endre arkiverte dokumenter i VIS

7.11.5.4 Avskriving /ferdigstilling av dokument

Avskriving/ferdigstilling av dokument er en del av prosessen i dokumentbehandlinga, det er ingen annen funksjonalitet for manuell behandling i systemet.

7.11.5.5 Utsending (ekspedering) av dokument  

Utsending av dokument til ekstern mottaker foregår via SvarUt, samtidig som ekspedering blir dokumentet arkivert. 

7.11.6 Løpende journal, offentlig journal og vurdering av offentlighet

Elevdokumentasjon er som grunnprinsipp unntatt offentlighet jf. offl. §13. Løpende journal produseres i VIS, det samme gjør offentlig journal. Det er ikke behov for manuell kvalitetssikring av dokumenter eller journal, ref. punkt 4.1.

7.11.7 Oppbevaring og sikring

7.11.7.1 Lagringsmedium, konvertering og arkivformat

Leverandør har gitt følgende informasjon om formater og konvertering, samt uttrekksformat for filer:

Følgende formater må benyttes av elev/foresatt/rektor ved opplasting av dokumenter til saksbehandlingsprosesser i VIS:  

• .jpeg
• .jpg
• .png
• .gif
• .pdf
• .doc
• .docx
• .odt

Konvertering av godkjente formater som kan lastes opp i VIS må skje til en av de godkjente formatene iht. Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (riksarkivarens forskrift). Det foretrekkes PDF/A.

a) Dokumenter med tekst med objekter:

• TXT – ren tekstfil uten innkapslede objekter, ref. spesifikasjon i § 5-11.
• TIFF – Tag Image File Format versjon 6, avbildninger av tekst, med de presiseringer som fremgår av § 5-18, første ledd.
• PDF/A – med de presiseringer som fremgår av § 5-18, andre ledd.
• XML – Extensible Markup Language versjon 1.0, med de presiseringer som fremgår av § 5-19.
• For tekstdokumenter i OOXML eller ODF format bør en PDF/A-versjon leveres som tillegg.

c) For digitale bilder aksepteres følgende formater:

• TIFF versjon 6 med de presiseringer som fremgår av § 5-18, første ledd.
• JPEG (ISO/IEC 10918-1:1994).
• JPEG 2000 (ISO/IEC 15444-1).
• PNG (ISO/IEC15948).
• PDF/A – med de presiseringer som fremgår av § 5-18, andre ledd.

Det er lagt til grunn at produksjonsformat er besluttet ikke slettet i VIS og at deponering skjer både av produksjonsformat og arkivformat.

7.11.7.2 Periodisering

Det foreligger rutiner i systemet for periodisering og systemansvarlig i fylkeskommunen skal påse at periodiseringen utføres og håndteres etter arkivfaglige prinsipper og deponeres etter fylkeskommunens avtaler.  

Periodisering, uttrekk og alle endringer må meldes inn til fylkeskommunens arkivtjeneste og loggføres i fylkeskommunens arkivplan på lik linje med annen arkivbeholdning.   

7.11.8 Oversikt over arkiv og dokumentasjon i VIS 

7.11.8.1 Arkivdeler

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Det øverste leddet er arkivet til hvert fylke/skoleeier som har underarkiv per skole.  

Der vil man kunne hente ut arkivuttrekk på tre ulike arkivdeler:

ELEV - samler informasjon som arkiveres om en elev i hver sin elevmappe som kan gjenfinnes på fødselsnummer i arkivuttrekk og fødselsdato i arkivsøk. 

SKOLEADMINISTRASJON - samler informasjon som arkiveres om en skole sin administrasjon som gjelder klasser, klassetrinn mv. innenfor ulike temaer. 

PERSONAL - samler informasjon som arkiveres om en ansatt i hver sin tilhørende personalmappe som kan gjenfinnes på fødselsnummer i arkivuttrekk og fødselsdato i arkivsøk.

Informasjon i saksbehandlingsprosesser vil arkiveres i saksmapper med dokumenter (journalposter) knyttet til hver sak. Fagdata er informasjon som er arkivpliktig og som skal arkiveres som registreringer i mapper. 

7.11.8.2 Dokumentasjon og arkivering – midlertidige rutiner mens VIS er under utvikling

Leverandør har gitt denne oversikten over dokumentasjon fra prosesser og fagdata som skal arkiveres i VIS. Oversikten er oppdatert per 04.05.2024.

Se punkt 7.11.8.3 for innføring av arkivrutiner for de enkelte dokumentene.

Øvrig elevdokumentasjon og skoleadministrativ dokumentasjon må arkiveres i fylkeskommunens øvrige sak/arkivsystem.

Planlagt omfang per 05.06.2023. Det kan forekomme endringer.

Saksbehandlingsprosesser:

• Varsle om fare for nedsatt orden/atferd
• Varsle om stort udokumentert fravær
• Varsle om manglende grunnlag for karakter
• Utstedelse av dokumentasjon (vitnemål, kompetansebevis)
• Fratrekk av fravær
• Fritak for vurdering med karakter i kroppsøving
• Fritak for opplæring i kroppsøving
• Fritak for opplæring i norsk sidemål
• Fritak for vurdering med karakter i norsk sidemål
• Godkjenning fra tidligere bestått fag
• Spesialundervisning
• IOP
• Søknadsprosess, fagskole
• Søknadsprosess, voksenopplæring
• Klage søknadsprosess,  voksenopplæring
• Inntaksprosess, voksenopplæring
• Realkompetansevurdering, voksenopplæring
• Karriereveiledning, voksenopplæring (ikke arkivbehov)
• Tilpasset eksamen  
• Klage, Standpunkt fag  
• Klage, Standpunkt orden/atferd
• Klage, Eksamenskarakter, lokal sensur
• Klage, Eksamenskarakter, sentral sensur

Fagdata:

• Termin, standpunkt og eksamenskarakter
• Oppmelding til privatisteksamen  
• Elevsamtaler
• Eksamensplan
• Dokumentasjon knyttet til variabel lønn
• Ansattes undervisningskompetanse
• Informasjon om undervisning
• Fagsamtaler
• Fravær, dokumentasjon av fravær
• Inntaksprosess, inntak av elever
• Underveis- og egenvurdering (underveisvurdering, måloppnåelse, egenvurdering og mappevurdering) 

7.11.8.3    Oversikt over arkivering av dokumentasjon i VIS i Agder fylkeskommune per 01.06.2024

EV og godkjenning: VIS fra august 2024

7.11.8.4 VIS – oversikt over arkivbegreper og tilganger

Tabellen under viser hva som arkiveres hvor, og når rutiner er endret.