Eierskapsmelding 2023

2.1 Begrunnelse for eierskap

Et grunnleggende spørsmål er hvorfor det offentlige skal eie eller opprette virksomheter utenfor sin direkte kontroll.

Fylkeskommunen opptrer på vegne av befolkningen og utgangspunktet for offentlige eierskap er at det skal ivareta interessene til befolkningen, som er de faktiske eierne. Dette innebærer at det ikke skal ligge noen egeninteresse for fylkeskommunen selv ved å eie et selskap. 

Ved å opprette en egen virksomhet utenfor en tradisjonell etatsmodell vil fylkeskommunen få mer indirekte styring av virksomheten og mer ansvar vil legges over på ledelsen av virksomheten. I tilfeller der flere offentlige aktører eier virksomheten sammen, vil styringen av selskapet også bli avhengig av de andre eierne i større eller mindre grad. Fylkeskommunen mister dermed kontrollen over virksomheten i varierende omfang.

Det kan stilles spørsmål om hvorfor fylkeskommunen vil delegere beslutningskompetanse når dette kan føre til en interessekonflikt mellom fylkeskommunen og ledelsen av selskapet og mellom fylkeskommunen og andre eiere. Svaret på dette er at fordelen må være større enn ulempen. Før fylkeskommunen oppretter eller erverver en ny virksomhet bør den ha vurdert hva den ønsker å oppnå ved å ha en egen virksomhet fremfor en mer tradisjonell etatsorganisering.

Grunnlaget og behovet for eierskapet kan endres over tid. Det å ha et bevisst forhold til eierskapet i underliggende selskaper er derfor en kontinuerlig prosess.
 

2.2 Eierstyring

Med eierstyring menes den styringen Agder fylkeskommune har med selskaper, foretak og andre virksomheter som fylkeskommunen har eierinteresse eller tilsvarende interesse i, og den måten fylkeskommunen forvalter sitt eierskap på.

Formell og direkte eierstyring kan bare utøves gjennom generalforsamling og 
representantskap. Ellers kan også styring og påvirkning utøves i flere sammenhenger:

• Styre
• Vedtekter
• Aksjonæravtale
• Eierstrategi
• Tildelingsbrev
• Eiermøter
• Valgkomité

Viktige forutsetninger for god eierstyring er:

• God informasjon til folkevalgte organer
• En tydelig eierpolitikk
• Klart formulerte vedtekter og selskapsavtaler
• Tydelig formål for selskapet
• Rolleavklaring og rolleforståelse
• Styresammensetning
• Rutiner for tilsyn og kontroll

Agder fylkeskommune etablerte i 2020 en intern eierstyringsgruppe. Gruppen består av seks ansatte, som skal være eieransvarlige for de selskap som knytter seg til Agder fylkeskommunes eierportefølje. De eieransvarlige følger opp selskaper, andeler og stiftelser som fylkeskommunen er involvert i, på en kontinuerlig og detaljert måte. Denne oppfølgingen dokumenteres i fylkeskommunens eget styringssystem, Stratsys. I dette systemet har det blitt utarbeidet en eierstyringsmodell, som løpende skal oppdateres på bakgrunn av hendelser og kontakt med eierselskapene. Hvert år skal den eieransvarlige fylle ut en sjekkliste per selskap, som bekrefter at alle lovkrav og interne krav er etterfulgt og dokumentert i styringsmodellen. Den eieransvarlige påser også løpende at eierselskapene følger opp sitt ansvar mot Regionplan 2030.

2.3 Bærekraft og samfunnsansvar

Regionplan Agder 2030 er Agder fylkeskommunes strategiske styringsdokument og grunnlaget for politikkutformingen i Agder. FNs bærekraftsmål ligger til grunn for utformingen av regionplanen. FNs bærekraftsmål er verdens felles arbeidsplan frem mot 2030 for å utrydde fattigdom, bekjempe ulikhet og stoppe klimaendringene.

Regionplan Agder 2030 legger føringer for selskapene på hva Agder fylkeskommune mener er de viktigste satsingsområdene innenfor samfunnsansvar og bærekraftig utvikling. Bærekraftig utvikling handler om å ta etiske og ansvarlige valg med tanke på sosiale, økonomiske og miljømessige forhold. Det å ta samfunnsansvar for en virksomhet innebærer blant annet å respektere menneskerettighetene, å unngå skadelig miljøpåvirkning, å sikre gode arbeidsforhold, å motvirke korrupsjon og å bidra positivt til omgivelsene både lokalt og globalt.

Bærekraft og samfunnsansvar er viktige tema både i den løpende dialogen med selskapene, men også på eiermøter. Bærekraft og samfunnsansvar skal være en integrert del av eieroppfølgingen og tilpasses hvert enkelt selskaps egenart. Selskap og foretak som Agder fylkeskommune har eierskap i skal ta samfunns- og miljøansvar. Det forventes at alle selskaper og foretak tar samfunnsansvar og arbeider strategisk, systematisk og målrettet med blant annet etikk, forebygging av korrupsjon, miljø, likestilling, inkludering og integrering. Det skal vises til aktiviteter og redegjøres for arbeidet. Bedrifter har en viktig samfunnsrolle og påvirker samfunnsutviklingen og nærmiljøet der de opererer, og det er viktig at dette reflekteres i både styring og ledelse. Det forventes at styrene i aksjeselskapene og de interkommunale selskapene har innarbeidet samfunnsansvar, og at dette er integrert i selskapets virksomhet og strategier. 

Agder fylkeskommune vil utøve et aktivt eierskap, for å bidra til at selskapene utvikler seg i en bærekraftig retning. Fylkeskommunen forventer at de selskapene der vi har en bestemmende innflytelse i skal: 

• Innføre/bli sertifisert for miljøledelse, i form av Miljøfyrtårn, ISO 14001 eller EMAS.
• Setter mål og iverksetter tiltak for reduksjon i klimagassutslipp, både fra egen drift og verdikjede. 
• Setter mål og iverksetter tiltak for å redusere negativ påvirkning og øke positiv påvirkning på miljø, både fra egen drift og verdikjede. 

I takt med at bærekraftig utvikling og samfunnsansvar blir stadig viktigere for norske virksomheter, endres lover og krav til rapportering på dette området. EUs nye direktiv om bærekraftsrapportering (Corporate Sustainability Reporting Directive, CSRD) er på trappene og innføres i Norge fra regnskapsåret 2024 for store foretak. Videre vil krav til bærekraftsrapportering også innføres for små og mellomstore bedrifter. Omfanget av rapporteringen er basert på prinsippet om dobbel vesentlighet – en vurdering av hvilken påvirkning selskapets virksomhet har på omgivelsene (vesentlig påvirkning) og hvilken påvirkning ulike bærekraftstemaer har på selskapets økonomiske resultater (finansiell vesentlighet).

Eierstyringsgruppen har stort fokus på å påse at endringer i lovverk etterleves. For de svært vesentlige selskapene påser vi at selskapene rapporterer i henhold til lovkrav på alle områder, ikke bare det finansielle, men også den ikke-finansielle informasjonen som vedrører klima- og bærekraft og krav til redegjørelse om samfunnsansvar. Innføring av CSRD likestiller finansiell rapportering med bærekraftsrapportering. Det er et økende fokus på rapportering av ikke-finansiell informasjon. For store foretak er det krav til rapportering på klima og miljø, sosiale forhold, arbeidsmiljø, likestilling og ikke-diskriminering, overholdelse av menneskerettigheter og bekjempelse av korrupsjon og bestikkelser som må innarbeides. Alle disse områdene er høyt prioriterte områder i Agder fylkeskommunes virksomhet.

Det er vedtatt av fylkestinget at Agder fylkeskommune pålegges en plikt til å vurdere om det kan og bør stilles krav til likestilling, inkludering og mangfold ved hver enkelt anbudsprosess. Det står også som en anbefaling i Regionplan Agder at fylkeskommunen ønsker at underleverandører/selskaper hvor AFK er medeier i og samarbeidspartner, blir sertifisert gjennom Likestilt arbeidsliv. Sertifiseringsordningen gir et synlig bevis på at virksomhetene vektlegger betydningen av likestilling, inkludering og mangfold. Likestilt arbeidsliv er et godt redskap for å utvikle sosial bærekraft i arbeidslivet. Likestilt arbeidsliv vil være et viktig verktøy i fylkeskommunens rolle som samfunnsutvikler og Agder fylkeskommune ønsker å ta en lederrolle i utrullingen og ønsker å tilby Likestilt arbeidsliv vederlagsfritt som en regional utviklingstjeneste til både private og offentlige virksomheter.

2.4 Informasjonssikkerhet og personvern (GDPR)

Informasjonssikkerhet og personvern er viktige temaer for alle virksomheter som behandler personopplysninger. Personopplysninger er opplysninger som kan knyttes til en identifiserbar person, for eksempel navn, adresse, telefonnummer, e-post, helseopplysninger eller IP-adresse. Virksomheter som behandler personopplysninger må følge reglene i personvernforordningen (GDPR) og personopplysningsloven, samt andre relevante lover og forskrifter.

Kravene til informasjonssikkerhet og personvern innebærer at virksomhetene må sørge for at personopplysningene blir behandlet på en lovlig, rettferdig og transparent måte og at de blir beskyttet mot uautorisert eller ulovlig tilgang, endring, sletting eller tap. Virksomhetene må også ivareta de registrertes rettigheter, som for eksempel retten til innsyn, retting og sletting.

Tilstrekkelig og balansert informasjonssikkerhet er ikke bare et juridisk krav, men også en forutsetning for å skape tillit og omdømme hos kunder, samarbeidspartnere og samfunnet som helhet. Kravene gjelder all informasjonsbehandling som skjer i selskapene. Dette omfatter all behandling, lagring og kommunikasjon av informasjon både muntlig, på papir og digitalt. All bruk av IKT-verktøy er også inkludert. Selskapene skal ha full oversikt over sin behandling av personopplysninger og iverksette tekniske og organisatoriske tiltak som 
gjør at loven følges. Eksempler på tiltak kan være;

Etablere internkontroll og ha et kvalitetssystem som sikrer systematisk styring og ledelse av personvern og informasjonssikkerhet

• Dokumentere at personopplysningene blir behandlet i samsvar med regelverket ved å føre oversikter, protokoller, retningslinjer og avviksmeldinger
• Gjennomføre risikovurderinger for å identifisere og håndtere potensielle trusler og sårbarheter
• Implementere tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak som er tilpasset risikonivået, for eksempel: opplæring, multifaktor autentisering, tilgangskontroll, backup og gjenoppretting.
• Melde fra til Datatilsynet og de berørte personene dersom det oppstår et sikkerhetsbrudd som kan medføre risiko eller høy risiko for personvernet.
• Lage en oppsummering fra ledelsens årlige gjennomgang av informasjonssikkerhet og personvern

Ved å følge kravene til informasjonssikkerhet og personvern bidrar virksomhetene til å ivareta de grunnleggende verdiene og rettighetene til enkeltpersoner på en ansvarlig måte. Eierstyringsgruppen vil aktivt følge opp og påse at selskapene oppfyller kravene til informasjonssikkerhet og personvern.

2.5 Prinsipper for eierstyring

Et godt eierskap forutsetter at eieren har en overordnet eierskapspolitikk og etablerer strategier for ulike typer selskaper. Prinsippene innebærer definerte krav til Agder fylkeskommune som eier, til selskapene som fylkeskommunen er involvert, samt at det etableres overordnede «kjøreregler» for god og tillitsfylt dialog mellom selskapene og Agder fylkeskommune som eier.

Det er viktig å skille mellom eierstrategi for det enkelte selskap og eierskapspolitikken som gjelder sentralt for alle de selskaper Agder fylkeskommune eier helt eller delvis. Mens prinsippene i eierskapspolitikken gjelder for alle selskaper Agder fylkeskommune eier, er eierstrategien selskapsspesifikk. En klar eierskapspolitikk vil skape forutsigbarhet for selskapene og vil bidra til utvikling av eierskapet i tråd med fylkeskommunens interesser.

Eierstrategier bør tilstrebes å ha gyldighet over tid, men det må samtidig legges opp til jevnlig revidering slik at selskapet utvikles i tråd med endrede rammevilkår, nye vedtatte føringer mv. Der hvor Agder fylkeskommune har delt eierskap med andre fylkeskommuner eller kommuner, er samordning av de ulike eierinteresser viktig. Gjennom felles eierstrategier fra de deltagende eierkommunene skal ulike synspunkter håndteres slik at selskapene har tydelige holdninger til retning og utvikling av selskapet fra sine eiere.

Agder fylkeskommune har startet arbeidet med å utarbeide eierstrategier for de enkelte eierskap. Her er type eierskap, omfang, risiko- og vesentlighet faktorer som legges til grunn i utarbeidelsen. Det utarbeides i første omgang eierstrategi for de svært vesentlige selskapene.

2.6 Prinsipper for eierstyring i Agder fylkeskommune

Agder Fylkeskommune vedtok i sak 30/19 prinsipper for eierstyring i Agder fylkeskommune. I de selskap der Agder fylkeskommune har eierskap, skal følgende prinsipper etterleves;

1. Selskaper der fylkeskommunen har eierinteresser eller er deltaker i skal aktivt bidra til oppfyllelse av Regionplan 2030s hovedmål: Å utvikle Agder til en miljømessig, sosialt og økonomisk bærekraftig region i 2030 – et attraktivt lavutslippssamfunn med gode levekår. Fylkestinget skal hvert år orienteres om status og måloppnåelse på arbeidet med Regionplan Agder 2030 i de fylkeskommunale selskapene.
2. Virksomheten skal arbeide målrettet for å ivareta sitt samfunnsansvar, herunder etiske og miljømessige forhold.
3. Styresammensetningen skal være kjennetegnet av kompetanse, kapasitet og mangfold ut fra det enkelte selskaps egenart. 
4. Det skal være åpenhet knyttet til fylkeskommunens eierskapsutøvelse og selskapets virksomhet. Dette innebærer bl.a. løpende arkivering av dokumenter tilknyttet selskapet i fylkeskommunens arkiver.
5. Eierstyring skal foregå på generalforsamling og i representantskap. Fylkeskommunens satsninger i regionplan Agder 2030 må vises igjen i eierstyringen.
6. Styret har det overordnede ansvaret for forvaltningen av selskapet og skal herunder ivareta en uavhengig kontrollfunksjon overfor selskapets ledelse på vegne av eierne.
7. Etiske og forretningsmessige prinsipper og praksis i selskaper som fylkeskommunen har eierinteresser i, skal være forenlig med fylkeskommunens egne prinsipper og praksis.
8. Kapitalstrukturen i selskapet skal være tilpasset selskapets formål og situasjon.
9. Eiere skal likebehandles.
10. Lønns- og incentivordninger bør utformes slik at de fremmer verdiskapingen i selskapet og fremstår som rimelige.

2.7 Generelt om styret og styreverv

Styret har det overordnede ansvar for forvaltning av selskapet, dette skjer gjennom kontroll og rådgivning. Styrets skal kontrollere selskapet, for å sikre at eiernes interesser blir ivaretatt. Når det gjelder rådgivning, er styrets oppgave å tilføre kompetanse som ikke er i ledelsen for å sikre at selskapet har best mulig kompetansegrunnlag for å ta sine beslutninger. Styret er ansvarlig for å utarbeide klare mål og strategier for selskapet innenfor rammen av vedtektene. 

Styreverv i selskaper er personlig. De enkelte styremedlemmer representerer dermed ikke fylkeskommunen, de politiske partiene eller andre interesser, men skal ivareta selskapets interesser innenfor rammene som er gitt. Generelt bør man ved sammensetning av styrer ta hensyn til kompetanse innen for eksempel juss, økonomi, marked/bransje og offentlig forvaltning. Dette innebærer at politikere eller ansatte i administrasjonen ikke skal velges som styremedlemmer kun i kraft av verv eller ansettelsesforhold. De må også inneha den nødvendige kompetansen, særlig når det gjelder selskaper som driver forretningsmessig Eierskapsmelding 2023 Side 13 av 139 virksomhet. Viktige personlige egenskaper er bl.a. høy integritet og etisk bevissthet, evne til å stille kritiske spørsmål og til å finne løsninger. Politiske representanter med medlemskap i styrer som fylkeskommunen har eierinteresser i, kan i henhold til forvaltningslovens bestemmelser være inhabile ved politiske saker som angår selskapet. 

Det er viktig at styret foretar egenevaluering av styrets kompetanse og arbeid. Regelmessige styreevalueringer av høy kvalitet er viktig, ikke bare for kontinuerlige forbedringer av styrets arbeid, men også for å fastholde eller forbedre organisasjonens omdømme hos aksjonærer og andre nøkkelinteressenter. 

I de selskapene der fylkeskommunen har oppnevnt styremedlemmer, bør disse gjennomgå skolering slik at de er oppdatert på lovene som gjelder for den type selskap der de sitter i styret (AS, IKS, eller andre foretak).

2.8 Valg av styremedlemmer

Styremedlemmer som utpekes av fylkeskommunen, kan bare utnevnes til styremedlemmer hvis de har den nødvendige kompetanse. Styreverv må ikke brukes for politiske eller personlige formål.

Fylkeskommunen kan velge eksterne styremedlemmer med særskilt kompetanse ut fra virksomhetens formål, hvis det anses som det mest hensiktsmessige.

Ved valg av styremedlemmer fra administrasjonen i fylkeskommunen eller blant de folkevalgte kan det i visse situasjoner oppstå inhabilitet etter forvaltningsloven ved politisk behandling av saker vedrørende virksomheten. Habilitet må vurderes i hvert enkelt tilfelle ved valg av styremedlem. Uklarhet om habilitet kan bidra til å svekke både virksomhetens og fylkeskommunens omdømme. For eksempel i de tilfeller hvor fylkeskommunen gir tilskudd til selskap, må det vurderes om det er hensiktsmessig å oppnevne politiske styremedlemmer, da det vil kunne oppstå tilfeller hvor disse må vurderes i forhold til habilitet i alle politiske saker som omhandler selskapet. I enkelte selskaper og samarbeider kan ulike eiere og deltagere ha ulik praksis med hensyn til om styremedlemmene oppnevnes politisk eller administrativt. Fylkeskommunedirektøren anbefaler en pragmatisk tilnærming til hvem som best representerer fylkeskommunen i slike sammenhenger, og foreslår at styrerepresentasjonen i det enkelte tilfellet diskuteres 
mellom fylkeskommunedirektør og fylkesutvalget.

Skillet mellom folkevalgte og administrasjonen klargjøres av kommuneloven. Det er derfor naturlig at det som utgangspunkt velges politikere til alle organer som utøver politikk, mens fylkeskommunedirektøren oppnevner styremedlemmer der det er tale om administrativ oppfølging av politiske vedtak, eller rent administrative oppgaver. Det samme prinsippet bør legges til grunn også når man finner det hensiktsmessig å løse oppgavene i interkommunale samarbeider.

I alle styrer som Agder fylkeskommune oppnevner styrerepresentanter til, bør det tilstrebes balansert representasjon av begge kjønn. Retningslinjer for eierstyring i Agder fylkeskommune (PS 23/23) anbefaler bruk av valgkomité i forbindelse med oppnevnelse til styrene. Oppnevnelse av valgkomité vil være med på å ivareta en god styresammensetning.

Styremedlemmer som utpekes av fylkeskommunen skal registrere seg i KS' styrevervregister.

2.9 Godtgjørelser for styreverv

Når det gjelder hvilke vurderinger som bør legges til grunn for fastsetting av godtgjørelser for styreverv i AS og IKS der Agder fylkeskommune er inne på eiersiden, vil det ikke være mulig å sette regler som gjelder alle styreverv. Her må man dele opp i administrative verv og politiske verv, og det er mange faktorer som spiller inn i vurderingen av størrelsesorden på styrehonorar. Når generalforsamlingen/representantskapet skal bestemme styrets godtgjørelse er det en rekke faktorer som må tas hensyn til. Først og fremst må godtgjørelsen reflektere styrets ansvar, kompetanse, tidsbruk på arbeidet i form av antall møter og virksomhetens kompleksitet. Det kan være avgjørende for styrehonoraret dersom den enkelte må ta seg fri fra sitt faste arbeid for å delta i styremøter, eller om det er fritid som benyttes til styrearbeidet. Fritid er også dyrebar, men vanskeligere å prissette. Har det enkelte styremedlem oppgaver utover møtene, og ligger det mye tidsbruk i forkant og etterkant av møtene, så må dette også tas med i grunnlaget for beregning. Styrehonoraret kan også påvirkes av selskapets størrelse, hvor lenge det har vært operativt og hvilken industri selskapet befinner seg i.

Felles for de selskap der Agder fylkeskommune er inne på eiersiden, er at all godtgjørelse til styreverv skal vurderes og godkjennes av eierutvalget før innstilling på størrelsesorden legges frem for generalforsamlingen, som avgjør styrets avlønning.