1 Innledning
Ikke alle eksterne lenker i arkivplanen følger regelverk og krav for universell utforming. Dette er per 30.01.2024 under utbedring.
Arkivforskriftens paragraf 4 pålegger fylkeskommunen å ha en arkivplan som til enhver tid er oppdatert. Arkivarbeidet skal omfattes av organets internkontroll. Riksarkivarens forskrift paragraf 1-1 sier noe om hva arkivplanen minst skal inneholde.
Arkivplanen skal gi oversikt over:
- virksomhetens historikk og organisering
- arkivmateriale som er innenfor fylkeskommunens ansvar, hva arkivet omfatter, dvs. hva slags papirbasert og elektronisk materiale som inngår i arkivet og hvilke gjenfinningsmidler som er i bruk og har vært brukt
- hvordan arkivet er organisert, dvs. hvordan arkivmaterialet er ordnet og strukturert og hvordan det er oppstilt samt hvordan arkivansatte arbeider for å etterleve de regler som gjelder
- hvilke instrukser og regler som gjelder for arkivarbeidet, dvs. en oversikt over gjeldende lov- og regelverk samt interne instrukser
- dokumentasjon for elektroniske registre og databaser (fagsystemer) som er i bruk i Agder fylkeskommune
Denne arkivplanen skal sikre at Agder fylkeskommune ivaretar sitt arkivansvar etter arkivlovens §6: "Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid."
Arkivplanens formål er å kvalitetssikre arkivfunksjonen i fylkeskommunen, samtidig som den er ment å gi nødvendig bakgrunnsinformasjon for den som skal bruke arkivet som historisk kildemateriale.
Arkivplanen beskriver roller og ansvar, organisering av arkivtjenesten og deponering for eldre og avsluttet arkiv. Arkivplanen gir også beskrivelse av de overordnede retningslinjer som gjelder for arkivordningen i Agder fylkeskommune, reglement og instrukser for journalføring og dokumenthåndtering. Ikke minst gir arkivplanen oversikt over arkivdeler og arkivserier i fylkeskommunen.
I Agder fylkeskommune skal kvalitetsarbeid, planarbeid og internkontroll ses i sammenheng og som sentrale elementer i den helhetlige styringen, jfr. de krav som stilles i Kommuneloven.
Internkontroll er systematiske tiltak som skal sikre at fylkeskommunen planlegger, organiserer, utfører og vedlikeholder sine aktiviteter i samsvar med gjeldende regelverkskrav.
Krav om internkontroll finnes i Lov om kommuner og fylkeskommuner, § 25-1 Internkontroll i kommunen og fylkeskommunen: Kommuner og fylkeskommuner skal ha internkontroll med administrasjonens virksomhet for å sikre at lover og forskrifter følges. Kommunedirektøren i kommunen og fylkeskommunen er ansvarlig for internkontrollen. Internkontrollen skal være systematisk og tilpasses virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold.
Fylkeskommunedirektøren satte i desember 2020 ned en forankringsgruppe, som arbeidet videre med de foreslåtte tiltakene i årsrapporten 2020, utviklet verktøy til bruk i internkontrollen og laget strategi for innføring av internkontrollen i Agder fylkeskommune. Gruppens arbeid ble ferdigstilt sommeren 2021, og strategien med tilhørende verktøy ble godkjent av fylkeskommunedirektøren 9. august 2021.
Alle virksomheter, avdelinger og fagområder skal vurdere behov for styrende dokumenter for effektiv og sikker drift og styring. Vurderingen gjøres gjennom modenhetsanalyse og risikovurdering.
Arkivplanen er et viktig redskap i internkontrolltankegangen i Agder fylkeskommune. Vi har et sett av definerte oppgaver/retningslinjer å forholde oss til. Arkivplanen definerer dette nærmere. Ved å bruke disse kan vi måle om vi gjør tingene riktig.
Arkivverket har utviklet et eget verktøy for egenvurdering av arkivkvalitet som en også kan bruke i organisasjonen.
Verktøy for egenvurdering av kvalitet på arkivverkets nettsider
Agder fylkeskommune ble opprettet da Aust-Agder og Vest-Agder ble slått sammen 01. januar 2020 etter vedtak i Stortinget 08. juni 2017. Både Aust- og Vest-Agder har periodisert sine tidligere arkivplaner. Du finner dem ved å følge linkene under.
Arkivplan for Vest-Agder fylkeskommune - fra januar 2019 - 2020
Aust-Agder Fylkeskommune (10.10.2016 - 01.01.2020)
Denne arkivplanen gjelder for Agder fylkeskommune, men ettersom fylkeskommunen forvalter og bruker gamle baser og arkiver fra de tidligere fylkene, er det naturlig å beskrive disse, da disse fremdeles kan være relevante for saksbehandling i fylkeskommunen.
Arkivplanen skal være retningsgivende for alt arkiv - og informasjonsforvaltningsarbeid i fylkeskommunen. Alle arkivmedarbeidere og saksbehandlere i fylkeskommunen er forpliktet til å holde seg orientert om arkivplanens innhold og følge de retningslinjer som planen inneholder. Arkivplanen må oppdateres jevnlig for at den til enhver tid skal beskrive organisasjonen korrekt. Arkivplaner som er gått ut av bruk og ikke er gjeldende, skal arkiveres.
Arkivplanen er arkivalia på linje med fylkeskommunens øvrige egenproduserte dokumenter, jf. arkivforskriften § 3-20. Den skal derfor periodiseres på samme måte som sakarkivet. Når arkivplanen journalføres i sakarkivet, skal den inneholde en oppdatert oversikt over eventuelle interne omorganiseringer og ytre endringer av for eksempel lovverk som fikk konsekvenser for arkivorganiseringen i perioden.
Seksjon for dokumentasjonsforvaltning har som mål at arkivering bør inngå i all saksbehandling. Det er opp til hver avdeling å iverksette egne mål for dokumentasjonsforvaltningen. Jfr. pkt 5.3 i det administrative deleringsreglementet som sier: «Alle ledere delegeres myndighet til å styre det daglige arbeidet i egen organisatoriske enhet».
Seksjon for dokumentasjonsforvaltning anser arkivet som langtidsforvaltning av Agder fylkeskommunes dokumentasjon. Det kan være dokumentasjon fylkeskommunen trenger selv, som et avtale/ kontrakts-arkiv, eller dokumentasjon fylkeskommunen er lovpålagt å ta vare på over tid for å sikre innbyggernes rettigheter, som for eksempel elevdokumentasjon.
Arkivet har også et historisk perspektiv, det sikrer vår felles hukommelse ved å ta vare på dokumentasjon av samfunnsmessig verdi – det som ofte omtales som allmennhetens interesse.
Dokumentasjon skal skapes, forvaltes, gjøres tilgjengelig, brukes og bevares slik at innbyggere, næringsliv og fylkeskommunens behov og forventninger blir ivaretatt i nåtid og fremtid.
All arkivverdig dokumentasjon skal arkiveres i et av fylkeskommunens digitale arkiver iht. lover og gjeldende rutiner beskrevet i arkivplanen. Dokumentasjon som oppstår i systemer som ikke har godkjent arkivkjerne (godkjent som arkivsystem), skal overføres til fylkeskommunens saks- og arkivløsning, Public 360.
Kvalitet i dokumentasjonsforvaltning innbefatter mer enn å innfri lovkrav. ISO 30300 Ledelsessystemer for dokumentasjon stiller krav til forvaltning av dokumentasjon som er knyttet til virksomhetens forretningsprosesser, det vil si fylkeskommunens saksbehandlingsprosesser. Disse prinsippene skal være retningsgivende for dokumentasjon- og informasjonsforvaltning i Agder fylkeskommune.
Det stilles krav til at dokumentasjon skal ha:
- Autentisitet
Autentisk dokumentasjon er noe som kan bevises at er hva den hevder å være, er produsert eller sendt av den personen som hevder å ha produsert eller sendt den samt er produsert eller sendt på det påståtte tidspunktet. - Pålitelighet
Pålitelig dokumentasjon har et innhold som man kan stole på er en fullstendig og nøyaktig gjengivelse av transaksjonene, aktivitetene og faktaene som skal dokumenteres, og skal kunne danne grunnlag for etterfølgende transaksjoner og aktiviteter. - Anvendelighet
Anvendelig dokumentasjon kan gjenfinnes, hentes frem, presenteres og tolkes. I ettertid bør den kunne presenteres direkte i forbindelse med forretningsaktiviteten eller transaksjonen som gav opphav til den. - Integritet
At dokumentasjon har integritet, innebærer at den er fullstendig og uendret. Dokumentasjonen er ikke korrigert og endret på slik at det tilsiktede meningsbærende innholdet forsvinner.
Seksjon for dokumentasjonsforvaltning anser videre Arkivverkets følgende, fem faktorer for arkivkvalitet som førende for god dokumentasjonsforvaltning:
1. Organisasjon: En godt rigget organisasjon. Virksomheten forstår hvorfor de har arkiv og hvilke behov arkivene har. Organisasjonen har fullmakter, ressurser og rutiner til å utføre alle lovpålagte oppgaver. Organisasjonen har oversikt over arkivmaterialet og en ajourført arkivplan som følges opp.
2. Dokumentfangst: Arkivverdig materiale arkiveres. Rett dokumentasjon arkiveres korrekt. Alle dokumenter som er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon arkiveres. Dokumentasjonen er knyttet til virksomhetens prosesser.
3. Kvalitetssikring: Arkiveringen har god kvalitet. Dokumentene i arkivet er sikret som informasjonskilder for samtid og ettertid, informasjon er beskyttet mot endringer og er knyttet til den aktiviteten den gjelder.
4. Bevaring: Arkivet forringes ikke over tid. Arkivmaterialet er lagret på medier og formater og i lokaler som sikrer at det kan benyttes over tid.
5. Tilgjengeliggjøring: Innholdet i arkivet er tilgjengelig. Arkivet er en primærkilde til informasjon, og er tilgjengelig for bruk for publikum og ansatte i virksomheten.
En arkivplan er en samleplan som beskriver arkivdanningen og retningslinjer rundt denne i en offentlig virksomhet, enten statlig, kommunalt eller fylkeskommunalt, over en gitt periode.
Arkivlova sier i § 6 at ”Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid”.
Andre ord som er blitt brukt om arkivplan er dokumentasjonsstrategi og internkontrollverktøy. Arkivplanen til Agder fylkeskommune skal være retningsgivende i forhold til dokumentasjon og arkivarbeid, deskriptiv i forhold til arkivstruktur og ikke minst strategisk i forhold til fremtidige utfordringer.
Arkivplanen skal være et ledd i internkontrollarbeidet i Agder fylkeskommune.
Arkivplanen revideres fortløpende etter årshjulet til seksjon for dokumentasjonsforvaltning av rådgivere ved denne seksjonen. Godkjent arkivplan legges i Public 360 og QM+. For at planen skal være enkelt tilgjengelig, publiseres den også på fylkeskommunens nettsider.
Ved hvert årsskifte eller ved store endringer periodiseres og arkiveres arkivplanen.
Oppdateringer skal gjøres i henhold til endringer i organisasjonen (lover, forskrifter og arkivfaglige oppdateringer) og når nye rutiner som angår informasjon- og dokumentasjonsforvaltning eller systembeskrivelser er på plass. Ved store og helt nødvendige endringer, vurderes ny revisjon publisert før årlig periodisering og arkivering.
Medarbeidere i Agder fylkeskommune samler inn, systematiserer og bearbeider informasjon for å skape best mulig grunnlag for våre beslutninger. Vi skaper arkiv for å dokumentere, bevise virksomhetens aktiviteter, og ivareta organets dokumentasjonsplikt knyttet til virksomhetens kjerneaktiviteter. Dette skjer ikke bare i saks- og arkivsystemet, men også i de mange fagsystemene som er i bruk i fylkeskommunen.
Folk flest assosierer gjerne arkiv med dokumenter og flyten av disse fra innsending til organet og utsending til sluttbruker. Dokumentdefinisjonen i arkivloven er imidlertid teknologinøytral og svært vid. Et dokument blir definert som en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, visning eller overføring (Arkivlova §2).
Denne definisjonen henspiller på et digitalt dokumentbegrep der en informasjonsmengde ikke bare er en fysisk utskrift på papir eller et dokument i PDF, men kan også være en rad i et regneark eller en sammenstilling av opplysninger i en database.
Dokumentasjon blir definert som dokumenter (records) som stadfester eller beviser, det vil si dokumenterer at bestemte handlinger har funnet sted. Det kan være informasjon i en registering som kan ha verdi for ettertiden, slik som logger og godkjenningsprosesser.
Logger og hva som har skjedd med dokumentasjonen i systemet fra den ble skapt til den deponeres for langtidsbevaring, er med andre ord viktig for å dokumentere, bevise og sikre informasjonen for samtid og ettertid. Agder fylkeskommune har mange fagsystemer hvor det produseres og arkivverdig informasjon som har stor verdi som dokumentasjon for ettertiden.
Agder fylkeskommune er en relativ ny organisasjon. Kartlegging av arbeidsprosesser, hvilken informasjon/dokumenter som blir produsert i prosessene og hva slags dokumentasjonskrav de utløser (det vil si hva som skapes og sikres/bevares som arkivinformasjon) er et stort arbeid som Agder fylkeskommune fortsatt er i en prosess med å fullføre.
Forvaltningen, det vil si hele Fylkeskommunen, skal utføre sine forvaltningsoppgaver og påse at saker er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes (jfr. Forvaltningsloven §17). Etter arkivforskriften skal en registrere det som er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon (Forskrift om offentlege arkiv § 9).
Da må virksomhetene selv ha oversikt over sine arbeidsprosesser og hvilke dokumentasjonskrav som stilles for å sikre at vi kan etterprøve og ta vare på dokumentasjonen for samtid og ettertid.
Dokumentasjonskravene følger ofte av særlovgivningen. Særlovgivning er regelverk som styrer organets oppdrag og fagområder (opplæringsloven, barnevernloven, plan- og bygningsloven etc.). Hvilke dokumentasjonskrav som stilles i særlover som går på fagområder (for eksempel opplæringsloven) kan ikke seksjon for dokumentasjonsforvaltning avdekke alene. Det jobbes videre med bevaringsvurdering av fagsystemene i fylkeskommunen. Fullstendig resultatet av dette vil synes i en revisjon av arkivplanen.