Prosjektteamet som har jobba med digitaliseringa av elev-PC-tenesta. Bak frå venstre: Jon Sindre Løvoll (rådgivar, avdeling for lønn og rekneskap), Jonas Bøhn (Tangen vgs), Kim Ronny Røynestad (Flekkefjord vgs), Kristian Simonsen (Lillesand vgs). I midten frå venstre: Jon Harald Aalvik (Mandal vgs), John Oskar Baardsen (IKT Agder). Framme frå venstre: Thomas A. Johansen (prosjektleiar og rådgivar, avdeling for kommunikasjon), Hanne K. Hansen (rådgivar, avdeling for inntak og elevtenester) Agderfk

– Vi er stolte av å kunne dele dei imponerande resulta av digitaliseringa av elev-PC-tenesta. Arbeidet har ikkje berre forbetra korleis vi handterer elev-PC-utlevering og -administrasjon, men også framheva styrken i samarbeidet mellom våre tilsette, seier Knut Lindland, direktør for innovasjon og organisasjonsutvikling.

Løysinga blir brukt på alle dei 18 vidaregåande skulane i Agder, og gjer kvardagen enklare for alle involverte. 

Digitalisering gjer kvardagen enklare for alle

Tidlegare måtte over 5000 kontraktar signerast fysisk av rektor og føresette i to eksemplar, og kontraktane vart sendt mellom heim og skule via ranselpost eller postgang til dokumentsenteret. 

No blir dette løyst gjennom SMS-varsling og digital signering. Lagring og fakturering har også blitt mykje enklare. Der ein tidlegare brukte ringpermar og papirfaktura, blir alt no handtert digitalt, ein gong, på éin plass.

– Alt er digitalisert, standardisert og automatisert, noko som gjer prosessane mykje enklare og meir føreseielege, seier prosjektleiar og rådgjevar i avdeling for kommunikasjon, Thomas Andre Johansen.

Stor interesse

Agders digitale løysing har også skapt interesse utanfor fylket. Fleire fylkeskommunar har latt seg inspirere og ser på moglegheiter for å gjere det same.

– Suksessen har fanga merksemda til andre fylke, og vi ser fram til å dele våre erfaringar og hjelpe fleire med å effektivisere systema sine, avsluttar Johansen.

Prosjektet gir følgende gevinster:

• Forbetra brukaroppleving: Føresette får ein SMS med lenkje til digital elev-PC-kontrakt i god tid før skulestart. Denne kan fyllast ut enkelt på mobil eller PC.
• Raskare PC-utlevering: Skulane har ein meir effektiv prosess, slik at elevar kan få utlevert PC tidlegare. Nokre skular deler ut maskinene allereie fyrste skuledag.
• Ikkje behov for papir: Overgangen til digitale kontraktar har fjerna behovet for papirkopiar. Tidlegare vart kvar kontrakt skrive ut på to dobbeltsidige A4-ark i to eksemplar, tilsvarande om lag 22.400 ark som no er eliminert. Kvar kopi måtte signerast med penn av rekto
• Sentral fakturering: Sentral fakturering: Faktureringa er no sentralisert til fylkeshuset i staden for å bli handtert ved alle dei 18 skulane. Dette forenklar prosessen, og skulane sparar mykje tid. Vi håpar at reduksjonen i papirbruk og administrativt arbeid frigjer tid og ressursar som kan brukast til andre viktige oppgåve
• Automatisk digital arkivering: Kontraktane vert automatisk arkiverte digitalt. Det er ikkje lenger nødvendig å skanne og fysisk arkivere dokumenta, og ein slepp postgang mellom skulane og fylkeshuset. Aldri meir samanstifta og krøllete kontraktar signert med penn av rektor og føresette.  
• Redusert risiko for feil: Den digitale løysinga minimerer risikoen for feil som kan oppstå ved manuelt arbeid med papirbaserte kontraktar. Løysinga gjev også betre oversikt og sporbarhei. 
• Stjelmedstil&delmedglede: Byggjeklossane frå digitaliseringa av elev-PC-tenesta blir også brukt i digitaliseringa av mobilavtalen, som no blir rulla ut i samband med det nye mobilreglementet