1. Bakgrunn
Agder fylkeskommune forvalter en rekke tilskuddsordninger som skal bidra til å nå målene i Regionplan Agder 2030. Tilskuddene er viktige virkemidler for å utvikle Agder til en miljømessig, sosialt og økonomisk bærekraftig region – et attraktivt lavutslippssamfunn med gode levekår for alle.
Gjennom ordningene støtter fylkeskommunen tiltak som fremmer verdiskaping, inkludering, bærekraft, kultur og kompetanseutvikling. Ordningene skal stimulere til samarbeid mellom offentlig, privat og frivillig sektor, og bidra til at midlene brukes målrettet, effektivt og til samfunnets beste.
2. Formål
Formålet med denne tilskuddsordningen er å dekke kommunene i Agder sine kostnader med å utvikle en lokal frivillighetspolitikk i samarbeid med lokale frivillige lag og organisasjoner, for å legge til rette for systematisk og aktiv samhandling mellom kommunen og frivilligheten, noe som gir merverdi til begge.
Med frivillighetspolitikk menes eksempelvis frivillighetsplan, frivillighetsstrategi, temaplan for frivillighet og lignende. Når planen vedtas politisk, utgjør den kommunens frivillighetspolitikk. Utviklingen av en frivillighetspolitikk kan kort beskrives som en involverende prosess for utarbeidelse som fører til vedtatt politikk og praksis for samhandling og samarbeid med frivillige lag og organisasjoner. Frivillighet Norge og KS har signert en plattform for samspill mellom offentlig og kommunal sektor som kommunene anbefales å bruke i sitt arbeid.
Plattform for samspill og samarbeid mellom frivillig og kommunal sektor.
2.1 Hvem kan søke om tilskudd
Disse kan søke om tilskudd:
Ordningen gjelder for kommuner i Agder som har satt i gang et arbeid eller har mål om å utvikle og vedta en egen lokal frivillighetspolitikk. Et redusert tilskudd vil også kunne gis til kommuner som skal revidere sin eksisterende frivillighetspolitikk.
Søknader fra andre vil ikke bli behandlet.
2.2 Hva kan det søkes om tilskudd til
Det kan søkes om tilskudd til:
- Å dekke kostnader til innspillsmøter og lignende.
- Arbeid med å involvere, kartlegge og øke kunnskapen om den lokale frivilligheten i kommunen.
Kommuner som får tilskudd, vil få tilbud om praktisk støtte og prosessveiledning fra fylkeskommunen og Frivillighet Norge. Frivillighet Norge har bistått over 80 kommuner i å utvikle en lokal frivillighetspolitikk og har velprøvde prosessverktøy for både kartlegging og innspillsprosesser, som tilskuddet kan brukes til å betale for.
3 Søknadsprosess
3.1 Kunngjøring
Tilskuddsordningen blir kunngjort på Agder fylkeskommunes nettsider.
3.2 Krav til søknaden
Søknad skal leveres digitalt og inneholde:
- Beskrivelse av mål, aktiviteter og fremdrift
- Opplysninger om organisering og samarbeidspartnere.
- Budsjett med finansieringsplan som viser alle tilskuddsparter og finansieringskilder.
Søknadsfristen er endelig. Søknader som ikke oppfyller kravene, kan bli avvist.
3.3 Krav til egenandel og annen finansiering
Kommunen kan søke om inntil 100 000 kroner dersom kommunen ikke har en frivillighetspolitikk. Kommuner som skal fornye / revidere sin politikk, kan søke om inntil 50 000 kroner.
Søknadskommuner må vise til en egenandel som tilsvarer søknadssum.
4. Behandling av søknader
Søknadsbehandlingen skal følge krav til god forvaltningsskikk og gjeldene lovverk. Søknaden skal vurderes i forhold til innhold, annen relevant informasjon og ordningens retningslinjer.
Fylkeskommunen kan flytte en søknad til en annen tilskuddsordning hvis det er mer hensiktsmessig.
Vedtak og innstillinger legges frem for relevant politisk utvalg og alle søkere får skriftlig svar på sin søknad.
4.1 Tildelingskriterier og prioriteringer
Alle godkjente søknader vurderes i forhold til om de svarer ut formålet med tilskuddsordningen, har en tydelig og informativ søknad og om prosjektet har god gjennomføringsevne.
Prioriteringer og faglige kriterier:
1) Om kommunen har et mål om å utvikle og vedta en lokal frivillighetspolitikk.
2) Hvordan kommunen planlegger å gjennomføre innspill gjennom møter og samlinger for og med frivillig sektor, med frivillighetspolitikk som tema. Det er avgjørende å få innspill fra bredden av lokale lag og foreninger til utarbeidelsen av en frivillighetspolitikk – uten den samhandlingen og medvirkningen risikerer man at arbeidet blir dårligere forankret og mindre lokalt tilpasset. Følgelig er også planene for medvirkning og innspill et av vurderingskriteriene.
3) Om kommunen har planer om å kartlegge og øke kunnskapen om lokal frivillighet.
4) Hvordan kommunen planlegger å etablere eller videreføre faste møteplasser mellom frivilligheten og kommunen.
4.2 Om klageadgang og innsyn
Part eller andre med rettslig klageinteresse kan klage på vedtaket innen tre – 3 –uker. Klagen skal sendes til Agder fylkeskommune. En klage må inneholde opplysninger om hvilket vedtak det blir klaget på, årsaken til klagen, og hvilke endringer man mener bør gjøres.
I henhold til forvaltningsloven har søkere og andre rett til å gjøre seg kjent med dokumenter i saken, med de avgrensninger som følger av § 18 og 19.
5. Krav til tilskuddsmottaker
5.1 Vilkår
Vilkår for det enkelte tilskudd står i tildelingsbrevet.
5.2 Rapportering
Når tiltaket er gjennomført skal det sendes en rapport som beskriver aktiviteter, måloppnåelse og hvordan tilskuddet er brukt. Rapporten skal dokumentere at tiltaket er utført i tråd med søknaden og tildelingsbrevet.
Frist for rapportering fremgår av tildelingsbrev. Ved manglende rapportering bortfaller tilskuddet.
5.3 Regnskap
Sammen med rapport skal det leveres regnskap, slik det fremgår av tildelingsbrevet.
For tilskudd som overstiger 300 000 kroner kan det kreves revisorattestert regnskap. Detaljer for krav til regnskap vil stå i tildelingsbrevet. Fylkeskommunen kan kreve innsyn i underliggende regnskapsdokumentasjon.
Virksomheter som er revisjonspliktig kan i stedet levere bekreftelse fra økonomiansvarlig.
6. Utbetaling
Tilskuddet utbetales normalt etter at tiltaket er gjennomført og rapporten er godkjent. Etter søknad kan hele eller deler av tilskuddet utbetales på forskudd.
Dersom rapporteringen viser at tiltaket ikke er gjennomført som avtalt, kan fylkeskommunen redusere eller holde tilbake deler av tilskuddet.
7. Oppfølging og kontroll
Dersom mottaker gir uriktige opplysninger, eller det foreligger vesentlige avvik fra søknaden kan tildelingen omgjøres helt eller delvis. Fylkeskommunen kan i så tilfelle kreve at midlene blir helt eller delvis tilbakeført.