Bevarings- og kassasjonsplan for Agder fylkeskommune

  1. 1 Innledning
    1. 1.1 Hva er en kassasjonsplan - og hvorfor trenger vi det?
    2. 1.2 Ditt fagsystem, dine dokumenter, ditt ansvar
    3. 1.3 Hvordan skal planen brukes?
    4. 1.4 Hva risikerer vi uten en BK-plan?
    5. 1.5 Hvor lenge skal materialet oppbevares – 4, 5 eller 10 år?
    6. 1.6 Nyttige begreper
    7. 1.7 Aktuelt lovverk om arkiv og dokumentasjon
    8. 1.8 Bevarings- og kassasjonsbestemmelser for Agder fylkeskommune
  2. 2 Administrasjon og politikk § 7-24
    1. 2.1 Administrativ og politisk organisering
    2. 2.2 Valg og medbestemmelse
    3. 2.3 Foretak, selskap og interkommunale samarbeidsordninger
    4. 2.4 Sikkerhet og beredskap
    5. 2.5 Fylkesadvokat
    6. 2.6 Administrative tjenester
  3. 3 Økonomi, virksomhetsstyring, regnskap og innfordring § 7-25
    1. 3.1 Budsjett og virksomhetsstyring
    2. 3.2 Regnskap og revisjon
    3. 3.3 Kapitalforvaltning, låneopptak, legatvirksomhet
    4. 3.4 Skatteoppkreving, arbeidsgiverkontroll og kommunal innfordring
  4. 4 Personalforvaltning og folkevalgte § 7-26
    1. 4.1 Ansatte i fylkeskommunen
    2. 4.2 Folkevalgte
  5. 5 Kommunal og regional planlegging og oppmåling § 7-27
    1. 5.1 Fylkeskommunal, kommunal og regional planlegging
    2. 5.2 Byggesaksbehandling
    3. 5.3 Oppmåling
  6. 6 Opplæring og oppvekst §7-28
    1. 6.1 Grunnskoleopplæring, videregående opplæring og voksenopplæring
    2. 6.2 Pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPT)
    3. 6.3 Oppfølgingstjenesten
  7. 7 Helse og omsorg § 7-29
    1. 7.1 Folkehelse, frisklivsentral, skolehelsetjenester og tannhelse
  8. 8 Sosial- og velferdstjenester § 7-30
    1. 8.1 Fylkeskommunens arbeid med flyktninger og innvandrere
  9. 9 Næring, miljø og samfunnsutvikling § 7-31
    1. 9.1 Landbruk og skogbruk
    2. 9.2 Akvakultur, fiske og viltforvaltning
    3. 9.3 Naturforvaltning, miljø og forurensning
    4. 9.4 Nærings- og samfunnsutvikling og internasjonalt samarbeid
  10. 10 Kultur, idrett, friluftsliv § 7-32
    1. 10.1 Kulturminnevern og kulturturisme
    2. 10.2 Kunst- og kulturformidling
    3. 10.3 Bibliotek
    4. 10.4 Arkivdepot
    5. 10.5 Idrett og friluftsliv
  11. 11 Tekniske tjenester, brannvern og samferdsel § 7-33
    1. 11.1 Brann og redning
    2. 11.2 Eiendomsforvaltning
    3. 11.3 Samferdsel
  12. 12 Systemoversikt
Til dokumentforside Last ned som PDF
Forrige kapittel Neste kapittel

11 Tekniske tjenester, brannvern og samferdsel § 7-33

Lovverk for dette kapittelet:

  • Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (Riksarkivarens forskrift)
  • Lov om planlegging og byggesaksbehandling (Plan- og bygningsloven)
  • Lov om eigedomsregistrering (matrikkellova)
  • Lov om vegar (veglova)
  • Lov om vegtrafikk (vegtrafikkloven)
  • Lov om yrkestransport med motorvogn og fartøy (yrkestransportlova)

11.1 Brann og redning

Brann og redning
Dokumenttype Lovverk Bevaring eller kassasjon Merknad
Saker som gjelder organiseringen av brannberedskap og tilsyn Riksarkivarens forskrift § 7-33, nr. 6 bokstav a) B  
Fylkeskommunes planer, prosedyrer og arbeidsinstrukser for tilsyn og håndtering av beredskapsplaner Riksarkivarens forskrift § 7-33, nr. 6 bokstav b) B  
Planer for og eventuelle evalueringer/rapporter av interne øvelser og fellesøvelser Riksarkivarens forskrift § 7-33, nr. 6 bokstav c) B  
Fylkeskommunens egenutviklede brannforebyggende prosjekter og opplæringsopplegg Riksarkivarens forskrift § 7-33, nr. 6 bokstav d) B  
Tilsynsrapporter fra brannvesenet Riksarkivarens forskrift § 7-33, nr. 6 bokstav e) B  

11.2 Eiendomsforvaltning

Eiendomsforvaltning
Dokumenttype Lovverk Bevaring eller kassasjon Merknad
Rutiner for salg, kjøp, feste og utleie av eiendom Riksarkivarens forskrift § 7-33, nr. 1 bokstav a) B All dokumentasjon om kommunal eiendomsforvaltning bevares.
Saker om bygging, drift og forvaltning av fylkeskommunale eiendommer som ikke bevares gjennom byggesak. Riksarkivarens forskrift § 7-33, nr. 1 bokstav b) B  
Saker vedrørende eiendomstransaksjoner og eiendomspolitikk Riksarkivarens forskrift § 7-33, nr. 1 bokstav c) B  
Teknisk dokumentasjon, tegninger m.m. der fylkeskommunen er byggherre Riksarkivarens forskrift § 7-33, nr. 1 bokstav a) B Dokument som er bevart i byggesaka kan kasseres. Det er tilstrekkelig at dokumentasjon bevares på et sted.
Skadedyrkontroll i kommunale bygg og anlegg   K Kan kasseres etter 10 år eller når ny kontroll er gjennomført.

11.3 Samferdsel

Arkivdokumentasjonen som dannes i forbindelse med samferdsel og veg er hjemlet i et omfattende sammensatt forskriftsverk. Prosesser og dokumentasjon som genereres på bakgrunn av disse foreslås i hovedsak å bevares. 

Statens vegvesen er og har vært en viktig organisasjon som har hatt ansvar for planlegging, bygging, drift og vedlikehold av vegnettet i Norge. Fra 01.01.2020 ble ansvaret for fylkesveger overført til fylkeskommunene igjen. Dette vide fagområdet har ikke vært innlemmet i BK-planer for fylkeskommunen tidligere. Statlig sektor har generelle bevarings- og kassasjonsbestemmelser for egenforvaltningssaker som er nedfelt i Riksarkivarens forskrift. For fagsakene skal statlige organer utarbeide egne spesifiserte bevarings- og kassasjonsbestemmelser, jfr. Riksarkivarens Forskrift § 7.6. Agder fylkeskommune har derfor sett til hva Statens vegvesen har anbefalt i S i d e | 63 forhold til fagsakene som gjelder ansvarsområdet på veg som ble overført til fylket i 2020. 

Noe er allerede generelt nevnt i Riksarkivarens forskrift 7-33, som gjelder kommuner og fylkeskommuner. Dette gjengis først i planen, deretter spesifiseres det som går på planlegging, bygging, drift og vedlikehold av fylkeskommunal veg, som tidligere lå under ansvarsområdet til Statens vegvesen. Her vil det være noe overlapping, men det viktigste er prosessene og den dokumentasjonen som skapes som følge av dem. 

Veg er et omfattende arbeidsområde og mange ulike arbeidsområder knyttet til det å utrede, planlegge, bygge, forvalte, drifte og vedlikehold. Dette er oppgaver som disponerer store økonomiske ressurser og har store samfunnsmessige konsekvenser. Det utgjør samtidig også en omfattende produksjonsprosess med standardiserte og rutinepregede oppgaver. Dokumentasjonen foregår i et vidt antall systemer, det er innholdet som er avgjørende for hva som bevares. Forarbeider til sluttresultat bør også bevares. I tråd med det som er nevnt i innledningen, så er det systemeiere og fagavdelingen som har ansvar arkivering og tilsvarende bevaring i systemene. Det kan være det er metadata som er nedfelt i en datatabell eller en godkjenning av en tunellinspeksjon som kan ha verdi for ettertiden. 

Som hovedregel kan en støtte seg på følgende: Arkivmaterialet innenfor dette fagområdet vil ha en dokumentasjonsverdi for ettertid da det innbefatter saksbehandlingstyper som utredende og besluttende saksbehandling (jfr F1- bevaringskriteriet. I tillegg til dokumentasjonsverdien for ettertid, og for dokumentasjon av bl.a. samfunnsutvikling, vil arkivmaterialet inneholde saker av rettslig betydning (jfr F3 - bevaringskriteriet) som bl.a. kontrakter, avtaler og eiendomstransaksjoner. Enkeltpersoner sin rettssikkerhet i saker som grunnerverv, avkjørsler, dispensasjon byggegrense o.l. har betydning og omfattes derfor av bevaringsformålet F3.

Riksarkivarens forskrift har definert følgende i forhold til bevaring og kassasjon på samferdselsområdet:

Samferdsel
Dokumenttype Lovverk Bevaring eller kassasjon Merknad
Fylkeskommunens overordnede planer og strategier for samferdsel, trafikksikkerhet og transportberedskap Riksarkivarens forskrift § 7-33, nr. 5 bokstav a) B  
Overføring av vedlikeholdsansvar for fylkeskommunal veg Riksarkivarens forskrift § 7-33, nr. 5 bokstav b) B  
Retningslinjer for overtagelse av veg til fylkeskommunal veg Riksarkivarens forskrift § 7-33, nr. 5 bokstav a) B  
Fylkeskommunal overtagelse av veg Riksarkivarens forskrift § 7-33, nr. 5 bokstav b) B  
Etablering av avkjøringer fra fylkeskommunal veg Riksarkivarens forskrift § 7-33, nr. 5 bokstav b) B  
Bruer. Bygging og vedlikehold av fylkeskommunale bruer Riksarkivarens forskrift § 7-33, nr. 5 bokstav b) B Kontroll av private bruer utført av kommunen skal også bevares.
Byggeforbud i områder for planlagt veg. Forlengelse av byggeforbud og avgrensning av råderett for grunn innen byggegrense. Riksarkivarens forskrift § 7-33, nr. 5 bokstav c) B  
Ekspropriasjon. Eiendomsinngrep mot vederlag etter skjønn. Riksarkivarens forskrift § 7-33, nr. 5 bokstav d) B  
Saker vedrørende økonomiske rammer for kollektivtilbud Riksarkivarens forskrift § 7-33, nr. 5 bokstav e) B  
Saker vedrørende fastsetting av rutenett Riksarkivarens forskrift § 7-33, nr. 5 bokstav e) B  
Retningslinjer for tildeling av alle typer løyver Riksarkivarens forskrift § 7-33, nr. 5 bokstav h) B  
Tildeling av behovsprøvde løyver Riksarkivarens forskrift § 7-33, nr. 5 bokstav h) B  
Fastsetting av vegnavn. Adressetildeling   B  
Vedtak om skilting   B  
Uttalelser i samferdselssaker   B  
Søknader om skoleskyss   K Kan kasseres etter 10 år
Høringer – tildeling av drosjeløyver   K Gamle saker blir bevart i fylkeskommunen
Saker vedrørende ordinær drift og vedlikehold av fylkeskommunal veg   B  
Saker vedrørende ombygging av vegkryss, etablering av fartsdempende tiltak, fortau, autovern   B Dette er reguleringsplansaker
Gravetillatelse   B  
Vedtak vedrørende parkering   B  
Tilskudd til drift og utbedring av private veger   B  
Driftskontrakter - snøbrøyting o.l.   B  
Snøbrøyting - klager   K Beholdes minst innenfor anbudsperioden.
Akselrestriksjoner   K Kasseres når restriksjon opphører eller erstattes
Forrige kapittel Neste kapittel