Bevarings- og kassasjonsplan for Agder fylkeskommune

  1. 1 Innledning
    1. 1.1 Hva er en kassasjonsplan - og hvorfor trenger vi det?
    2. 1.2 Ditt fagsystem, dine dokumenter, ditt ansvar
    3. 1.3 Hvordan skal planen brukes?
    4. 1.4 Hva risikerer vi uten en BK-plan?
    5. 1.5 Hvor lenge skal materialet oppbevares – 4, 5 eller 10 år?
    6. 1.6 Nyttige begreper
    7. 1.7 Aktuelt lovverk om arkiv og dokumentasjon
    8. 1.8 Bevarings- og kassasjonsbestemmelser for Agder fylkeskommune
  2. 2 Administrasjon og politikk § 7-24
    1. 2.1 Administrativ og politisk organisering
    2. 2.2 Valg og medbestemmelse
    3. 2.3 Foretak, selskap og interkommunale samarbeidsordninger
    4. 2.4 Sikkerhet og beredskap
    5. 2.5 Fylkesadvokat
    6. 2.6 Administrative tjenester
  3. 3 Økonomi, virksomhetsstyring, regnskap og innfordring § 7-25
    1. 3.1 Budsjett og virksomhetsstyring
    2. 3.2 Regnskap og revisjon
    3. 3.3 Kapitalforvaltning, låneopptak, legatvirksomhet
    4. 3.4 Skatteoppkreving, arbeidsgiverkontroll og kommunal innfordring
  4. 4 Personalforvaltning og folkevalgte § 7-26
    1. 4.1 Ansatte i fylkeskommunen
    2. 4.2 Folkevalgte
  5. 5 Kommunal og regional planlegging og oppmåling § 7-27
    1. 5.1 Fylkeskommunal, kommunal og regional planlegging
    2. 5.2 Byggesaksbehandling
    3. 5.3 Oppmåling
  6. 6 Opplæring og oppvekst §7-28
    1. 6.1 Grunnskoleopplæring, videregående opplæring og voksenopplæring
    2. 6.2 Pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPT)
    3. 6.3 Oppfølgingstjenesten
  7. 7 Helse og omsorg § 7-29
    1. 7.1 Folkehelse, frisklivsentral, skolehelsetjenester og tannhelse
  8. 8 Sosial- og velferdstjenester § 7-30
    1. 8.1 Fylkeskommunens arbeid med flyktninger og innvandrere
  9. 9 Næring, miljø og samfunnsutvikling § 7-31
    1. 9.1 Landbruk og skogbruk
    2. 9.2 Akvakultur, fiske og viltforvaltning
    3. 9.3 Naturforvaltning, miljø og forurensning
    4. 9.4 Nærings- og samfunnsutvikling og internasjonalt samarbeid
  10. 10 Kultur, idrett, friluftsliv § 7-32
    1. 10.1 Kulturminnevern og kulturturisme
    2. 10.2 Kunst- og kulturformidling
    3. 10.3 Bibliotek
    4. 10.4 Arkivdepot
    5. 10.5 Idrett og friluftsliv
  11. 11 Tekniske tjenester, brannvern og samferdsel § 7-33
    1. 11.1 Brann og redning
    2. 11.2 Eiendomsforvaltning
    3. 11.3 Samferdsel
Til dokumentforside Last ned som PDF
Forrige kapittel Neste kapittel

2 Administrasjon og politikk § 7-24

Lovverk for dette kapittelet:

  • Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven)
  • Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (Riksarkivarens forskrift)
  • Forskrift om offentlege arkiv (arkivforskrifta)
  • Valglov med forskrift
  • Lov om nasjonal sikkerhet (sikkerhetsloven)
  • Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven)
  • Forskrift om kontrollutvalg og revisjon

2.1 Administrativ og politisk organisering

Administrativ og politisk organisering
DokumenttypeLovhjemmelBevaring eller kassasjonMerknad
Administrativ organisering (organisasjonskart, beskrivelser av ansvarsområder og oppgaver)Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 1 bokstav a)B 
Rutiner for fagområderRiksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 1 bokstav a)B 
Reglement og retningslinjerRiksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 1 bokstav a)B 
Møteplan politiske utvalgRiksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 1 bokstav a)B 
Politiske og administrative prosesser i forbindelse med forvaltningsreform (endring av kommunegrenser/fylkesgrenser, etablering av ny politisk styringsform)Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 1 bokstav b)B 
Reglement for delegering og innstilling. Delegering av myndighet til fylkeskommunedirektør (administrasjonen) og delegering av myndighet til fylkesting og andre styrer, råd og utvalg. Delegering av myndighet til interkommunalt samarbeid.Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 1 bokstav c) og d), Kommuneloven § 5-14B 
Oppnevning av, og valg til, styre, råd og utvalgRiksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 1 bokstav d)B
Administrativ og politisk behandling av saker til fylkesting, fylkesutvalg og andre styrer, råd og utvalg. Årsmelding og årsplaner for hele fylkeskommunen og fagområder.Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 1 bokstav e)B

2.2 Valg og medbestemmelse

Valg og medbestemmelse
DokumenttypeLovverkBevaring eller kassasjonMerknad
Retningslinjer og oppgaver i forbindelse med valg, folkeavstemninger og andre tiltak for medbestemmelseRiksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 2 bokstav a)B 
FylkestingsvalgRiksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 2 bokstav a)B 
Stortingsvalg og sametingsvalgRiksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 2 bokstav a)B 
Valglister til fylkestingsvalgetRiksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 2 bokstav a)B 
Oppnevning av valgstyre, valgmanntall, organisering av forhåndsstemming, valgoppgjørRiksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 2 bokstav b)B 
Folkeavstemninger, innbyggerinitiativ, folkemøter og høringer i spørsmål som berører innbyggerne. Innbyggerforslag i kommuneloven.Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 2 bokstav c), Kommuneloven §12B
Godtgjøring for valgetLov om bokføring §13KRegnskapsbilag. Kasseres etter 5 år.
AvkrysningsmanntallVeiledning til Riksarkivarens forskrift, s. 41KKasseres etter 2 valgperioder
Stemmesedler som er godkjentValg- medarbeider- portalen, tema: Etter valgoppgjøretKVed neste valgperiode
ValgkortValg- medarbeider- portalen, tema: Etter valgoppgjøretKKasseres når valgresultatet er endelig
Ubrukt valgmateriell, omslagskonvolutter, særskilte omslagskonvolutterValg- medarbeider- portalen, tema: Etter valgoppgjøretKKasseres når valgresultatet er endelig
Stemmesedler til fylkestingsvalget som er forkastetValg- medarbeider- portalen, tema: Etter valgoppgjøretKKasseres når valgresultatet er endelig

2.3 Foretak, selskap og interkommunale samarbeidsordninger

Foretak, selskap og interkommunale samarbeidsordninger
DokumenttypeLovverkBevaring eller kassasjonMerknad
Oppretting og avvikling av foretak, selskap og interkommunale samarbeidsordningerRiksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 3 bokstav a)B 
Avtaler om arkivansvar og arkivorganisering når tjenester blir lagt til foretak, selskaper og interkommunale samarbeidsorganer som ikke er omfattet av arkivloven.Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 3 bokstav b)B 
Vedtekter, samarbeidsavtaler, selskapsavtaler og andre avtaler eller vedtak som dokumenterer overføring av oppgaver og myndighet fra fylkeskommune til foretak, selskaper eller interkommunale samarbeidsorganRiksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 3 bokstav c)B 
Fylkeskommunens kontroll med og revisjon av foretak, selskaper og interkommunale samarbeidsordningerRiksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 3 bokstav d)B 
Innkalling og referat fra foretak, selskap og interkommunale samarbeidsordninger B/KVertskommune har arkivansvar. Ta kontakt med seksjon for dokumentasjonsforvaltnin g for råd og veiledning.
Plan for forvaltningsrevisjonRiksarkivarens forskrift § 7-24 nr 3 bokstav d)BUtarbeides minst en gang per valgperiode.
Rapporter fra forvaltningsrevisjonRiksarkivarens forskrift § 7-24 nr 3 bokstav d)B 
Regnskap og beretning for fylkeskommunale foretak,   interkommunalt samarbeidRiksarkivarens forskrift § 7-24 nr 3 bokstav d)BSamme regler som for fylkeskommunens eget regnskap.
Kontrollutvalgets løpende kontroll, ansvar og myndighet.Riksarkivarens forskrift § 7-24 nr 3 bokstav d)BInngår ofte i kommunestyre- behandling.
Innsyn og undersøkelser i selskaper, eierskapskontroll, eiermeldinger og selskapskontroll.Riksarkivarens forskrift § 7-24 nr 3 bokstav d)BKontrollutvalgets eierskapskontroll.

2.4 Sikkerhet og beredskap

Sikkerhet og beredskap
DokumenttypeLovverkBevaring eller kassasjonMerknad
Fylkeskommunens overordnede oppgaver innen sikkerhet og beredskap i forhold til lovverk som regulerer ulike fagområder.Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 4 bokstav a)B 
Fylkeskommunens rolle i den nasjonale beredskapen og oppgaver i forhold til sivilbeskyttelsesloven, herunder beredskapsplaner og risiko- og sårbarhetsanalyser for fylkeskommunen som helhet og deltagelse i regionale og nasjonale beredskapsøvelser.Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 4 bokstav b)B 
Fylkeskommunens ivaretagelse av samfunnssikkerhetsaspektet i kommunal og regional planlegging, herunder risiko og sårbarhetsanalyser i utbyggingsområder.Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 4 bokstav c)B 
Etablering og utvikling av fylkeskommunens styringssystem for sikkerhet og beredskap, herunder interne instrukser og retningslinjer for sikkerhets og beredskapsarbeid, organisering av sikkerhetsadministrasjon, virksomhetsledelsens oppfølging og evaluering av sikkerhet og beredskap.Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 4 bokstav d)B 
Sikkerhetsrapportering, herunder rapportering internt i fylkeskommunen og til regionale og nasjonale tilsynsmyndigheter vedrørende sikkerhet.Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 4 bokstav e)B 
Sikkerhetsklarering og autorisasjonRiksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 4 bokstav f). Lov om nasjonal sikkerhet, kap. 8 om personellsikkerhet.BInstruksjon og veiledning fra Nasjonal sikkerhetsmyndighet (NSM)
Beredskapsplan for fylkeskommunen og for hver enhetRiksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 4 bokstav b) Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelses- tiltak og Sivilforsvaret (sivil- beskyttelsesloven)B 
Beredskap i krisesituasjonerRiksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 4. bokstav b)B 
Beredskapsøvelser fra StatsforvalterRiksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 4 bokstav b)B 
Risiko- og sårbarhetsanalyseRiksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 4 bokstav b) Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelses- tiltak og Sivilforsvaret (sivil- beskyttelsesloven)B 

2.5 Fylkesadvokat

Fylkesadvokat
DokumenttypeLovverkBevaring eller kassasjonMerknad
Registre eller arkiver for presedenssakerRiksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 5 bokstav a)B 
Erstatningssaker på det offentligrettslige området, inkl. saker i samband med billighetserstatningRiksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 5 bokstav b)B 
KlagesakerRiksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 5 bokstav a)BNår behandlingen skaper presedens
Personalsaker v/konfliktRiksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 5 bokstav a)BNår behandlingen skaper presedens. Se også kapittel 3.
Trusler mot fylkeskommunen og tilsatteRiksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 5 bokstav a)BNår dette er grunnlag for presedens eller erstatningssak

2.6 Administrative tjenester

Anskaffelse

Anskaffelse
DokumenttypeLovverkB/KMerknad
Reglement for innkjøpRiksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 6 bokstav a)B 
InnkjøpsavtaleRiksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 6 bokstav a)B 
Innkjøp -          Kravspesifikasjon -          Konkurransegrunnlag/ behovsanalyse -          Protokoll -          TilbudRiksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 6 bokstav a)B 
-          Referat/interne notater -          Vedtak på valg av leverandør -          Tildeling -          Melding om vedtak -          Klage/tilsvar -          Signert kontrakt   
LeasingavtalerLov om bokføring, § 13 femte leddKKasseres etter 3 år og 6 måneder
Ikke-antatte tilbud og tilbud som ikke tilfredsstiller formelle krav til frister og saksbehandling for å komme i betraktningVeiledning til Riksarkivarens forskrift, s. 45K 

Arkiv

Arkiv
DokumenttypeLovverkBevaring eller kassasjonMerknad
ArkivplanRiksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 6 bokstav b)B 
Arkivdanning og rutinerRiksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 6 bokstav b)BInngår i arkivplan
KonfigurasjonsdokumentRiksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 6 bokstav b)BDokument fra leverandør ved oppgradering av system.
KlassifikasjonssystemerRiksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 6 bokstav b)BArkivnøkler skal alltid bevares.
Bevarings- og kassasjonsplan. Vedtak om, og gjennomført, kassasjon.Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 6 bokstav b)BInngår i arkivplan
IKA-avtaler, årsplanerRiksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 6 bokstav b)B 
Tilsyn fylkeskommunalt arkivRiksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 6 bokstav b)B 
InnsynskravForskrift om offentlege arkiv, §9B 

Informasjons- og kommunikasjonsteknologi

Kommunikasjons- og informasjonsarbeid
DokumenttypeLovverkBevaring eller kassasjonMerknad
Kommunikasjonsstrategier og -planerRiksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 6 bokstav d)B 
Regler og retningslinjer for kommunikasjon internt og eksternt, og medieveiledningRiksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 6 bokstav d)BInngår i arkivplan
Egenproduserte publikasjoner med forarbeider. Informasjonsmateriell.Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 6 bokstav d)BEgenproduserte trykksaker bevares i 2 fysiske eks. Se også pliktavleveringslova med forskrift
Lyd- og bildeopptak fra møter med sikte på streaming BKan kasseres jf. Arkivverkets vedtak 2014/1605.
Forrige kapittel Neste kapittel