Bevarings- og kassasjonsplan for Agder fylkeskommune

  1. 1 Innledning
    1. 1.1 Hva er en kassasjonsplan - og hvorfor trenger vi det?
    2. 1.2 Ditt fagsystem, dine dokumenter, ditt ansvar
    3. 1.3 Hvordan skal planen brukes?
    4. 1.4 Hva risikerer vi uten en BK-plan?
    5. 1.5 Hvor lenge skal materialet oppbevares – 4, 5 eller 10 år?
    6. 1.6 Nyttige begreper
    7. 1.7 Aktuelt lovverk om arkiv og dokumentasjon
    8. 1.8 Bevarings- og kassasjonsbestemmelser for Agder fylkeskommune
  2. 2 Administrasjon og politikk § 7-24
    1. 2.1 Administrativ og politisk organisering
    2. 2.2 Valg og medbestemmelse
    3. 2.3 Foretak, selskap og interkommunale samarbeidsordninger
    4. 2.4 Sikkerhet og beredskap
    5. 2.5 Fylkesadvokat
    6. 2.6 Administrative tjenester
  3. 3 Økonomi, virksomhetsstyring, regnskap og innfordring § 7-25
    1. 3.1 Budsjett og virksomhetsstyring
    2. 3.2 Regnskap og revisjon
    3. 3.3 Kapitalforvaltning, låneopptak, legatvirksomhet
    4. 3.4 Skatteoppkreving, arbeidsgiverkontroll og kommunal innfordring
  4. 4 Personalforvaltning og folkevalgte § 7-26
    1. 4.1 Ansatte i fylkeskommunen
    2. 4.2 Folkevalgte
  5. 5 Kommunal og regional planlegging og oppmåling § 7-27
    1. 5.1 Fylkeskommunal, kommunal og regional planlegging
    2. 5.2 Byggesaksbehandling
    3. 5.3 Oppmåling
  6. 6 Opplæring og oppvekst §7-28
    1. 6.1 Grunnskoleopplæring, videregående opplæring og voksenopplæring
    2. 6.2 Pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPT)
    3. 6.3 Oppfølgingstjenesten
  7. 7 Helse og omsorg § 7-29
    1. 7.1 Folkehelse, frisklivsentral, skolehelsetjenester og tannhelse
  8. 8 Sosial- og velferdstjenester § 7-30
    1. 8.1 Fylkeskommunens arbeid med flyktninger og innvandrere
  9. 9 Næring, miljø og samfunnsutvikling § 7-31
    1. 9.1 Landbruk og skogbruk
    2. 9.2 Akvakultur, fiske og viltforvaltning
    3. 9.3 Naturforvaltning, miljø og forurensning
    4. 9.4 Nærings- og samfunnsutvikling og internasjonalt samarbeid
  10. 10 Kultur, idrett, friluftsliv § 7-32
    1. 10.1 Kulturminnevern og kulturturisme
    2. 10.2 Kunst- og kulturformidling
    3. 10.3 Bibliotek
    4. 10.4 Arkivdepot
    5. 10.5 Idrett og friluftsliv
  11. 11 Tekniske tjenester, brannvern og samferdsel § 7-33
    1. 11.1 Brann og redning
    2. 11.2 Eiendomsforvaltning
    3. 11.3 Samferdsel
  12. 12 Systemoversikt
Til dokumentforside Last ned som PDF
Forrige kapittel Neste kapittel

2 Administrasjon og politikk § 7-24

Lovverk for dette kapittelet:

  • Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven)
  • Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (Riksarkivarens forskrift)
  • Forskrift om offentlege arkiv (arkivforskrifta)
  • Valglov med forskrift
  • Lov om nasjonal sikkerhet (sikkerhetsloven)
  • Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven)
  • Forskrift om kontrollutvalg og revisjon

2.1 Administrativ og politisk organisering

Administrativ og politisk organisering
Dokumenttype Lovhjemmel Bevaring eller kassasjon Merknad
Administrativ organisering (organisasjonskart, beskrivelser av ansvarsområder og oppgaver) Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 1 bokstav a) B  
Rutiner for fagområder Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 1 bokstav a) B  
Reglement og retningslinjer Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 1 bokstav a) B  
Møteplan politiske utvalg Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 1 bokstav a) B  
Politiske og administrative prosesser i forbindelse med forvaltningsreform (endring av kommunegrenser/fylkesgrenser, etablering av ny politisk styringsform) Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 1 bokstav b) B  
Reglement for delegering og innstilling. Delegering av myndighet til fylkeskommunedirektør (administrasjonen) og delegering av myndighet til fylkesting og andre styrer, råd og utvalg. Delegering av myndighet til interkommunalt samarbeid. Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 1 bokstav c) og d), Kommuneloven § 5-14 B  
Oppnevning av, og valg til, styre, råd og utvalg Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 1 bokstav d) B
Administrativ og politisk behandling av saker til fylkesting, fylkesutvalg og andre styrer, råd og utvalg. Årsmelding og årsplaner for hele fylkeskommunen og fagområder. Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 1 bokstav e) B

2.2 Valg og medbestemmelse

Valg og medbestemmelse
Dokumenttype Lovverk Bevaring eller kassasjon Merknad
Retningslinjer og oppgaver i forbindelse med valg, folkeavstemninger og andre tiltak for medbestemmelse Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 2 bokstav a) B  
Fylkestingsvalg Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 2 bokstav a) B  
Stortingsvalg og sametingsvalg Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 2 bokstav a) B  
Valglister til fylkestingsvalget Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 2 bokstav a) B  
Oppnevning av valgstyre, valgmanntall, organisering av forhåndsstemming, valgoppgjør Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 2 bokstav b) B  
Folkeavstemninger, innbyggerinitiativ, folkemøter og høringer i spørsmål som berører innbyggerne. Innbyggerforslag i kommuneloven. Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 2 bokstav c), Kommuneloven §12 B
Godtgjøring for valget Lov om bokføring §13 K Regnskapsbilag. Kasseres etter 5 år.
Avkrysningsmanntall Veiledning til Riksarkivarens forskrift, s. 41 K Kasseres etter 2 valgperioder
Stemmesedler som er godkjent Valg- medarbeider- portalen, tema: Etter valgoppgjøret K Ved neste valgperiode
Valgkort Valg- medarbeider- portalen, tema: Etter valgoppgjøret K Kasseres når valgresultatet er endelig
Ubrukt valgmateriell, omslagskonvolutter, særskilte omslagskonvolutter Valg- medarbeider- portalen, tema: Etter valgoppgjøret K Kasseres når valgresultatet er endelig
Stemmesedler til fylkestingsvalget som er forkastet Valg- medarbeider- portalen, tema: Etter valgoppgjøret K Kasseres når valgresultatet er endelig

2.3 Foretak, selskap og interkommunale samarbeidsordninger

Foretak, selskap og interkommunale samarbeidsordninger
Dokumenttype Lovverk Bevaring eller kassasjon Merknad
Oppretting og avvikling av foretak, selskap og interkommunale samarbeidsordninger Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 3 bokstav a) B  
Avtaler om arkivansvar og arkivorganisering når tjenester blir lagt til foretak, selskaper og interkommunale samarbeidsorganer som ikke er omfattet av arkivloven. Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 3 bokstav b) B  
Vedtekter, samarbeidsavtaler, selskapsavtaler og andre avtaler eller vedtak som dokumenterer overføring av oppgaver og myndighet fra fylkeskommune til foretak, selskaper eller interkommunale samarbeidsorgan Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 3 bokstav c) B  
Fylkeskommunens kontroll med og revisjon av foretak, selskaper og interkommunale samarbeidsordninger Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 3 bokstav d) B  
Innkalling og referat fra foretak, selskap og interkommunale samarbeidsordninger   B/K Vertskommune har arkivansvar. Ta kontakt med seksjon for dokumentasjonsforvaltnin g for råd og veiledning.
Plan for forvaltningsrevisjon Riksarkivarens forskrift § 7-24 nr 3 bokstav d) B Utarbeides minst en gang per valgperiode.
Rapporter fra forvaltningsrevisjon Riksarkivarens forskrift § 7-24 nr 3 bokstav d) B  
Regnskap og beretning for fylkeskommunale foretak,   interkommunalt samarbeid Riksarkivarens forskrift § 7-24 nr 3 bokstav d) B Samme regler som for fylkeskommunens eget regnskap.
Kontrollutvalgets løpende kontroll, ansvar og myndighet. Riksarkivarens forskrift § 7-24 nr 3 bokstav d) B Inngår ofte i kommunestyre- behandling.
Innsyn og undersøkelser i selskaper, eierskapskontroll, eiermeldinger og selskapskontroll. Riksarkivarens forskrift § 7-24 nr 3 bokstav d) B Kontrollutvalgets eierskapskontroll.

2.4 Sikkerhet og beredskap

Sikkerhet og beredskap
Dokumenttype Lovverk Bevaring eller kassasjon Merknad
Fylkeskommunens overordnede oppgaver innen sikkerhet og beredskap i forhold til lovverk som regulerer ulike fagområder. Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 4 bokstav a) B  
Fylkeskommunens rolle i den nasjonale beredskapen og oppgaver i forhold til sivilbeskyttelsesloven, herunder beredskapsplaner og risiko- og sårbarhetsanalyser for fylkeskommunen som helhet og deltagelse i regionale og nasjonale beredskapsøvelser. Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 4 bokstav b) B  
Fylkeskommunens ivaretagelse av samfunnssikkerhetsaspektet i kommunal og regional planlegging, herunder risiko og sårbarhetsanalyser i utbyggingsområder. Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 4 bokstav c) B  
Etablering og utvikling av fylkeskommunens styringssystem for sikkerhet og beredskap, herunder interne instrukser og retningslinjer for sikkerhets og beredskapsarbeid, organisering av sikkerhetsadministrasjon, virksomhetsledelsens oppfølging og evaluering av sikkerhet og beredskap. Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 4 bokstav d) B  
Sikkerhetsrapportering, herunder rapportering internt i fylkeskommunen og til regionale og nasjonale tilsynsmyndigheter vedrørende sikkerhet. Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 4 bokstav e) B  
Sikkerhetsklarering og autorisasjon Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 4 bokstav f). Lov om nasjonal sikkerhet, kap. 8 om personellsikkerhet. B Instruksjon og veiledning fra Nasjonal sikkerhetsmyndighet (NSM)
Beredskapsplan for fylkeskommunen og for hver enhet Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 4 bokstav b) Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelses- tiltak og Sivilforsvaret (sivil- beskyttelsesloven) B  
Beredskap i krisesituasjoner Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 4. bokstav b) B  
Beredskapsøvelser fra Statsforvalter Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 4 bokstav b) B  
Risiko- og sårbarhetsanalyse Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 4 bokstav b) Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelses- tiltak og Sivilforsvaret (sivil- beskyttelsesloven) B  

2.5 Fylkesadvokat

Fylkesadvokat
Dokumenttype Lovverk Bevaring eller kassasjon Merknad
Registre eller arkiver for presedenssaker Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 5 bokstav a) B  
Erstatningssaker på det offentligrettslige området, inkl. saker i samband med billighetserstatning Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 5 bokstav b) B  
Klagesaker Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 5 bokstav a) B Når behandlingen skaper presedens
Personalsaker v/konflikt Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 5 bokstav a) B Når behandlingen skaper presedens. Se også kapittel 3.
Trusler mot fylkeskommunen og tilsatte Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 5 bokstav a) B Når dette er grunnlag for presedens eller erstatningssak

2.6 Administrative tjenester

Anskaffelse

Anskaffelse
Dokumenttype Lovverk B/K Merknad
Reglement for innkjøp Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 6 bokstav a) B  
Innkjøpsavtale Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 6 bokstav a) B  
Innkjøp -          Kravspesifikasjon -          Konkurransegrunnlag/ behovsanalyse -          Protokoll -          Tilbud Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 6 bokstav a) B  
-          Referat/interne notater -          Vedtak på valg av leverandør -          Tildeling -          Melding om vedtak -          Klage/tilsvar -          Signert kontrakt      
Leasingavtaler Lov om bokføring, § 13 femte ledd K Kasseres etter 3 år og 6 måneder
Ikke-antatte tilbud og tilbud som ikke tilfredsstiller formelle krav til frister og saksbehandling for å komme i betraktning Veiledning til Riksarkivarens forskrift, s. 45 K  

Arkiv

Arkiv
Dokumenttype Lovverk Bevaring eller kassasjon Merknad
Arkivplan Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 6 bokstav b) B  
Arkivdanning og rutiner Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 6 bokstav b) B Inngår i arkivplan
Konfigurasjonsdokument Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 6 bokstav b) B Dokument fra leverandør ved oppgradering av system.
Klassifikasjonssystemer Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 6 bokstav b) B Arkivnøkler skal alltid bevares.
Bevarings- og kassasjonsplan. Vedtak om, og gjennomført, kassasjon. Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 6 bokstav b) B Inngår i arkivplan
IKA-avtaler, årsplaner Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 6 bokstav b) B  
Tilsyn fylkeskommunalt arkiv Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 6 bokstav b) B  
Innsynskrav Forskrift om offentlege arkiv, §9 B  

Informasjons- og kommunikasjonsteknologi

Kommunikasjons- og informasjonsarbeid
Dokumenttype Lovverk Bevaring eller kassasjon Merknad
Kommunikasjonsstrategier og -planer Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 6 bokstav d) B  
Regler og retningslinjer for kommunikasjon internt og eksternt, og medieveiledning Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 6 bokstav d) B Inngår i arkivplan
Egenproduserte publikasjoner med forarbeider. Informasjonsmateriell. Riksarkivarens forskrift § 7-24, nr. 6 bokstav d) B Egenproduserte trykksaker bevares i 2 fysiske eks. Se også pliktavleveringslova med forskrift
Lyd- og bildeopptak fra møter med sikte på streaming   B Kan kasseres jf. Arkivverkets vedtak 2014/1605.
Forrige kapittel Neste kapittel