Bevarings- og kassasjonsplan for Agder fylkeskommune

  1. 1 Innledning
    1. 1.1 Hva er en kassasjonsplan - og hvorfor trenger vi det?
    2. 1.2 Ditt fagsystem, dine dokumenter, ditt ansvar
    3. 1.3 Hvordan skal planen brukes?
    4. 1.4 Hva risikerer vi uten en BK-plan?
    5. 1.5 Hvor lenge skal materialet oppbevares – 4, 5 eller 10 år?
    6. 1.6 Nyttige begreper
    7. 1.7 Aktuelt lovverk om arkiv og dokumentasjon
    8. 1.8 Bevarings- og kassasjonsbestemmelser for Agder fylkeskommune
  2. 2 Administrasjon og politikk § 7-24
    1. 2.1 Administrativ og politisk organisering
    2. 2.2 Valg og medbestemmelse
    3. 2.3 Foretak, selskap og interkommunale samarbeidsordninger
    4. 2.4 Sikkerhet og beredskap
    5. 2.5 Fylkesadvokat
    6. 2.6 Administrative tjenester
  3. 3 Økonomi, virksomhetsstyring, regnskap og innfordring § 7-25
    1. 3.1 Budsjett og virksomhetsstyring
    2. 3.2 Regnskap og revisjon
    3. 3.3 Kapitalforvaltning, låneopptak, legatvirksomhet
    4. 3.4 Skatteoppkreving, arbeidsgiverkontroll og kommunal innfordring
  4. 4 Personalforvaltning og folkevalgte § 7-26
    1. 4.1 Ansatte i fylkeskommunen
    2. 4.2 Folkevalgte
  5. 5 Kommunal og regional planlegging og oppmåling § 7-27
    1. 5.1 Fylkeskommunal, kommunal og regional planlegging
    2. 5.2 Byggesaksbehandling
    3. 5.3 Oppmåling
  6. 6 Opplæring og oppvekst §7-28
    1. 6.1 Grunnskoleopplæring, videregående opplæring og voksenopplæring
    2. 6.2 Pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPT)
    3. 6.3 Oppfølgingstjenesten
  7. 7 Helse og omsorg § 7-29
    1. 7.1 Folkehelse, frisklivsentral, skolehelsetjenester og tannhelse
  8. 8 Sosial- og velferdstjenester § 7-30
    1. 8.1 Fylkeskommunens arbeid med flyktninger og innvandrere
  9. 9 Næring, miljø og samfunnsutvikling § 7-31
    1. 9.1 Landbruk og skogbruk
    2. 9.2 Akvakultur, fiske og viltforvaltning
    3. 9.3 Naturforvaltning, miljø og forurensning
    4. 9.4 Nærings- og samfunnsutvikling og internasjonalt samarbeid
  10. 10 Kultur, idrett, friluftsliv § 7-32
    1. 10.1 Kulturminnevern og kulturturisme
    2. 10.2 Kunst- og kulturformidling
    3. 10.3 Bibliotek
    4. 10.4 Arkivdepot
    5. 10.5 Idrett og friluftsliv
  11. 11 Tekniske tjenester, brannvern og samferdsel § 7-33
    1. 11.1 Brann og redning
    2. 11.2 Eiendomsforvaltning
    3. 11.3 Samferdsel
Til dokumentforside Last ned som PDF
Forrige kapittel Neste kapittel

6 Opplæring og oppvekst §7-28

Lovverk for dette kapittelet:

  • Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (Riksarkivarens forskrift)
  • Lov om grunnskoleopplæringa og den videregåande opplæringa (Opplæringslova)
  • Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (Offentleglova)
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
  • Lov om integrering gjennom opplæring, utdanning og arbeid (integreringsloven)
  • Personopplysningloven med EUs personvernforordning
  • Lov om opphavsrett til åndsverk mv. (åndsverkloven)

Merk at dette gjelder for alle delkapitlene under: Materiale som omhandler tjenestetilbud, planer, rutiner, rapporter og evalueringer, og samarbeid mellom enhetene, skal bevares. (jf. Riksarkivarens forskrift, kapittel 7 del III, § 7-28).

6.1 Grunnskoleopplæring, videregående opplæring og voksenopplæring

Store deler av de generelle sakene på skolekontoret og på skolene skal bevares etter utført arkivbegrensning. Nedenfor er en liste over dokumenttyper for bevaring og kassasjon. Listen er ikke uttømmende. Møtebøker, kopibøker og journaler bevares.

Oversikten er delt i to tabeller: En som omhandler generell dokumentasjon, eksempelvis om fylkeskommunens skoler, skoledrift og saker av felles eller overordnet type, og en tabell som handler om enkeltelever og alle elever.

Generell dokumentasjon del 1

Generell dokumentasjon del 1
Dokumenttype Lovverk Bevaring eller kassasjon Merknad
Tjenestetilbud, planer, rutiner, rapporter og evalueringer, samarbeid mellom enheter/avdelinger Riksarkivarens forskrift 7-28 nr. 1 B Jf. Opplæringslova kap. 28
Beredskapsplanlegging skole Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 1 B  
Samarbeidsmøter med andre instanser Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 1 B Dokumentasjon av samarbeid bevares. Dokumentasjon om enkeltelever behandles som elevdokumentasjon
Satsningsområder for grunnskolen og videregående skole Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 1 B Planer bevares
Fylkeskommunens og skolens lokale retningslinjer og prosedyrer, planer og evalueringer, virksomhetsplaner og tilstandsrapporter. Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 3 og 4, bokstav a) og Veiledning til Riksarkivarens forskrift, s. 59 B Lokalt tilpassede opplæringsplaner
Målform (saker om endring av målform, parallellklasser) Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 3 og 4 bokstav a) B  
Fag- og timefordeling Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 3 og 4 bokstav a) B Lokale fagplaner bevares. Nasjonale planer kan kasseres
Timeplaner   K 3 år
Skoleferie og skolefridager   B/K Fylkeskommunen utarbeider skolerute. Lokale tilpasninger bevares.
Elevundersøkelser/ brukerundersøkelser, evalueringer Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 3 og 4 bokstav a) B/K Selve undersøkelsen kan kasseres så lenge en bevarer resultatet.
Rutiner for håndtering av legemidler, mathåndtering, hygiene Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 3 og 4 bokstav a) B Kan også omhandle enkeltelever
Beredskapsarbeid Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 3 og 4 bokstav a) B  
Forebyggende program (bl.a. MOT) Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 3 og 4 bokstav a) B  
Ressurser til elever (bofellesskap, fosterhjemsplasserte) Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 3 og 4 bokstav a) B  
Godkjenning av lærebedrifter Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr 4 bokstav b) B  
Saker om tilsyn ved hjemmeundervisning Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 3 bokstav b) og nr 4 bokstav c) B  
Prosjekter om alternativ undervisning, utveksling, skolebesøk. Riksarkivarens forskrift §7-28, nr. 3 bokstav c) og nr 4 bokstav d) B  
Grunnskoleopplæring: Kriterier for opplæringens organisering, innhold og evaluering, inkludert nasjonale prøver, oppgavetekst lokale eksamener. Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 3 bokstav c) B  
Videregående opplæring: Kriterier for opplæringens organisering og innhold. Lokale læreplaner, oppgavetekst lokale eksamener. Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr 4 bokstav d) B  
Møtebøker, protokoller og saker som er behandlet i skolens øverste samarbeidsorgan (samarbeidsutvalget, SU) Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 3 bokstav d) og nr 4 bokstav f) B Jf. Opplæringslovas kap. 10

Generell dokumentasjon del 2

Generell dokumentasjon del 2
Møtebok/protokoll fra skolemiljøutvalg (SMU) Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 3 bokstav d) B Jf. Opplæringslovas kap. 11
Møtebok/protokoll fra FAU Jf. Opplæringslovas kap. 10 K  
Møtebok/protokoll fra elevråd Jf. Opplæringslovas kap. 10 K  
Grunnskolestatistikk informasjon (GSI), statistikk sendt nasjonalt   K Enkeltdokumenter om statistikk kan kasseres under forutsetning av at informasjonen kommer fram av årsplan
Stipendordninger for lærere   K 3 år og 6 måneder
Nasjonale prosjekter (lærerløftet etc.)   K 3 år Vurderes for bevaring på den enkelte skole
Innsamlingsaksjoner i skoleregi   K 5 år
Infoskriv til foresatte av generell karakter   K 3 år
Skolebibliotek, skjema for utlån, oversikt over bokbeholdning   B/K Planer, evalueringer, retningslinjer og instrukser bevares. Resten kasseres når det ikke lenger har administrativ verdi.

Dokumentasjon om elever

Dokumentasjon om elever
Dokumenttype Lovverk Bevaring eller kassasjon Merknad
Klasselister Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 3 bokstav e) B  
Elevfravær, fraværsprotokoll /klassedagbok Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 3 bokstav e) og nr. 4 bokstav g) B  
Underveisvurdering, inkludert halvårsvurdering med karakter. Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 3 bokstav e) og nr. 4 bokstav g) B  
Sluttvurdering, inkl. standpunktkarakter og eksamenskarakter, karakter til fagprøve, svenneprøve og kompetanseprøve. Karakterprotokoll og vitnemålsprotokoll. Vitnemål/kompetansebevis Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 3 bokstav e) og nr 4. bokstav g) B  
Ved fritak for vurdering med karakter: Annen dokumentasjon av opplæringen Riksarkivarens forskrift § 7-28 nr. 3 bokstav e) og nr. 4 bokstav g) B  
Lærekontrakt og opplæringskontrakt Riksarkivarens forskrift § 7-28 nr. 4 bokstav g)    
Flyttemeldinger (til og fra fylkeskommunen) Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 3 bokstav e) og f) og nr. 4 bokstav g) og h) B Oversikt over elever som har gått på skolen skal bevares.
Søknad om skolegang i annet fylke eller annen skole i fylkeskommunen Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 3 bokstav e) og f) og nr. 4 bokstav g) og h) B  
Alternativt skoletilbud, avtale og rapporter Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 3 bokstav e) og f) og nr. 4 bokstav g) og h) B  
Skolegang ved private skoler, fosterhjemsplassering, Riksarkivarens forskrift B Saker om enkeltelever legges i elevmappe
Gjesteelev eller hjemmehørende i andre fylker § 7-28, nr. 3 bokstav e) og f) og nr. 4 bokstav g) og h)    
Yrkesorientering for enkeltelever/klasse   K 3 år
Arbeidsuke for enkeltelever /klasse   K 3 år
Leirskole for klasse   K 3 år
Innskriving av elev /innmeldingsskjema Riksarkivarens forskrift §7-28, nr. 3 bokstav f) B Anbefales bevart i elevmappa. Mulig grunnlag for erstatning.
Skolestart for elev – søknad om utsatt skolestart/tidlig skolestart, eventuelt klage Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 3 bokstav f) og nr. 4 bokstav h) B  
Overgang skole/ungdomsskole /videregående skole, møtereferat Riksarkivarens forskrift §7-28, nr. 3 bokstav f) og nr. 4 bokstav h) B Anbefales bevart. Mulig grunnlag for erstatning.
Undersøkelser i medhold av lov om barneverntjenester Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 9 B Bevares for å dokumentere en helhet
Elevnotat/bekymringsnotat fra lærer Riksarkivarens forskrift §7-28, nr. 3 bokstav f) og nr. 4 bokstav h) B Mulig grunnlag for erstatning
Søknad om fritak for vurdering Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 3 bokstav f) og nr. 4 bokstav h) B Ved fritak for vurdering med karakter skal det bevares annen dokumentasjon av opplæringen.
Søknad om fritak fra nasjonale prøver Riksarkivarens forskrift §7-28, nr. 3 bokstav f) B  
Søknad om fritak fra eksamen Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 3 bokstav f) og nr. 4 bokstav h) B  
Fagrapport i forbindelse med muntlig eksamen Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 3 bokstav e) og nr. 4 bokstav g) B Knyttet til sluttvurdering av eleven
Utviklingssamtaler/samtale med foresatte, underveisvurdering, halvårsrapporter og sluttrapport Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 3 bokstav e) og nr. 4 bokstav g) B Kontakt mellom elev, skole og hjem skal bevares. I samsvar med opplæringsforskrifta § 9- 13 er ikke skriftlig halvårsvurdering obligatorisk før 8. klasse
Elevsvar på prøver og eksamen   K Resultat skal bevares. Prøver kasseres etter klagefristens utløp.
Kartleggingsprøver   K Skal kasseres når nytteverdien av prøvene som arbeidsredskap for lærerne er opphørt.
Klage på standpunktkarakter /eksamenskarakter Opplæringslova kapittel 5 B  
Fri fra skole (permisjonssøknader) Riksarkivarens forskrift § 7-28 nr. 3 bokstav e) og nr. 4 bokstav g) B Fri fra skole utenom oppsatt skolefri. Forutsettes også bevart i fraværsprotokoll. Anbefales bevart
Utskriving av elev, midlertidig utskriving Riksarkivarens forskrift § 7-28 nr. 3 bokstav e) og nr. 4 bokstav g) B  
Samtykkeskjema om bilder/film EUs personvernforordning artikkel 7 nr. 1 og 2 og Åndsverksloven § 104 B/K Kan kasseres, men ligger pr d.d. i elevmapper og blir tatt vare på.
Saker om fysisk og psykososialt skolemiljø som kan ha betydning for elevens skolegang og mobbesaker Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 3 bokstav f) og nr. 4 bokstav h) B  
Skademelding Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 3 bokstav f) og nr. 4 bokstav h) B Samleskjema for registrering av småskader for elever i skolen journalføres i sakarkiv.
Særskilt skoleskyss for elev, informasjon, vedtak for eksempel i forbindelse med funksjonsnedsettelse, farlig skolevei Riksarkivarens forskrift § 7-33, nr. 5 og § 7-28, nr. 3 bokstav f) og nr. 4 bokstav h) B/K Retningslinjer, dispensasjonssøknader og klagesaker blir bevart. Resten kan kasseres. Se egne bestemmelser om samferdsel i denne planen.
Legeattester som grunnlag for vedtak Riksarkivarens forskrift §7-28, nr 4 bokstav h) B  
Disiplinærsaker (utvisning, ikke gyldig fravær, orden og oppførsel) Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 3 bokstav f) B Rettigheter/plikter knyttet til organisering av opplæringa jf. Opplæringslova kap. 13
Karaktervurdering – varsel – ikke grunnlag for å fastsette karakter Mulig grunnlag for erstatning B  
Disiplinærsaker – varsel om nedsatt karakter Underlags-materiell for endelig karaktersetting / vurdering. B  
Referat fra ansvarsgruppemøte Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 3 bokstav f), nr. 4 bokstav h), og § 7-28 nr. 1 B Dokumentasjon på samarbeid mellom enheter/instanser.
Spesialundervisning (individuell opplæringsplan (IOP), utredningsrapport, pedagogisk rapport, utredning fra ulike spesialister, henvisning til PPT, sakkyndig vurdering, vedtak, hel- og halvårsrapporter) Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 3 bokstav f) og nr. 4 bokstav h) B  
Hjelpemidler i hverdagen Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 7 B  
  og § 7-30 nr. 1 bokstav c)    
Morsmålsundervisning (søknad, vedtak) Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 3 bokstav f) og nr. 4 bokstav h) B Vedtak om rettigheter med hjemmel i Opplæringslova, blant anna vedtak med hjemmel i § 3-6.
Særskilt norskundervisning og hjelpeopplæring for fremmedspråklig elev (vedtak, rapporter) Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 3 bokstav f) og nr 4 bokstav h) B Vedtak om rettigheter med hjemmel i Opplæringslova, blant anna vedtak med hjemmel i § 6-5.
Avtale om utlån av elev-pc Opplæringslova § 5-8 B  

6.2 Pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPT)

Pedagogisk- psykologisk tjeneste (PPT)
Dokumenttype Lovverk Bevaring eller kassasjon Merknad
Årsplaner og årsmeldinger Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 7 bokstav a) B  
Systemarbeid, testverktøy, metoder og maler Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 7 bokstav b) B Eksempler på systemarbeid: ·         Basisgruppemøter ·         Rettledere og kursdokumentasjon ·         Samarbeidsprosjekt er ·         Nettverksarbeid
Om enkeltindividet: I veiledning til Riksarkivarens forskrift står det at: «Alle saker som oppstår hos PPT ved at enkeltbarn søker og mottar tjenester fra PPT skal bevares. Fra sakene skal søknad, utredning, tilråding og vedtak knyttet til PPT som er fattet av skoleleder, barnehagestyrer eller annen instans i kommunen, bevares.» Dette er begrunnet i Riksarkivarens forskrift, kapittel 7, §7-28, nr. 7 bokstav c) der følgende materiale skal bevares: «Utredninger og sakkyndige vurderinger nødvendig for at kommune, fylkeskommune eller skole kan fatte vedtak etter opplæringslova kap. 4A og 5» Under er ei liste over typiske dokument i ei PPT-sak (lista er ikke uttømmende):
Henvisning/søknad til PPT (avslag, vedtak) Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 7 bokstav c) B Dokumenterer årsak, tidspunkt og hvem som har henvist.
Notat fra inntaksvurdering, referat fra inntakssamtale Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 7 bokstav c) B  
Sakkyndig vurdering Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 7 bokstav c) B  
Logopedrapport Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 7 bokstav c) B  
Årsrapport/halvårsrapport spesialundervisning Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 7 bokstav c) B  
Utredningsrapport Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 7 bokstav c) B  
Kartlegging/testing Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 7 bokstav c) og Veiledning til Riksarkivarens forskrift s. 63. B/K Utredning, testresultat må bevares. De enkelte testrapporter, inkludert digitale testprogramutskrifter kan kasseres forutsatt at det dokumenteres hvilke verktøy og metoder som benyttes.
Dokumentasjon på dysleksi Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 7 bokstav c) B  
Individuell opplæringsplan (IOP) Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 7 bokstav c) og Veiledning til Riksarkivarens forskrift s. 63. B Mulig grunnlag for erstatning.
Referat fra samarbeidsmøter Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 7 bokstav c) B  
Referat fra basisgruppemøter, ansvarsgruppemøter, foreldresamtaler Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 7 bokstav c) B  
Epikriser, notat fra spesialpolitiklinikk, utredningsrapporter (utredninger fra andre instanser) Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 7 bokstav c) B  
Bekymringsmelding – innhenting av opplysninger fra barnevern. Uttalelser til barnehage, skole og barnevern.   B Anbefaler merbevaring. Dokumenterer hva PPT har foretatt seg med den enkelte elev.
Samtykkeerklæring Merbevaring, mulig grunnlag for erstatning B Anbefaler merbevaring. Samtykke til at PPT kan drøfte, samarbeide med andre instanser. Dokumenterer hva PPT har foretatt seg med den enkelte klient/elev.
Viderehenvisning Mulig grunnlag for erstatning B Dokumenterer hva PPT har foretatt seg med den enkelte klient/elev.
Journalnotater Mulig grunnlag for erstatning B Bevares, dokumenterer hva PPT har foretatt seg med den enkelte klient/elev.
Korrespondanse med andre instanser (samarbeidsavtaler) Mulig grunnlag for erstatning B Dokumenterer hva PPT har foretatt seg med den enkelte klient/elev.
Korrespondanse om opptak til videregående skole Mulig grunnlag for erstatning B Dokumenterer hva PPT har foretatt seg med den enkelte klient/elev.
Avslutning av sak Mulig grunnlag for erstatning B Dokumenterer hva PPT har foretatt seg med den enkelte klient/elev.

6.3 Oppfølgingstjenesten

Oppfølgingstjenesten
Dokumenttype Lovverk Bevaring eller kassasjon Merknad
Årsplan, årsmelding Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 8 bokstav a) B  
Om enkeltindivider bevares dokumenter som gjelder oppfølging og status, inkludert avbruddsmelding Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 8 bokstav b) B  
Forrige kapittel Neste kapittel