Dokumenter oppfører seg uforutsigbart i ulike nettlesere. De er ofte beheftet med usynlig kode som gjør tekster og bilder vanskelige å lese på små skjermer. Ofte kreves det spesiell programvare, som for eksempel Microsoft Excel, for å kunne åpne dokumentet.
Vi skal ikke laste opp dokumenter som er produsert av andre. Vi har liten eller ingen kontroll med bilderettigheter eller universell utforming for disse dokumentene.
Det er altså mange argumenter for at vi skal unngå å laste opp eksterne dokumenter.
Hovedregelen er at innhold på våre nettsteder skal skrives og publiseres som artikler i såkalt HTML-format. Det betyr i praksis at innhold skap skrives direkte inn i publiseringsløsningen. På denne måten legger vi til rette for at kunden - eller brukeren - skal få en god brukeropplevelse.
Vi har i underkant av 650 dokumenter på agderfk.no i dag. For skolene sin del varierer antallet. Målet vårt må være å redusere dette antallet betraktelig. Det er ulike alternativer for å følge opp kravet om universell utforming på nettsidene. Alle alternativene forutsetter at saksansvarlig har arkivert arkivverdig innhold i P360.
- Slette dokumentet
- Slette dokumentet og legge inn informasjon om hvordan dokumentet kan skaffes, ved for eksempel å legge inn kontaktinformasjon
- Slette dokumentet, og legge inn en lenke til en ekstern nettside, dersom dette finnes, og det er andre enn oss som står bak.
- Skrive innholdet som en vanlig tjenesteside, altså legge innholdet i html-format. Modulen "Dokumentleser" eller artikkel med ankerlenker kan være aktuelle løsninger.
- Skrive likelydene innhold som en vanlig tjeneside, og legge et uu-godkjent dokument ut sammen med HTML-teksten på nettsiden. "Likelydende innhold" kan også bety at de viktigste konklusjonene og sammendrag skrives i html.
- Beholde pdf som den er. Dette kan kun unntaksvis gjøres dersom dokumentet «ikke er nødvendig for en aktiv administrativ prosess». Eventuelt unntak gjelder kun for dokumenter som er produsert før 1. februar 2022. Slike dokumenter merkes av publisist med «ikke del av en aktiv administrativ prosess» eller utsagn med tilsvarende meningsinnhold. Teksten skal plasseres i umiddelbar nærhet til dokument-lenken. Dokumentet må ha pdf-format.
Eksempler på praktisk bruk av alternativer
Dersom utgangspunktet for innhold som skal publiseres er fra et dokument med innebygget "papir-logikk", vil det ofte være nødvendig å tilpasse dokumentets innhold før publisering. Det kan være avsnitt, rekkefølge, språk, overskrifter med mere.
En PDF blir aldri bedre enn sin opprinnelige kilde. Formatering som gjør det vanskelig for brukere å tilegne seg innhold må derfor avdekkes og forbedres før konvertering av filen.
De aller fleste dokumenter som er aktuelle for publisering er opprinnelig laget i Microsoft Word, Powerpoint eller Excel. Dokumentene skal testes for brukervennlighet før de konverteres til PDF-format. Programmene har egne funksjoner til dette formålet. Det er også laget en veileder for korrekt konvertering av dokumenter til pdf-format.
Dokumenter som er kvalitetsikret og konvertert til pdf-format skal gis endelsen "_uu" i slutten av filnavnet. (NB! Ikke tittel).
Vi har laget en veileder for kvalitetssikring av dokumenter.
Word og pdf - universell utforming av dokumenter (krever innlogging)
Forside vil dokumentveileder
Adobe Stock
PDF-dokumenter har blant annet den egenskap at de ikke endrer form eller fasong når de leses ved hjelp av en nettleser. Det kreves heller ikke spesiell programvare for at den som leser kan tilegne seg innhold, og filformatet er tilpasset alle operativsystemer. Innholdet er altså i prinsippet låst til formatet. Alle filer som lastes opp til våre nettsteder skal derfor ha en pdf-versjon i umiddelbar nærhet til det opprinnelige dokumentet.
Hvis vi for eksempel laster opp en Microsoft Powerpoint-fil, skal denne filen også konverteres og lastes opp i pdf-format. En logisk konsekvens av dette prinsippet er at den opprinnelige Powerpoint-fila sannsynligvis ikke er nødvendig å laste opp.
Modulen "Filer" inneholder en database over filer som er lastet opp i nettløsningen. Dersom en fil ikke er benyttet tidligere må den lastes opp i denne modulen før den kan lenkes til.