Bevarings- og kassasjonsplan for Agder fylkeskommune

1.1 Hva er en kassasjonsplan - og hvorfor trenger vi det?

For å legge til rett for lovpålagt datafangst og arkivering, på en måte som tar høyde for Agder fylkeskommunes egne praktiske og faglige behov, har vi produsert denne bevarings- og kassasjonsplanen (BK-plan).

Saksbehandling produserer dokumentasjon. Denne dokumentasjonen viser gangen i saksbehandlingen, og må derfor lagres for ettertiden: Den må arkiveres.

Det stilles altså lovmessige krav til hvordan arkivering skal foregå i offentlig forvaltning generelt, og fylkeskommuner spesifikt. Ifølge Arkivforskrifta skal alle offentlige organ ha en arkivplan og en del av arkivplanen skal være kassasjonsregler med oppbevaringsfrister og rutiner for bevaring og kassasjon.

BK-planen gir dermed et overordnet blikk på fylkeskommunens avdelingers lovpålagte ansvar innen arkivproduksjon. Vi henviser her til arkivplanen.

Ellers har BK-planen flere formål:

1. Fungere som et oppslagsverk når man har spørsmål om arkivene våre, eller om et dokument er arkivverdig.
2. Kartlegge interessenter knyttet til dokumentproduksjon og arkivering i vår fylkeskommune.
3. Kartlegge ansvar til de respektive avdelingene knyttet til arkiv, slik at lovpålagte oppgaver blir gjort.
4. Bevisstgjøring av effektive arkivrutiner: Vi på seksjon for dokumentasjonsforvaltning (frem til 01.01.2024 het seksjonen Avdeling for dokumentsenter) mener at ett gram refleksjon rundt arkivering i begynnelsen av et prosjekt, sparer oss for ett tonn arbeid mot slutten. Tidlig innsats sparer mye ressurser. Dette er fordi arkivering av dokumenter i stor grad skjer under tilblivelsen av dokumenter i den digitale arbeidshverdagen. Med andre ord: en kan ikke «fange» spilt melk; en kan ikke langtidsbevare dokumentasjon en ikke en gang har holdt utkikk etter.
5. Fungere som en veiledning i hvordan en gjennomfører arkivbegrensning og kassasjon, som dermed reduserer omfanget av papirarkivene.
6. Vise hvilke dokumenter som er viktigere enn andre i arkivdanninga, også i den moderne, digitale arkivdanninga. For papirarkiv er det stort sett økonomiske hensyn som gjør at det oppstår behov for kassasjon; det blir for mye papir og for lite plass. For elektroniske arkiv er ikke dette behovet like stort, men for mye kassabelt (ikke- arkivverdig) materiale kan gjøre søk og gjenfinning vanskelig – det blir for mye «støy».Å utføre kassasjon er i mange tilfeller riktig og nødvendig. Samtidig skal det sikres at arkivmateriale som har varig verdi blir bevart for ettertiden.

Ved tvilstilfeller har vi i denne planen lent oss på følgende tommelfingelregel: Bevar det! Dette er fordi lovverket oppmuntrer til å heller ha «for mye» arkivering enn «for lite:» Det som er lovpålagt å arkivere, er ifølge ordlyden i arkivloven «minimumskravet.»1

Vi ser også at kostnadene knyttet til «for mye» lagring av data, i det minste innen det digitale, gjerne er mindre enn tiltakene som kreves ved å kassasjonsvurdere dokumenter som ikke har åpenbare behov for å bli kassasjonsvurdert – herunder dokumenter med personopplysninger, sikkerhetsopplysninger, og lignende.

En plan for vurdering av hva som er viktig og mindre viktig materiale vil aldri bli helt komplett. Seksjon for dokumentasjonsforvaltning tar gjerne imot innspill og vurderinger av denne bevarings- og kassasjonsplanen. Vi har ikke hatt som mål om å dekke alle dokumenttyper som produseres i fylkeskommunen, men heller framheve prinsipper og en bevissthet rundt fylkeskommunen sitt arkivs funksjon og nytte!

Dette er første utgave av Agder fylkeskommunes bevarings- og kassasjonsplan. Den er utarbeidet ved dokumentasjonsforvaltning i fylkeskommunen.

1.2 Ditt fagsystem, dine dokumenter, ditt ansvar

For hvert fagsystem i en avdeling, finnes det en fagsystemansvarlig.

Din avdeling har en som er ansvarlig for fagsystemet deres, og som dermed også er ansvarlig for ivaretakelsen av dokumentasjonen fagsystemet produserer. Vi på dokumentasjonsforvaltning har som oppgave å bevisstgjøre deg på dette, og hjelpe deg å arbeide så effektivt som mulig med arkiv i din arbeidshverdag.

Det er mye mulig at du som leser dette, selv er en slik fagsystemansvarlig. Du er i så fall lovpålagt å sørge for at informasjonen som lages i fagsystemet ditt, lagres i vårt arkivsystem.Denne BK-planen hjelper deg å gjøre dette arbeidet så effektivt som mulig.

1.3 Hvordan skal planen brukes?

Bevarings- og kassasjonsplanen kan brukes av ansatte som lurer på hva som kan kastes og hva som skal beholdes, uavhengig i hvilket format eller system dokumentasjonen produseres i. Det er innholdet som er avgjørende for bevaringsvurderingen. Dersom din virksomhet produserer materiale som ikke nevnes her, skal arkivmaterialet i utgangspunktet tas vare på. Alternativt kan dokumentasjonsforvaltning kontaktes. Vi vil revidere planen etter hvert som det meldes om nye dokumentasjonstyper og problemstillinger.  Se arkivplanen for informasjon om arkivering i fellessystemer. 

Arkivplan for Agder fylkeskommune

Planen er inndelt etter funksjonsområder slik de er definert i Riksarkivarens forskrift §§ 7-24 til 7-33. Inndeling etter funksjoner (heller enn organisasjonsenheter), skal bidra til at beskrivelsene blir mindre påvirket av organisasjonsendringer, og lettere lar seg oppdatere og vedlikeholde over tid.

1.4 Hva risikerer vi uten en BK-plan?

Mangel på gode rutiner knyttet til arkivering, koster samfunnet dyrt.2 En BK-plan skal bøte på dette mest mulig, gjennom å være dokumentasjonsforvaltnings «grunnlov»: Et dokument som sikrer bevissthet rundt rutiner, ansvar og systemer, så vi holder «tunga rett i munnen» når vi driver arkivering i utførelsen av våre respektive arbeidsoppdrag. 

Mangelfull arkivering koster Norge dyrt

Ett dramatisk eksempel på hvor galt det kan gå når rutiner for arkivering ikke er på plass, er saken om Hanekleivtunnellens kollaps fra 2007, hvor kollapsens årsak ikke kunne konstateres, grunnet manglende arkivering av saksdokumenter i Statens vegvesen: «Granskningskommisjonen etter raset i Hanekleivtunnelen ga Statens vegvesen beinhard kritikk for at sentrale dokumenter i prosjektarkivet manglet. (Dagens Næringsliv: Konsultert 11.09. 2023)

Det er lett å se for seg mer gjengse problemstillinger: tvister som kunne vært unngått, for eksempel, ved tilblivelsen av rett dokument til rett tid – eksempelvis i pensjons-, tilskudds-, eller byggesøknadsspørsmål, all den tid rettsavgjørelser gjerne beror på om en et offentlig organ har sendt ut et tilfredsstillende svar i en søknadsprosess i tide.

Men ikke bare risikerer vi økonomisk skade, unødvendig arbeidsbelastning og i ytterste konsekvens personskade, ved mangelfull arkivering. Det går også ut over borgeres rettsikkerhet, demokratisk innsyn og tillit til forvaltningen, når dokumenter som kaster lys over viktige prosesser i samfunnet, har mangler ved seg, slik at deres innhold og autentisitet kan betviles.

1.5 Hvor lenge skal materialet oppbevares – 4, 5 eller 10 år?

Et spørsmål i opprettelsen av planen har vært hvor lenge materialet skal oppbevares før det kasseres. I 2012 kom det endringer i Lov om bokføring der oppbevaringstiden på regnskapsmateriale ble redusert fra 10 år til 3,5 år og 5 år. 

I arbeidet med planen har vi diskutert om 5 og 10 år er «greie regler» for oppbevaringstid, eller om vi kunne sette 4 år som generell regel. Mange kommuner og fylkeskommuner periodiserer arkivet etter kommunevalg, altså periodisering etter hvert fjerde år. I så fall må en sette kassasjonsfrist når en er ferdig med en periode. 

Ofte har dokumenter gyldighet til et nytt dokument kommer (f.eks. kontroller) eller at det ikke er behov for dokumentasjon lenger (f.eks. at eleven har sluttet på den videregående skolen). Spesielt når det kommer til dokumenter knyttet til individer bør en vurdere oppbevaringsbehov opp mot personvernregelverket.

1.6 Nyttige begreper

Bevaring

Bevaring vil si å ta vare på arkivmateriale for all evighet. Arkivmateriale på papir som er eldre enn 25-30 år skal leveres til arkivdepot (som Kuben). Noen typer arkivmateriale skal alltid bevares:

• Arkivmateriale eldre enn 1950 (etter at arkivbegrensning er utført)
• Presedenssaker og andre saker av prinsipiell karakter, også innenfor saksgrupper som kan eller skal kasseres
• Journaler, journaldatabaser og journalregister
• Arkivplaner og arkivnøkler

Kassasjon

Kassasjon er å destruere arkivmateriale. Kassasjon kan skje som makulering, brenning eller å kaste materialet. Kassasjon skal alltid dokumenteres for å unngå tvil om arkivmateriale har blitt borte av andre årsaker. Man lager kassasjonsliste over hva som er kassert, når kassasjon er utført og av hvem. Lista blir journalført i saksarkivet og bør vedlegges arkivplanen.

Bevaringsverdi

Arkivmateriale som har en forvaltningsmessig verdi, rettslig verdi eller historisk verdi.

Merbevaring

Bevaring av arkivmateriale som i medhold av regelverk er tillat å kassere.

Arkivbegrensning

Arkivbegrensning vil si å begrense arkivmengden ved å holde unna dokumenter som ikke inngår i saksbehandlingen eller har verdi som dokumentasjon for organer. Eksempler på arkivbegrensning kan være:

Redundans

Redundans betyr overflod eller gjentakelse av informasjon. Redundans oppstår når samme dokumentasjon eller informasjon finnes arkivert flere steder, for eksempel kopier. Dette søker vi å unngå. Hovedregel er at arkivmateriale bevares der vedtaket blir gjort. 

Rettighetsdokumentasjon ønsker vi bevart av alle involverte instanser, for eksempel skole og PPT.

1.7 Aktuelt lovverk om arkiv og dokumentasjon

Som offentlig organ er fylkeskommunen pålagt å følge arkivlovgivningen i Norge. I tillegg til arkivloven omfatter lovverket forskrift om offentlige arkiv, omtalt som arkivforskriften, og forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglig bestemmelser om behandling av offentlige arkiver, omtalt som Riksarkivarens forskrift. Det finnes i tillegg en rekke særlover som inneholder krav til dokumentasjon. En liste (ikke utfyllende) over disse finnes i slutten av dette kapittelet, og for hvert funksjonsområde i bevarings- og kassasjonsplanen.

Lovverk om bevaring og kassasjon av dokumentasjon

Arkivloven med forskrifter former det rettslige grunnlaget for arbeid med bevaring og kassasjon (sletting) i offentlig forvaltning.

• Lov om arkiv § 9 Kassasjon m.m.
• Forskrift om offentlige arkiv § 14 Arkivavgrensing
• Forskrift om offentliges arkiv § 15 Bevaringspåbud
• Forskrift om offentlige arkiv § 16 Kassasjon

Bevarings- og kassasjonsplanen er en liste over dokumentasjon som produseres i fylkeskommunen jf. forskrift om offentlege arkiv § 15: Bevaringspåbod og § 16. Kassasjon:

Organet skal utarbeide kassasjonsregler for materiale som ikke er omfatta av arkivavgrensinga i § 14 eller bevaringspåbudet i § 15. Kassasjonsreglene skal gi oversikt over hva som skal bevares, og kva som kan eller skal kasseres. Det kan òg fastsettes hvor lenge materialet skal oppbevares før kassasjon.

Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (riksarkivarens forskrift) kapittel 7 inneholder spesifikke hjemler for bevaring av arkivmateriale for fylkeskommunens ansvarsområder. Bestemmelsene er funksjonsbaserte og tar utgangspunkt i bevaring formålene F1-F4 fra Riksarkivaren:

• F1: Å dokumentere de offentlige organ sine funksjoner i samfunnet, deres utøvelse av myndighet, deres rolle i forhold til det øvrige samfunn og deres rolle i samfunnsutviklingen.
• F2: Å holde tilgjengelig materiale som gir informasjon om forhold i samfunnet på et gitt tidspunkt, og som gjør rede for samfunnsutviklingen.
• F3: Å dokumentere personer og bedrifter sine retter og plikter i forhold til det offentlige, og i forhold til hverandre.
• F4: Å dokumentere de arkivskapende organene sine retter og plikter i forhold til andre instanser.

Bevarings- og kassasjonsreglene utgjør et minimumskrav og angir hvilke sakstyper som ikke kan kasseres. Det er opp til den den enkelte fylkeskommune om en ønsker å bevare mer enn det som er omtalt i forskriften. 

Slik merbevaring er regulert i riksarkivarens forskrift § 7-23 nr. 1. All dokumentasjon som ikke er nevnt konkret kan kasseres, men må bevaringsvurderes etter disse bevaringsformålene først. 

Fylkeskommunen skal vurdere hva som er tilstrekkelig oppbevaringstid for materiale som det er anledning til å kassere, i samsvar med juridisk og administrativt behov. 

Bevarings- og kassasjonsreglene er medieuavhengige og uavhengige av arkivnøkler, og omfatter alt arkivmateriale; sak- og arkivsystem, fagsystem, papirarkiv, e-post system m.m

Lovgrunnlag for dokumentasjonskrav, bevaring og kassasjon – arkivlovgivning og særlovgivning

• Lov om arkiv (Arkivlova) 1992
• Forskrift om offentlege arkiv (Arkivforskrifta) 2018
• Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (Riksarkivarens forskrift) 2017
• Lov om kommuner og fylkeskommuner 2018
• Lov om bokføring (bokføringsloven) • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (Offentleglova)
• Lov om grunnskoleopplæringa og den vidaregåande opplæringa (Opplæringslova)
• Lov om eigedomsskatt til kommunane (eigedomsskattelova)
• Valglov med forskrift • Lov om nasjonal sikkerhet (sikkerhetsloven)
• Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven)
• Lov om integrering gjennom opplæring, utdanning og arbeid (integreringsloven)
• Personopplysningloven med EUs personvernforordning
• Lov om opphavsrett til åndsverk mv. (åndsverkloven)
• Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester (helse- og omsorgstjenesteloven)
• Lov om helsepersonell (helsepersonelloven)
• Lov om pasient- og brukerrettigheter (pasient- og brukerrettighetsloven)
• Lov om erstatning ved pasientskader (pasientskadeloven)
• Lov om folkehelsearbeid (folkehelseloven)
• Lov om vern mot smittsomme sykdommer (smittevernloven)
• Lov om tannhelsetjenesten (tannhelsetjenesteloven)
• Lov om jord (jordlova) • Lov om skogbruk (skogbrukslova)
• Lov om folkebibliotek (folkebibliotekloven)
• Lov om friluftslivet (friluftsloven)
• Lov om kulturminner (kulturminneloven)
• Lov om planlegging og byggesaksbehandling (Plan- og bygningsloven)
• Lov om eigedomsregistrering (matrikkellova)
• Pliktavleveringslova med forskrift
• Forskrift om kontrollutvalg og revisjon
• Lov om vegar (veglova)
• Lov om vegtrafikk (vegtrafikkloven)
• Lov om yrkestransport med motorvogn og fartøy (yrkestransportlova)

1.8 Bevarings- og kassasjonsbestemmelser for Agder fylkeskommune

I de følgende kapitlene er bestemmelsene for de generelle sakene og fagsakene til Agder fylkeskommune skissert, i henhold til riksarkivarens forskrift. Ansatte i fylkeskommunen oppfordres til å sette seg inn i de gjeldende bestemmelsene for sine fagområder, samt for generelle saker.

Hvert kapittel videre i planen er knyttet til den aktuelle paragrafen i riksarkivarens forskrift, for utenom kapittel 10.3 som tar for seg samferdsel.