Beskrivelse:
Personvernerklæring for TT-tjenesten
|
Gjelder for:
Transporttjenesten for funksjonshemmede, brukere i Vest-Agder
|
Versjon og dato:
0.6 – 22.11.2022
|
Godkjent av:
Tone H. Olsen
|
Neste revisjon dato:
2023
|
Ansvar for revisjon:
Tone H. Olsen
|
1. Hvem er behandlingsansvarlig ved enheten?
Fylkeskommunedirektøren i Agder fylkeskommune er behandlingsansvarlig for TT-tjenesten, mens myndigheten og utøvelsen er delegert ned til fylkesdirektøren for Samferdsel og eiendom.
Kommunene har behandleransvar når det gjelder søknader om å bli godkjent som TT-bruker fra søkere bosatt i sin kommune.
2. Hva slags informasjon samles inn?
Din hjemstedskommune får personopplysninger fra deg i forbindelse med din søknad om TT-kort. Agder fylkeskommune får oversendt alle saksopplysninger fra kommunene ved klagebehandling.
Korrespondanse mellom deg, kommunen og Agder fylkeskommune kan også inneholde personopplysninger som du sender oss.
For å kunne gi det reisetilbudet som godkjente brukere har fått, samler Agder fylkeskommunen inn nødvendige personopplysninger for å kunne administrere og kontrollere TT-tjenesten. Det opprettes et brukerregister over alle godkjente TT-brukere. Aktuelle personopplysninger og data som samles inn i brukerregisteret om deg er: Brukernummer (tildeles), navn, adresse, postnummer, poststed, fødselsdato, brukerbetegnelse (brukergruppe og tilleggsgruppe knyttet til funksjonsnedsettelse/tilbud), status (sperret eller aktiv), saldo (tildelt tilbud i gjeldende kvartal), brukt saldo (hittil), antall turer (hittil), sum egenandel (hittil) og sum nettokostnader (hittil).
Listen inneholder også opplysninger om seneste tur: Dato, løyve, brukt saldo, egenandel, fakturabeløp.
Det løpende tur-registeret inneholder følgende opplysninger om dine reiser:
Dato, reist fra kl. – til kl., leverandør, løyvenummer, distanse, brukerdistanse, fremmøtebeløp, ventetidsbeløp, taksameterbeløp, takst, taksttype, kommune (kode for tur innen eller utenfor egen kommune), antall rullestol, beløp rullestol, utlegg brukernummer, brukerbenevnelse (gruppe/tillegg), brukernavn, adresse fra og til, klipp, egenandel, fakturabeløp, status på eventuelle feil, OBS-meldinger.
3. Hvordan samles dataene inn?
Kommunen registrerer og behandler søknad fra deg, og melder godkjente brukere inn som TT-kortbruker til det elektroniske TT-kortsystemet.
Du bestiller selv TT-turen hos drosjetransportøren/drosjesentralen. Når du kjører turer på TT-kortet vil data om turen bli registrert i drosjens taksameter og overføres automatisk til en egen web-portal for det elektroniske TT-kortsystemet.
Taksameteret i drosjen produserer også kvitteringer for TT-turen som drosjetransportøren skriver ut og som du skal undertegne.
4. Formålet med innsamlingen (lovhjemmel/samtykke)?
Hjemmelsgrunnlaget for å innhente opplysningene er personvernforordningens artikkel
6 1 e) Ansvaret for transporttjenesten for funksjonshemmede (TT-tjenesten) ble gitt fylkeskommunene fra 1988. Ordningen er ikke en lovfestet rettighet, men fylkeskommunene er gitt myndighet av Stortinget til å gi et TT-tilbud som en del av sektoransvaret for kollektivtransporttilbudet. For at Agder fylkeskommune skal kunne administrere og kontrollere ordningen, må Agder fylkeskommune innhente og behandle de personopplysningene om deg som er nødvendig for å utføre for å gi deg et TT-tilbud. Det er imidlertid frivillig om du vil ta imot TT-tilbudet.
5. Hvordan brukes dataene?
Dataene om deg brukes for å behandle og godkjenne søknad om TT-kort, kunne gi deg et riktig tilbud, sørge for at utgiftene fordeles riktig i etterkant av turene dine og at det kan tas ut rapporter i etterkant. Det foretas kontroll med at bruken av ordningen og oppgjør følger de regler som er fastsatt for ordningen. Data tas også ut for å analysere hele TT-ordningen, men da er opplysningene om hvem som har foretatt reisene anonymisert.
6. Hvem har tilgang til dataene og hvordan deles de?
Kommunen din har tilgang til de opplysningene du har lagt inn i forbindelse med søknaden om TT-kort. Agder fylkeskommune har tilgang til alle søknadsopplysninger som sendes inn i forbindelse med klagebehandling.
Fylkeskommunen benytter TTT (Taxi Transport Telemark) som leverandør av det elektroniske TT-kortsystemet i Vest-Agder.
Kortselskapet TTT og et begrenset antall saksbehandlere i fylkeskommunen har tilgang til alle opplysningene som ligger i det elektroniske TT-kortsystemet om deg.
Saksbehandlere for TT-tjenesten i kommunen har tilgang til brukerlistene i det elektroniske TT-kortsystemet for brukere i egen kommune og har ansvar for å ajourføre brukerlistene. De har også tilgang til status og saldo på kortet og noen turopplysninger for å ha mulighet til å yte service og svare på enkle spørsmål fra brukerne.
Drosjetransportørene har tilgang til data om de TT-turene vedkommende har kjørt deg og som de skal ha oppgjør for.
7. Hvordan oppbevares dataene?
Personopplysninger knyttet til søknad om TT-kort, klager eller annen korrespondanse mellom deg og Agder fylkeskommune/kommunen din ligger i sak/arkivsystemet hos den som du har kontakt med. I Agder fylkeskommune ligger slike dokumentmapper i sikret elektronisk sone.
Brukerdata og turdata for TT-kortet med reisetilbudet ditt ligger i et elektronisk TT-kortsystem på en egen web-portal. Opplysningene overføres til Agder fylkkeskommunes arkivsystem etter egen avtale med vår TT-kortleverandør.
Hvor lenge oppbevares dataene?
Dataene om deg oppbevares i henhold til gjeldende lovverk. Og her må Agder fylkeskommune oppbevare fakturaene og nødvendige bilag i 10 år.
Transportørene har ansvar for å oppbevare taksameterkvitteringer i 5 år.
8. Hvilke rettigheter har den registrerte på innsyn og hvordan få innsyn?
Dersom du ønsker innsyn i hvilke opplysninger Agder fylkeskommune behandler om deg som TT-kortbruker, så tar du kontakt med oss. Du kan be om innsyn ved å benytte eget skjema eller kontakte oss på telefon 38 07 50 00.
Skjema for innsyn i Agder fylkeskommune
9. Hvilke rettigheter har den registrerte på korrigering av data?
Du har rett på å få korrigert data som er feil. I så fall tar du kontakt med Agder fylkeskommune på telefon 38 07 50 00 og be om å få kontakt med ansvarlig for TT-kort.
10. Hvilke rettigheter har den registrerte på sletting (å bli glemt)?
Dersom du ønsker å bli slettet fra TT-kortregisteret, tar du kontakt med Agder fylkeskommune på telefon 38 07 50 00 og ber om å få kontakt med ansvarlig for TT-kort eller personvernombudet. Disse vil bistå deg i videre saksbehandling. Enkelte data kan av hensyn til lovgivning ikke slettes, som eksempelvis data om utførte turer som ligger som en del av fakturagrunnlaget.
11. Hvilke rettigheter har den registrerte på reservasjoner mot automatiske behandlinger og profilering?
Det foregår ingen automatiske behandlinger av TT-kortbrukere eller profilering av navngitte brukere. All statistikk og rapporteringer ut over fakturagrunnlag, til bruk i analysearbeid, er anonymisert.
12. Du kan kontakte vårt personvernombud
Du kan ta kontakt med vårt personvernombud om behandling av personopplysninger om deg. Personvernombudet kan gi råd om rettigheter. Agder fylkeskommunes personvernombud er Stian D. Kringlebotn, som kan nås på telefon 476 12 859.
13. Hvordan informeres endringer i personvernerklæringen?
Endringer i denne personvernerklæringen skjer ved informasjon på våre nettsider under TT-kortbeskrivelsen.