Bevarings- og kassasjonsplan for Agder fylkeskommune

  1. 1 Innledning
    1. 1.1 Hva er en kassasjonsplan - og hvorfor trenger vi det?
    2. 1.2 Ditt fagsystem, dine dokumenter, ditt ansvar
    3. 1.3 Hvordan skal planen brukes?
    4. 1.4 Hva risikerer vi uten en BK-plan?
    5. 1.5 Hvor lenge skal materialet oppbevares – 4, 5 eller 10 år?
    6. 1.6 Nyttige begreper
    7. 1.7 Aktuelt lovverk om arkiv og dokumentasjon
    8. 1.8 Bevarings- og kassasjonsbestemmelser for Agder fylkeskommune
  2. 2 Administrasjon og politikk § 7-24
    1. 2.1 Administrativ og politisk organisering
    2. 2.2 Valg og medbestemmelse
    3. 2.3 Foretak, selskap og interkommunale samarbeidsordninger
    4. 2.4 Sikkerhet og beredskap
    5. 2.5 Fylkesadvokat
    6. 2.6 Administrative tjenester
  3. 3 Økonomi, virksomhetsstyring, regnskap og innfordring § 7-25
    1. 3.1 Budsjett og virksomhetsstyring
    2. 3.2 Regnskap og revisjon
    3. 3.3 Kapitalforvaltning, låneopptak, legatvirksomhet
    4. 3.4 Skatteoppkreving, arbeidsgiverkontroll og kommunal innfordring
  4. 4 Personalforvaltning og folkevalgte § 7-26
    1. 4.1 Ansatte i fylkeskommunen
    2. 4.2 Folkevalgte
  5. 5 Kommunal og regional planlegging og oppmåling § 7-27
    1. 5.1 Fylkeskommunal, kommunal og regional planlegging
    2. 5.2 Byggesaksbehandling
    3. 5.3 Oppmåling
  6. 6 Opplæring og oppvekst §7-28
    1. 6.1 Grunnskoleopplæring, videregående opplæring og voksenopplæring
    2. 6.2 Pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPT)
    3. 6.3 Oppfølgingstjenesten
  7. 7 Helse og omsorg § 7-29
    1. 7.1 Folkehelse, frisklivsentral, skolehelsetjenester og tannhelse
  8. 8 Sosial- og velferdstjenester § 7-30
    1. 8.1 Fylkeskommunens arbeid med flyktninger og innvandrere
  9. 9 Næring, miljø og samfunnsutvikling § 7-31
    1. 9.1 Landbruk og skogbruk
    2. 9.2 Akvakultur, fiske og viltforvaltning
    3. 9.3 Naturforvaltning, miljø og forurensning
    4. 9.4 Nærings- og samfunnsutvikling og internasjonalt samarbeid
  10. 10 Kultur, idrett, friluftsliv § 7-32
    1. 10.1 Kulturminnevern og kulturturisme
    2. 10.2 Kunst- og kulturformidling
    3. 10.3 Bibliotek
    4. 10.4 Arkivdepot
    5. 10.5 Idrett og friluftsliv
  11. 11 Tekniske tjenester, brannvern og samferdsel § 7-33
    1. 11.1 Brann og redning
    2. 11.2 Eiendomsforvaltning
    3. 11.3 Samferdsel
Til dokumentforside Last ned som PDF
Forrige kapittel Neste kapittel

3 Økonomi, virksomhetsstyring, regnskap og innfordring § 7-25

Lovverk for dette kapittelet:

  • Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (Riksarkivarens forskrift), kapittel 7 del III § 7-25
  • Lov om bokføring (bokføringsloven)
  • Lov om kommuner og fylkeskommuner, kap. 14.
  • Lov om eigedomsskatt til kommunane (eigedomsskattelova)

Mye av den kommunale behandlingen vil skje i valgte organer: kommunestyret, formannskap, kontrollutvalg og eventuelle nemnder som fylkeskommunen fastsetter. Disse dokumentene vil som regel inngå i politisk saksbehandling med vedtak referert i protokoller.

3.1 Budsjett og virksomhetsstyring

Budsjett og virksomhetsstyring
Dokumenttype Lovverk Bevaring eller kassasjon Merknad
Saker vedrørende budsjett- og virksomhetsstyring. Finansielle måltall for utviklingen av fylkeskommunens økonomi Kommunelov §14, Riksarkivarens forskrift § 7-25 B  
Økonomiplan Kommunelov §14-2, Riksarkivarens forskrift § 7-25 B Økonomiplan vedtas for 4 år. Blir en del av årsregnskapet det enkelte år.
Årsbudsjett Kommunelov §14-2, Riksarkivarens forskrift § 7-25 B  
Tertialrapportering Riksarkivarens forskrift § 7-25 B  
Handlingsprogram og handlingsplaner Riksarkivarens forskrift § 7-25 B Gjelder til en ny er vedtatt
Regler for økonomiforvaltningen (økonomireglement) Kommunelov §14-2, Riksarkivarens forskrift § 7-25, nr 3 bokstav a B Gjelder til en ny er vedtatt.
Regler for finans- og gjeldsforvaltningen (finansreglement) Kommunelov §14-13, Riksarkivarens forskrift § 7-25, nr 3 bokstav a B Gjelder til en ny er vedtatt.

3.2 Regnskap og revisjon

Regnskap og revisjon
Dokumenttype Lovverk Bevaring eller kassasjon Merknad
Årsregnskap Riksarkivarens forskrift § 7-25, nr. 2 bokstav a), Kommunelov § 14-3 B Behandles samtidig som årsberetning.
Årsberetning Riksarkivarens forskrift § 7-25, nr. 2 bokstav a), Kommunelov § 14-3 B  
Revisjonsrapport, uttalelser fra revisor Riksarkivarens forskrift § 7-25, nr. 2 bokstav a), Kommunelov § 14-3 B Revisor har også krav til egen oppbevaring av dokumentasjon i minst 10 år, jfr. Forskrift om kontrollutvalg og revisjon §21
Revisjonsavtale for fylkeskommunen Riksarkivarens forskrift § 7-25, nr. 2 bokstav a) B  
Rapportering til staten om økonomi. Ressursbruk og tjenester til nasjonalt infosystem (KOSTRA) Kommuneloven § 16-1 K Rapporteres hvert år. Alle data lagres hos Statistisk sentralbyrå. Ingen egen oppbevaring i fylkeskommunen.
Fylkeskommunalt rapporteringsregister (KOR) Kommuneloven § 16-2 K Nytt register etter ny kommunelov. Drives av Brønnøysundregistrene. Ingen egen oppbevaring i fylkeskommunen.
Regnskapsføring av pensjon (premieavviket) Bokføringsloven §13 K Er en del av regnskapet. Oppbevares i 5 år
Bokføringsjournal Lov om bokføring §13 K 5 år oppbevaringstid
Momskompensasjon Lov om bokføring §13 K 5 år oppbevaringstid
Hovedbok Lov om bokføring §13 K 5 år oppbevaringstid
Kundereskontro Lov om bokføring §13 K 5 år oppbevaringstid
Leverandørreskontro Lov om bokføring §13 K 5 år oppbevaringstid
Spesifikasjon av merverdiavgift (mva) Lov om bokføring §13 K 5 år oppbevaringstid
Spesifikasjon av lønnsopplysninger og ytelser Lov om bokføring §13 K 5 år oppbevaringstid
Faktura, kassaruller og betalingsbilag Lov om bokføring §13 K 5 år oppbevaringstid
Dokumentasjon av slettede bilag Lov om bokføring §13 K 5 år oppbevaringstid
Kontoutdrag fra bank, kassetelling Lov om bokføring §13 K 5 år oppbevaringstid
Kontoutdrag fra bank, kassetelling Lov om bokføring §13 K 5 år oppbevaringstid
Prisoversikter som kreves utarbeidet ifølge lov eller forskrift (selvkost) Kommuneloven § 15, Lov om bokføring §13 K 3,5 år (for eksempel prisliste for tjeneste/-tannbehandling)

3.3 Kapitalforvaltning, låneopptak, legatvirksomhet

Kapitalforvaltning, låneopptak, legatvirksomhet
Dokumenttype Lovverk Bevaring eller kassasjon Merknad
Saker som omhandler kapitalforvaltning   B  
Saker om omhandler fylkeskommunale garantier, utlån og låneopptak   B  
Saker om stiftelser og legatvirksomhet Riksarkivarens forskrift § 7-25, nr 3 bokstav c B Sakene kan gjelde fylkeskommunens egne legater og stiftelser, men også legater og stiftelser som fylkeskommunen har overtatt fra andre

3.4 Skatteoppkreving, arbeidsgiverkontroll og kommunal innfordring

Skatteoppkreving, arbeidsgiverkontroll og kommunal innfordring
Dokumenttype Lovverk Bevaring eller kassasjon Merknad
Saker som gjelder utleggsforretning (krav fra namsmannen). Tinglyste utleggsforretninger Riksarkivarens forskrift § 7-25, nr. 5 bokstav a) B  
Saker som gjelder lemping (erstatningskrav og betalingsavtaler) Riksarkivarens forskrift § 7-25, nr. 5 bokstav a) B  
Fastsetting av fylkeskommunale avgifter og gebyrer. Riksarkivarens forskrift §7-24, nr. 1 bokstav e) B Gebyrregulativet behandles politisk
Saker som gjelder fylkeskommunal inkasso Veiledning til Riksarkivarens forskrift, s. 50 K Kasseres etter 5 år
Forrige kapittel Neste kapittel