Eierskapsmelding 2023

3.1 Fylkestinget

Fylkestingets oppgaver er;

• Fatte vedtak om etablering og avvikling av fylkeskommunale selskap, avgjøre saker om deltakelse i interkommunale selskap, være beslutningsorgan for saker om kjøp og salg av aksjer i aksjeselskap.
• Vedta eierskapsmelding minst en gang i valgperioden – inkludert overordnede prinsipper for god eierstyring (det vil si eierstyringsprinsipper for Agder fylkeskommune).
• Vedta samlet eierskapsberetning for alle selskaper hvert år.
• Fastsette regler om kontrollutvalgets kontroll med forvaltningen av fylkeskommunens interesser i AS og IKS. Vedta, minst en gang i hver valgperiode, en årlig plan for eierskapskontroll (på bakgrunn av forslag fra kontrollutvalget).
• Velge representanter til representantskapet i henhold til IKS-loven. 

3.2 Fylkesutvalget som eierskapsutvalg

Fylkesutvalget skal fremme forslag til:

• eierskapsmelding for fylkestinget minst en gang i valgperioden.
• årlig samlet eierskapsberetning for alle selskaper til fylkestinget

KS og Norsk utvalg for eierstyring og selskapsledelse (NUES) anbefaler bruk av valgnemnd eller valgkomite og at dette bør vedtektsfestes i det enkelte selskap. Kompetente valgkomiteer med retningslinjer for arbeidet kan bidra til ryddige og gode prosesser med å vurdere og fremme egnede kandidater til de enkelte styrene. Det skal utarbeides egne instrukser for valgkomiteene der ansvaret for å fremme forslag til kompetente styrekandidater klargjøres.

Etter delegasjon fra fylkestinget vil fylkesutvalget:

• vedta eierstrategi for de viktigste enkeltselskapene der Agder fylkeskommune har kontrollerende eller vesentlig eierandel
• komme med forslag til representanter til valgkomiteer, styremedlemmer og varamedlemmer i samtlige selskaper, dersom ikke vedtekter eller selskapsavtale regulerer dette
• i de tilfeller hvor det ikke er etablert valgkomite i enkeltselskap, oppnevne styremedlem og varamedlem  

I PS 12/23 ble det vedtatt at det opprettes et arbeidsutvalg knyttet til eierstyringen i Agder fylkeskommune. Arbeidsutvalget består av 5 medlemmer som alle er faste medlemmer av fylkesutvalget. De 5 medlemmene har personlige vara – også disse er medlemmer av fylkesutvalget. Dette ble vedtatt av fylkesutvalget 9. november 2023, sak 12/23. Hovedoppgaven til arbeidsutvalget for eierstyring, er å påse at prinsipper og retningslinjer for eierstyring i Agder fylkeskommune blir fulgt. En mindre arbeidsgruppe har større mulighet til å være tett på den løpende eierskapsoppfølgingen Fylkesutvalget vil fortsatt være det formelle eierskapsutvalget.

Arbeidsutvalget skal ha ansvar for at følgende oppgaver knyttet til eierskapsoppfølgingen blir utført på vegne av eierskapsutvalget;

• Der hvor selskapene ikke har egen valgkomité skal arbeidsutvalget innstille medlemmer til styrene. 
  • Personlighet egnethet, kompetanse og erfaring legges til grunn når det utarbeides forslag til styremedlemmer fra Agder fylkeskommune.
  • Gjelder hovedsakelig AS og IKS
• I de selskapene der fylkeskommunen har oppnevnt styremedlemmer, skal arbeidsutvalget ta ansvar for at det legges opp til skolering slik at de nye styremedlemmene er oppdatert på lovene som gjelder for den type selskap der de sitter i styret (AS, IKS, eller andre foretak).
• Ha tett dialog og løpende oppfølging av de svært vesentlige selskapene som Agder fylkeskommune eier.
• Påse at prinsipper- og retningslinjer for eierstyring i Agder fylkeskommune blir fulgt opp og etterlevd.
• Godkjenne eierskapsmelding (hver valgperiode) og eierskapsberetning (årlig).

Avdeling for virksomhetsstyring vil ivareta funksjonen som sekretær for arbeidsutvalget.

3.3 Kontrollutvalget

Kontrollutvalgets oppgaver i forbindelse med eierstyringer i Agder fylkeskommune er som følger;

• Fremme forslag til plan for eierskapskontroll ovenfor fylkestinget
• Gir oppdrag til revisjonen om gjennomføring av selskapskontroller og forvaltningsrevisjonsoppdrag knyttet til fylkeskommunens håndtering av fylkestingets eierskapspolitikk slik den er vedtatt i eierskapsmeldingen.
• Kontrollutvalget skal varsles om møter i generalforsamlinger, representantskap og tilsvarende møter og har rett til å være til stede på disse møtene.

Kommuneloven gir kontrollutvalget rett til opplysninger om innsyn i selskaper som fylkeskommunen eier alene eller sammen med andre  kommuner/fylkeskommuner. Den samme retten gjelder ikke i selskap som også har private eiere. I slike selskap må innsynsrett sikres gjennom vedtekter, avtale eller eierstrategi.

3.4 Eierorganet

Eierorganet (generalforsamling eller representantskapet) velger styremedlemmer og sikrer at eierskapsberetning og selskapsspesifikke eierstrategier følges opp av selskapsledelsen. Det er selskapet selv som har ansvar for å sikre at styret har den nødvendige kompetansen for å kunne lede selskapet på en god måte. Fylkesordfører er fylkeskommunens representant i eierorganet, og fylkesvaraordfører fungerer som vara. IKS-loven fastsetter at det er fylkestinget selv som velger representanter til representantskapet. Dette innebærer at denne oppgaven ikke kan delegeres videre fra de som er valgt, i form av fullmakt eller muntlig samtykke. Det er kun valgte varamedlemmer som kan tre inn i den valgte representantens fravær. Dette innebærer at det bør velges minst to vararepresentanter i disse selskapene. Det er naturlig at det er medlemmer av arbeidsutvalget som tiltrer som personlige vararepresentanter dersom fylkesordfører og fylkesvaraordfører skulle ha forfall fra å delta på representantskap/generalforsamling og eventuelt eiermøter.

3.5 Fylkeskommunedirektøren inkludert direktørområdene

Fylkeskommunedirektøren har ansvar for å holde seg orientert om all virksomhet som blir drevet på vegne av fylket, også den som foregår i fylkets selskap og foretak. Fylkeskommunedirektøren har dermed ansvaret for den administrative kontakten med selskapene.

Fylkeskommunedirektøren skal på grunnlag av politiske vedtak ha løpende dialog med foretakenes- og selskapenes styrer og ledelse om styring, utvikling og rapportering fra selskapene.

Det er fylkesordfører som er fylkets representant i eiermøter og generalforsamling. Her kan fylkeskommunedirektøren også delta. Eieransvarlig deltar i eiermøter ved behov og etter avtale.

3.5.1 Politisk sekretariat

Politisk sekretariat skal;

• Forberede og følge opp saker om eierrepresentasjon og valg

3.5.2 Virksomhetsstyring

Avdeling for virksomhetsstyring har som oppgaver å;

• Legge til rette for god intern styring av eierskapsoppfølgingen 
  • Ansvaret med å holde en oppdatert oversikt over selskaper fylket har eierinteresser i
  • Videreutvikle styringsmodell for eierskap
  • Sikre god dokumentbehandling og lagring av selskapsinformasjon
• Utarbeide eierskapsmelding og eierskapsberetning i samarbeid med eieransvarlige.
• Fasilitere samhandlingsmøter.
• Sikre løpende oppfølging og god styring (forvaltning) av eierskapet.
• Ivareta oppgaven som sekretær for arbeidsutvalget for eierskapsoppfølging.

3.5.3 Eieransvalig

Som eieransvarlig i Agder fylkeskommune har man ansvaret for å følge opp en portefølje med selskap som fylket har eierskap i og/eller gir tilskudd til. Denne oppfølgingen innebærer;

• Kunnskap om eierskapet/selskapet og kjennskap til bransjen som selskapet opererer i
• Utarbeide eierstrategi i samråd med selskapets styre og ledelse.
• Påse at eiermøter avholdes og delta på eiermøter.
• Administrere styringsdokument og påse at arkivering av selskapsdokumenter foregår i henhold til lovkrav.
• Holde eierstyringsmodellen i Stratsys oppdatert.
• Fylle ut sjekkliste på at oppgaver i Stratsys er utført (årlig).