Organisasjonsutvikling: En ny måte å jobbe sammen på

Hvordan skaper vi en arbeidsplass som inspirerer, støtter og utvikler oss som organisasjon – samtidig som vi setter oss i stand til å levere på vårt samfunnsoppdrag på best mulig måte? Dette spørsmålet sto sentralt da vi startet prosjektet med nytt fylkeshus. Svaret fant vi ved å fokusere på nye arbeidsformer, målrettet ledelse og styrking av kompetansen vår.

Organisasjonsutvikling har vært en sentral del av prosjektet med Fylkeshuset i Agder. Målet har vært å utvikle og ta i bruk nye arbeidsformer og verktøy for å hente ut gevinster ved det nye kontorkonseptet. Dette inkluderer:

• Arbeidsformer og samarbeid: Vi har implementert aktivitetsbaserte arbeidsplasser som støtter ulike arbeidsstiler og behov. Dette har ført til økt fleksibilitet og bedre samhandling på tvers av avdelinger.
• Endringsledelse: Gjennom systematisk brukerinvolvering og testing i prototypen “Mellomrommet”, har vi forberedt ansatte på endringene og redusert stress og usikkerhet.
• Kompetanseutvikling: Vi har utviklet verktøy og opplæringsmateriell for å øke bevisstheten rundt informasjonssikkerhet og fleksible arbeidsformer. 

Fleksibilitet som styrke

Fleksibilitet er en av gevinstene ved det nye fylkeshuset. Det handler om å tilpasse arbeidsplassen til de ansattes behov og arbeidsoppgaver. Fleksibiliteten er delt inn i fire hovedområder:

• Ansatte har friheten til å velge hvor de vil jobbe – enten på fylkeshuset, administrasjonsbygget, andre kontorer, underveis på reise, eller andre steder som passer arbeidets natur. Denne fleksibiliteten gir ikke bare bedre balanse mellom jobb og privatliv, men også muligheter for å styrke nettverk og samarbeid på tvers av organisasjonen. 
• Arbeidstid: Fleksible arbeidstider gjør det mulig for ansatte å tilpasse arbeidshverdagen til sine personlige behov. Dette kan inkluderer fleksible start- og sluttider, samt mulighet for komprimerte arbeidsuker ved behov.
• Arbeidsform: Ulike arbeidsformer støttes, inkludert fjernarbeid og bruk av digitale verktøy for samarbeid. Dette har gjort det enklere å jobbe effektivt uavhengig av fysisk plassering, og har fremmet en kultur for digital samhandling. 
• Arbeidsgiver: Fleksibiliteten gjør Agder fylkeskommune til en attraktiv arbeidsgiver som tiltrekker seg og beholder dyktige medarbeidere. Dette skal bidra til økt medarbeidertilfredshet og lavere turnover.

Bedre forberedt på fremtidens utfordringer, har fleksibiliteten også lagt grunnlaget for økt innovasjon og kreativitet. Den gir ansatte frihet til å utforske nye ideer og arbeidsmetoder, noe som styrker både deres individuelle utvikling og organisasjonens samlede evne til å tenke nyskapende. 

Gevinster for informasjonssikkerhet og personvern

Hovedgevinsten av prosessen med innflytting i nytt fylkeshus er at vi har fått en helhetlig tilnærming, økt bevissthet og kompetanse om informasjonssikkerhet og personvern i hele organisasjonen. Dette er et resultat av at informasjonssikkerhet og personvern har vært prioritert gjennom hele prosjektet.

Det er gjennomført risikovurderinger, som har medført både bygningsmessige og organisatoriske risikoreduserende tiltak.

Eksempler på dette er:

• Soneinndeling i bygget
• Verktøy for håndtering av taushetsbelagt og beskyttelsesverdig informasjon i en fleksibel hverdag  
• Informasjonssikkerhetskampanje for alle medarbeidere gjennom 12 måneder
• Innføring av systematisk opplæring i grunnleggende informasjonssikkerhet og personvern for alle medarbeidere og ledere

Prosjektet har også medført at en har prioritert å ferdigstille og implementere styringssystemet for informasjonssikkerhet og personvern. Arbeidet med å praktisere styringssystemet har fått en veldig god start.  

I arbeidet videre vil systematisk kompetansebygging være nødvendig for å ivareta og bygge videre på sikkerhetskulturen i fylkeskommunen.

Grønne og helsefremmende arbeidsreiser

Fylkeshuset i Agder ligger i Kristiansand sentrum nær holdeplasser, togstasjon og bussterminal langs trygge gange- og sykkelveier – og er et ideelt utgangspunkt for at ansatte og besøkende skal reise aktivt og grønt med sykling, gange eller ved å reise kollektivt.

For å endre reisevaner er det vesentlig å kombinere positive og restriktive virkemidler. På dette området treffer det nye fylkeshuset godt på arbeidet med «Grønne arbeidsreiser», som er et prosjekt for å få flere ansatte til å velge grønn og aktiv transport til og fra jobb. Det er også tatt et bevisst valg om at fylkeshuset verken har parkering for ansatte eller besøkende.

Fylkeshuset i Agder har trygg og tilgjengelig sykkelparkering, gode garderobeforhold med dusj og tørkerom for tøy. Ansatte kan også lease elsykkel gjennom arbeidsgiver, Agder fylkeskommune og det er inngått sykkelserviceavtaler til ansatte. Fylkeshuset har også utleie av hjelmer og sykler. Høsten 2024 ble det arrangert en Mobilitetsdag for ansatte på fylkeshuset med foredrag, konkurransen, visning av leasingsykler og informasjon om kampanjer for å øke ansattes bevissthet rundt sine arbeidsreiser. Reisereglementet til Agder fylkeskommune bidrar til aktive reiser, blant annet med kilometergodtgjørelse for bruk av egen sykkel på tjenestereise. Disse tiltakene understøtter at ansatte skal være grønne og aktive reiser til jobb og i arbeidstiden.

Agder fylkeskommune er en pådriver og et forbilde for miljøvennlige og helsefremmende reiser som følger opp det vedtatte målet vårt om at andelen som benytter sykkel, gange og kollektivt til og fra jobb skal økes fra 40 prosent i 2020 til 60 prosent i 2030. Både arbeidstaker og arbeidsgiver er tjent med at arbeidsplassen er tilrettelagt for å velge aktive og grønne reiser. Aktive arbeidsreiser vil som eksempel kunne bidra til å styrke viktige egenskaper som de ansatte trenger på jobb og kan være et godt virkemiddel både for å redusere sykefravær og sykenærvær. 

Fylkeshuset har en trygg og lett tilgjengelig sykkelparkering i kjelleren Marit Vatn Jensen / Agder fylkeskommune

Medvirkning og Involvering: Sammen om endringene

Overgangen til det nye fylkeshuset ble gjort med et sterkt fokus på medvirkning og involvering, noe som skapte trygghet, engasjement og eierskap blant de ansatte. Flere målrettede tiltak ble gjennomført for å sikre at både enkeltpersoner og avdelinger følte seg inkludert og godt informert gjennom hele prosessen.

Møtearenaer for forankring og dialog

For å skape bred forankring ble det arrangert regelmessige møter med avdelingsledere og avdelingskontakter, og etter hvert etasjekontakter. Disse møtene fungerte som viktige arenaer for å dele fremdrift, diskutere utfordringer og finne løsninger. Her kunne ansatte komme med innspill, få svar på spørsmål og bli holdt oppdatert om hvordan endringene ville påvirke deres arbeidshverdag.

Testing og læring i Mellomrommet

Mellomrommet var selve kjernen i medvirkningsarbeidet – en testarena hvor de ansatte fikk prøve ut nye arbeidsformer, teknologi og møbler i trygge rammer. Onboarding og offboarding var viktige deler av testingen: Når en avdeling startet sin testperiode, fikk de en grundig innføring i hvordan det aktivitetsbaserte konseptet skulle fungere. Etter endt periode ble det gjennomført evalueringer for å samle tilbakemeldinger. 

Dette ga verdifulle innsikter som bidro til justeringer og forbedringer før full implementering i det nye fylkeshuset. Prosessen sikret ikke bare gode løsninger, men skapte også en følelse av eierskap og forberedte de ansatte på endringene. En viktig faktor var også økonomi, flere testløsninger ble forkastet og slik sørget vi for reduksjon i utgifter på blant annet teknologi og møbler.  

En egen informasjonsplattform

For å holde de ansatte oppdatert ble det etablert en dedikert nettside for prosjektet. Denne fungerte som et sentralt knutepunkt for informasjon, hvor ansatte kunne følge prosessens fremdrift, finne svar på spørsmål og få oversikt over hva som gjensto. Nettsiden var en viktig ressurs som bidro til å redusere usikkerhet og skape transparens i prosjektet. 

Medvirkning som nøkkelen til suksess

Kombinasjonen av systematisk testing, involverende møter og tydelig kommunikasjon sikret at de ansatte følte seg både inkludert og verdsatt. Tiltakene bidro til å bygge tillit og redusere motstand mot endring, samtidig som de la grunnlaget for et arbeidsmiljø som støtter både fleksibilitet og samarbeid.

Gjennom medvirkning og involvering ble overgangen til det nye fylkeshuset en prosess der alle hadde en stemme, og der nye løsninger ble formet i fellesskap. Dette bidro til å skape et bærekraftig og fremtidsrettet arbeidsmiljø.  

Lederstøtte

I forbindelse med oppbygging av tjenestetorg er det også opprettet et tilbud om lederstøtte til lederne i fylkesadministrasjonen. Rundt påske 2024 ble det igangsatt en pilot som kunne bistå ledere med det praktiske rundt ansettelsesprosesser, enkle oppgaver i Webcruiter og bestille utstyr til nyansatte. Videre ble det opprettet tilbud om stedlig veiledning og hjelp fra dokumentforvaltning samt regnskap og lønn. En person fra økonomi og styring var også tilgjengelig for hjelp ved behov.

Lederstøtte har blitt godt mottatt, men er fortsatt under oppbygging. Flere av de som utfører oppgavene har sin tilknytning til fagavdelingene, men det har en tett dialog med tjenestetorget. Dette for at de hele tiden skal være faglig oppdatert. Mange av oppgavene som nå ligger til lederstøtte er oppgaver som lederne gjør sjelden. 

Det betyr at de ofte bruker unødig lang tid på å utføre de, og det er tidkrevende å hele tinden være oppdatert på hvordan ting skal utføres. Ved å legge oppgavene over på lederstøtte, er de som utfører oppgaven gode på dette, de gjøre det ofte og er oppdatert på hvordan ting skal gjøres. Vi jobber for å frigjøre mer tid hos lederne og forventer bedre kvalitet på dataene våre etter at lederstøtte er i full drift.