Bevarings- og kassasjonsplan for Agder fylkeskommune

  1. 1 Innledning
    1. 1.1 Hva er en kassasjonsplan - og hvorfor trenger vi det?
    2. 1.2 Ditt fagsystem, dine dokumenter, ditt ansvar
    3. 1.3 Hvordan skal planen brukes?
    4. 1.4 Hva risikerer vi uten en BK-plan?
    5. 1.5 Hvor lenge skal materialet oppbevares – 4, 5 eller 10 år?
    6. 1.6 Nyttige begreper
    7. 1.7 Aktuelt lovverk om arkiv og dokumentasjon
    8. 1.8 Bevarings- og kassasjonsbestemmelser for Agder fylkeskommune
  2. 2 Administrasjon og politikk § 7-24
    1. 2.1 Administrativ og politisk organisering
    2. 2.2 Valg og medbestemmelse
    3. 2.3 Foretak, selskap og interkommunale samarbeidsordninger
    4. 2.4 Sikkerhet og beredskap
    5. 2.5 Fylkesadvokat
    6. 2.6 Administrative tjenester
  3. 3 Økonomi, virksomhetsstyring, regnskap og innfordring § 7-25
    1. 3.1 Budsjett og virksomhetsstyring
    2. 3.2 Regnskap og revisjon
    3. 3.3 Kapitalforvaltning, låneopptak, legatvirksomhet
    4. 3.4 Skatteoppkreving, arbeidsgiverkontroll og kommunal innfordring
  4. 4 Personalforvaltning og folkevalgte § 7-26
    1. 4.1 Ansatte i fylkeskommunen
    2. 4.2 Folkevalgte
  5. 5 Kommunal og regional planlegging og oppmåling § 7-27
    1. 5.1 Fylkeskommunal, kommunal og regional planlegging
    2. 5.2 Byggesaksbehandling
    3. 5.3 Oppmåling
  6. 6 Opplæring og oppvekst §7-28
    1. 6.1 Grunnskoleopplæring, videregående opplæring og voksenopplæring
    2. 6.2 Pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPT)
    3. 6.3 Oppfølgingstjenesten
  7. 7 Helse og omsorg § 7-29
    1. 7.1 Folkehelse, frisklivsentral, skolehelsetjenester og tannhelse
  8. 8 Sosial- og velferdstjenester § 7-30
    1. 8.1 Fylkeskommunens arbeid med flyktninger og innvandrere
  9. 9 Næring, miljø og samfunnsutvikling § 7-31
    1. 9.1 Landbruk og skogbruk
    2. 9.2 Akvakultur, fiske og viltforvaltning
    3. 9.3 Naturforvaltning, miljø og forurensning
    4. 9.4 Nærings- og samfunnsutvikling og internasjonalt samarbeid
  10. 10 Kultur, idrett, friluftsliv § 7-32
    1. 10.1 Kulturminnevern og kulturturisme
    2. 10.2 Kunst- og kulturformidling
    3. 10.3 Bibliotek
    4. 10.4 Arkivdepot
    5. 10.5 Idrett og friluftsliv
  11. 11 Tekniske tjenester, brannvern og samferdsel § 7-33
    1. 11.1 Brann og redning
    2. 11.2 Eiendomsforvaltning
    3. 11.3 Samferdsel
Til dokumentforside Last ned som PDF
Forrige kapittel Neste kapittel

4 Personalforvaltning og folkevalgte § 7-26

Lovverk for dette kapittelet:

  • Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (Riksarkivarens forskrift)
  • Lov om bokføring (bokføringsloven)
  • Veiledning til Riksarkivarens forskrift kapittel 7

4.1 Ansatte i fylkeskommunen

Administrative dokumenter

Administrative dokumenter
Dokumenttype Lovverk Bevaring eller kassasjon Merknad
Sentrale og lokale planer, avtaler og instrukser innenfor personalområdet Riksarkivarens forskrift § 7-26, nr. 1 bokstav a) B Underlagsmateriale fra lønnsforhandlinger kan kasseres
Interne instrukser, retningslinjer, evalueringer Riksarkivarens forskrift § 7-26, nr. 1 bokstav a) B  
Saker behandlet i administrasjonsutvalget Riksarkivarens forskrift § 7-26, nr. 1 bokstav b) B  
Utlysing internt og eksternt Riksarkivarens forskrift § 7-26, nr. 1 bokstav c) B  
Utvidet søkerliste Riksarkivarens forskrift § 7-26, nr. 1 bokstav c) B  
Protokoller og møtereferater fra innstillings- og tilsettingsmyndighet. Riksarkivarens forskrift § 7-26, nr. 1 bokstav c) B  
Innstilling av kandidater Riksarkivarens forskrift § 7-26, nr. 1 bokstav c) B  
Søknad med vedlegg til personer som ikke er tilsatt, bekreftelse på mottatt søknad, enkel søkerliste, innkalling til intervju, melding om avslag på tilsetting. Veiledning til Riksarkivarens forskrift, s. 52 K Kasseres etter 3 år.
Saker behandlet i arbeidsmiljøutvalget (f.eks. medarbeiderundersøkelser og protokoll fra vernerunde) Riksarkivarens forskrift § 7-26, nr. 1 bokstav d) B  
Rutine for varsling av kritikkverdige forhold/avvikshåndtering Riksarkivarens forskrift § 7-26, nr. 1 bokstav e) B  
Tiltak etter avvik/varsling Riksarkivarens forskrift § 7-26, nr. 1 bokstav e) B  
Kompetanseutvikling og opplæring (opplæringsplaner, referat fra kompetanseutvalg) Riksarkivarens forskrift § 7-26, nr. 1 bokstav f) B Gjelder også opplæringsplaner for de enkelte enheter, f.eks. utdanning av deltidsbrannpersonell
Interne retningslinjer for tildeling og bruk av velferdsmidler (søknader, vedtak, protokoller)   K Kasseres etter avsluttet arkivperiode

Dokumentasjon som omhandler den enkelte ansatte (personalmappa)

Dokumentasjon som omhandler den enkelte ansatte (personalmappa)
Dokumenttype Lovverk Bevaring eller kassasjon Merknad
Tilbud på stilling/tilsettingsbrev Riksarkivarens forskrift § 7-26, nr. 1 bokstav g) B  
Søknad på stilling Riksarkivarens forskrift § 7-26, nr. 1 bokstav g) B  
Klage på tilsetting Riksarkivarens forskrift § 7-26, nr. 1 bokstav g) B  
Lærekontrakt, heving av lærekontrakt Riksarkivarens forskrift § 7-26, nr. 1 bokstav g) B  
Arbeidsavtale Riksarkivarens forskrift § 7-26, nr. 1 bokstav g) B  
Bekreftelse på mottatt politiattest Kan ha rettslig verdi B Særskilte regler innenfor barnevern, se kap. 5.6.
Konstituering Riksarkivarens forskrift § 7-26, nr. 1 bokstav g) B  
Tjenesteattest/ tjenestebevis Ingen hjemmel B Anbefales bevart
Fastsetting av lønnsansiennitet Riksarkivarens forskrift § 7-26, nr. 1 bokstav g) B Kan ha mye å si for den ansattes pensjonsforhold
Fullmakt til legemiddelhåndtering Bevares – ingen hjemmel B Anbefales bevart
Dokumentasjon på mottatt intern opplæring Bevares – ingen hjemmel B Anbefales bevart
Meldinger om bierverv ·         Som kan komme i konflikt med hoved- arbeidsgiver ·         Alle typer helsefaglig virksomhet Forvaltningsloven § 6 B Rettighetsdokumentasjon
Uttak av seniortiltak Riksarkivarens forskrift § 7-26, nr. 1 bokstav g) B  
Kompetanseutvikling – kopi av fagbrev, kursbevis og vitnemål Riksarkivarens forskrift § 7-26, nr. 1 bokstav g) Veiledning til Riksarkivarens forskrift, s. 52 B  
Lønn og godtgjøring som har betydning for den ansattes pensjonsforhold Riksarkivarens forskrift § 7-26, nr. 1 bokstav g) B  
Permisjon som har betydning for den ansattes pensjonsforhold Riksarkivarens forskrift § 7-26, nr. 1 bokstav g) B  
Oppfølging ved sykefravær (referat fra møte, rapport om oppfølging, oppfølgingsplan) Riksarkivarens forskrift § 7-26, nr. 1 bokstav g) B Bevares dersom saken har betydning for den ansattes langvarige tjenesteforhold og pensjonsforhold.
Yrkesskade – dokumentasjon og oppfølging (skademelding) Riksarkivarens forskrift § 7-26, nr. 1 bokstav g) B  
Omplassering, bytte av arbeidssted, beordring, fortrinnsrett Riksarkivarens forskrift § 7-26, nr. 1 bokstav g) B  
Tilbakekallinger av autorisasjon, spesialistgodkjenninger, rett til å skrive ut A- og B- preparater etc. Riksarkivarens forskrift § 7-26, nr. 1 bokstav g) B Kan ha betydning for ansettelsesforhold. Rettighetsdokumentasjon for både arbeidsgiver og - taker.
Suspensjon fra arbeidsforhold Riksarkivarens forskrift § 7-26, nr. 1 bokstav g) B Kan ha betydning for ansettelsesforhold. Rettighetsdokumentasjon for både arbeidsgiver og - taker.
Taushetserklæring Forvaltningsloven §13 B  
Avtale om etter- og videreutdanning for den ansatte   B  
Avviksmelding – psykososiale/fysiske arbeidsmiljø, varsling om kritikkverdige forhold Riksarkivarens forskrift § 7-26, nr. 1 bokstav g) B/K Kan kasseres om varsel er ubegrunnet eller uriktig
Melding om tilfeller av vold fra bruker Riksarkivarens forskrift § 7-26, nr. 1 bokstav g) B  
Melding om tilløp til vold på arbeidsplassen Riksarkivarens forskrift § 7-26, nr. 1 bokstav g) B  
Melding om ulykke/tilløp til ulykke på arbeidsplass Riksarkivarens forskrift § 7-26, nr. 1 bokstav g) B Skademelding
Oppsigelse av stilling – avslutning av arbeidsforhold Riksarkivarens forskrift § 7-26, nr. 1 bokstav g) B  
Rapport etter ergonomisk arbeidsplassvurdering I tråd med øvrige punkter i veiledning til Riksarkivarens forskrift, s. 52 K Kasseres når ansatte slutter
Medarbeidersamtale Veiledning til Riksarkivarens forskrift, s. 52 K Er av administrativ kortvarig verdi, og bare en samtale mellom leder og tilsatt. Skal ikke oppbevares i personalarkiv. Men
      dersom det gjøres avtaler må avtalen lagres som eget dokument i personalmappen.
Personalsak – disiplinære forhold Veiledning til Riksarkivarens forskrift, s. 52 K Bevares i 5 år etter siste advarsel. Gjelder dersom det er ordenstraff som ikke får konsekvenser for den tilsattes arbeidsforhold.
AKAN-tiltak (innkalling til møte, møtereferat, prøvesvar fra blodprøver, avtaler om AKAN-tiltak) Veiledning til Riksarkivarens forskrift, s. 52 K (under gitte betingelser ) Kan kasseres etter at avtalen er opphørt under forutsetning av at det ikke har utviklet seg til en ordinær personalsak.
Tilrettelegging av arbeidsforhold etter legeerklæring Veiledning til Riksarkivarens forskrift, s. 52 B Vedtak tatt basert på legeerklæring.
Avtaler om hjemmekontor, tjenestetelefon, bredbånd, internett m.m. Veiledning til Riksarkivarens forskrift, s. 53 B  

4.2 Folkevalgte

Folkevalgte
Dokumenttype Lovverk Bevaring eller kassasjon Merknad
Satser for møtegodtgjøring til folkevalgte Riksarkivarens forskrift § 7-26, nr. 2 bokstav a) B Satser bevares, grunnlagsmateriale for utbetaling som for eksempel tapt arbeidsfortjeneste kan kasseres etter 5 år
Pensjonsordninger og forhold som får betydning for folkevalgtes pensjonsrettigheter Riksarkivarens forskrift § 7-26, nr. 2 bokstav b) og d) B Gjelder i hovedsak ordfører, eventuelt andre hel/deltidspolitikere
Avtaler med folkevalgte, skjema for taushetsplikt Riksarkivarens forskrift § 7-26, nr. 2 bokstav c) B  
Fritak eller suspensjon fra politiske verv Riksarkivarens forskrift § 7-26, nr. 2 bokstav e) B  
Opplæring for folkevalgte I tråd med bestemmelser om hva som kan kasseres for ansatte i Veiledning til Riksarkivarens forskrift, s. 52 K Etter avsluttet valgperiode
Forrige kapittel Neste kapittel