Arkivplan for Agder fylkeskommune

7 Arkiv- og bestandsoversikt

7.0 Arkiv- og bestandsoversikt

Seksjon for dokumentasjonsforvaltning har ansvaret for fylkeskommunens digitale og fysiske arkiver, også det som ble skapt før fylkessammenslåingen av Aust og Vest-Agder 01.01.2020. Deponerte arkiver har også fylkeskommunen formelt sett ansvar for. Det vises til kapittel 9 for deponerte arkiver. 

Nedenfor følger en oversikt over nåværende sak- og arkivsystem. Tidligere arkivsystem beskrives også. De gamle basene er pr oktober 2021 samlet i eArkiv og søkbare derifra og disse omtales under kapittel 9.4 Oversikt over deponert elektronisk arkivmateriale.  

7.1 Ordningssystemer - arkivnøkler

Klassifikasjon er en obligatorisk og sentral del i NOARK - Standard for elektronisk arkiv. Alle offentlige virksomheter skal ha et klassifikasjonssystem – ofte kalt en arkivnøkkel – for ordning av sitt saksarkiv. Systemet skal omfatte alle virksomhetens saksområder. 

Hensikten med bruk av arkivnøkler i elektroniske arkiv er blant annet å:

• sikre at dokumenter som har blitt til som resultat av de samme prosessene blir knyttet sammen
• gi en ekstra søkeinngang til arkivmaterialet
• sikre en systematisk oversikt over alle behandlede saker
• være et utgangspunkt for forskjellige oppgaver som bevaring og kassasjon, statistikk
   

Arkivnøkkelen kan være basert på ett eller flere ordningsprinsipp. Oftest bygger den på en inndeling etter emne, men den kan også være funksjons- eller objektbasert. Eksempel på objektordnede serier er personalsaker/mapper, elevmapper ordnet etter navn eller fødselsnummer og byggesaker ordnet etter gårds- og bruksnummer. 

Saksarkivet i Agder fylkeskommune er fullelektronisk. Det arkiveres elektronisk etter K-kodeprinsippet. K-koder er en forkortelse for "kommunale koder" og er navnet på den felles arkivnøkkel som KS har utarbeidet for bl.a. kommuner for arkivering av saksdokumenter.

Siste versjon av nøkkelen heter K-koder - kommunenes arkivnøkkel - hovednøkkel 2020-2023 og er den som er i bruk i Agder fylkeskommune. 

7.2 Aktive elektroniske arkivsystem

7.2.1 Sak- og arkivsystemet Public 360

 

7.2.2 Arkivdeler i Public 360

Nedenfor følger en beskrivelse av hver arkivdel/arkivserie i nåværende sak-og arkivsystem, Public 360. Hver ny arkivdel har en egen ramme og tabell.

 

 

 

Arkivdeler knyttet til vertssamarbeid

 

7.3 Systemoversikt - fagsystem 

Agder fylkeskommune bruker mange fagsystem i sin arbeidshverdag, noen rene oppslagsverk eller tekstbehandlingsprogram, mens andre igjen innehar mer saksbehandlings og beslutningstøttefunksjoner og dermed også innehar bevaringsverdig dokumentasjon. Det vises til oversikt som avdeling for Jus og Informasjonsforvaltningsseksjonen har ansvar for å vedlikeholde: System/applikasjonsoversikt.

7.4 Fagsystem med arkivkjerne

7.4.1 Visma Flyt PPT - systembeskrivelse

7.4.2 Visma InSchool - systembeskrivelse

7.5 Fellesløsning Statens vegvesen og fylkeskommunene

Public 360-online fellesløsningen for Statens vegvesen og alle landets fylkeskommuner ble tatt i bruk mai 2020. Basen er kun en søkebase for Mime, Statens vegvesens saks- og arkivløsning fra oktober 2015 - desember 2019. Det er gjort et uttrekk av dokumenter som angår fylkesveg og riksveg i denne perioden, som er tilgjengelig på følgende adresse:
Uttrekk av dokumenter som omhandler fylkesveg og riksveg oktober 2015 til desember 2019.

Agder fylkeskommune har ikke noe arkivansvar i denne basen, men saksbehandler kan få tilgang, de får da kun leserrettigheter til dokumentene i basen. 

Det er to superbrukere/brukeradministratorer i Agder fylkeskommune som skal gi tilganger til fellesløsningen. 

Sveis-basen fra Statens vegvesen (dokumenter fra før 2015) ble ikke innlemmet i fellesløsningen. Dokumenter fra før 2015 må en ta kontakt med Statens vegvesen for å bestille. Se rutine for utlån fysisk materiale. Se også kapittel 7.6.4 for utlånt eiendomsarkiv fra Statens vegvesen. 

7.6 Papirarkiv – oversikt over dagligarkiv og bortsatte arkiver 

Arkiv som har blitt skilt ut etter periodisering skal normalt overføres til bortsettingsarkiv. Arkivmaterialet i bortsettingsarkivet skal normalt avleveres til depot når det er 25-30 år gammelt med unntak av personsensitive arkiver, som avleveres etter 10 år. Avvik fra denne regelen må avtales med ledelsen for fylkeskommunens depotordning. Arkivmaterialet bør være ordnet slik at bevaringsverdig og kassabelt materiale er oppbevart hver for seg. De journalførende enhetene har selv ansvaret for å holde vedlike systematikk og orden i bortsettingsarkivene.

Arkivlokaler som skal benyttes til bortsettingsarkiv, skal kunne klassifiseres som spesialrom for arkiv. I tillegg til kravene for dagligarkiv skal spesialrom for arkiv tilfredsstille disse kravene:

• Tilfluktsrom skal ikke brukes som arkivlokale, annet enn til oppbevaring av arkivmateriale som er vedtatt kassert etter en viss tid.
• Lokalene skal være innredet slik at arkivmaterialet ikke står tett inntil vegger og tak eller rett på golvet.
• I spesialrom for arkiv skal det ikke være vannrør.
• I spesialrom for bortsettingsarkiv skal bygningsdelene minst ha brannmotstandsevne REI 60 og utføres i materialer som er avgrenset brennbare.
• Spesialrom for arkiv skal ha selvlukkende dør. De skal normalt ikke ha vinduer.
• Reoler skal være av ikke brennbart materiale.
• Spesialrom for arkiv skal ha automatisk brannalarm.
• Spesialrom for arkiv skal være sikret med særskilt innbruddsalarm.
• Spesialrom skal varmes opp med varmekabler i gulv eller i egne vernekonstruksjoner eller med varmluftsanlegg.
• Arkivskap med brannmotstandsevne EI 90 eller høyere kan brukes til oppbevaring av bortsettingsarkiv, i stedet for spesialrom.

Lokalisering av papirarkiver: 

Agder fylkeskommune har sentralisert arkivtjenesten. Seksjon for dokumentasjonsforvaltning har lokasjon på Administrasjonsbygget i Arendal. Fortsatt har man et bortsettingsarkiv på Fylkeshuset i Kristiansand, men dagligarkivet er i Arendal sammen med bortsetingsarkivet fra tidligere Aust-Agder. I tillegg har det vært arkiver plassert ut på enhetene/virksomhetene (skolene/tannklinikkene), men hovedparten av disse er avlevert/deponert. Det vises til kapittel 9 for mer om deponering av bortsatte arkiv.

7.6.1 Dagligarkivet i Arendal

Dagligarkivet befinner seg på Fløyheia, administrasjonsbygget, i 5 etasje. Adresse: Ragnvald Blakstads vei 1, 4838 Arendal. Det er montert kortleser inn til seksjon for dokumentasjonsforvaltning hvor adgangen er begrenset, til ansatte på seksjonen samt renholdspersonell og bygningsansvarlig. 

Følgende arkiver befinner seg på dagligarkivet: (se neste side)

7.6.2 Bortsettingarkivet i Arendal

Bortsettingsarkivet befinner seg på Fløyheia, administrasjonsbygget, i kjelleren hus 2. Adresse: Ragnvald Blakstads vei 1, 4838 Arendal. Det er kun ansatte på seksjon for dokumentasjonsforvaltning som har tilgang til nøkkel og arkivlokalet. 

Følgende materiale befinner seg i arkivlokalet pr. juni 2022:

Totalt: 221 hyllemeter 

*Aksjeselskaper:  

• Sørlandsreiser AS (1,2hyllemeter)
• Aust-Agder utviklings- og kompetansefond (1,2 hyllemeter)
• Aust-Agder næringsselskap (9 hyllemeter) 
• Fylkeshuset AS – ikke pakket (0,5 hyllemeter)

Diverse:

• Personalsaker – delvis pakket = ca. 1,5 hyllemeter 
• Jan Petter Røinaas (innkjøp) - Permer og esker, ikke pakket = 2 hyllemeter

7.6.3 Bortsettingsarkivet i Kristiansand

Bortsettingsarkivet befinner seg i kjelleren på Fylkeshuset i Kristiansand. Adresse: Tordenskjolds gate 65, 4614 Kristiansand. Det er kun ansatte på seksjon for dokumentasjonsforvaltning som har tilgang til nøkkel og arkivlokalet. Saksbehandler må ta kontakt med seksjonen for å gjøre avtale. Se rutine på saksnr. 22/16998-1. Oversikt over hva slags arkiver som finnes i bortsettingsarkivet i Kristiansand, finnes på saksnr. 21/19819-11 i Public 360. 

7.6.4 Utlånt eiendomsarkiv fra Statens vegvesen

På bakgrunn av avvikling av sams vegadministrasjon, er det inngått avtale mellom arkiveier Statens vegvesen og Agder fylkeskommune om utlån av etablert fysisk arkiv tilhørende Statens vegvesen for den del som gjelder fylkesveg og som befinner seg på vegvesenets lokasjon i Kristiansand (Rigedalen 5), jfr. avtale saksnr. 20/25873-6. Arkivets innhold på 42 hyllemetere fra perioden 1970-2006 omhandler oppgaver knyttet til eiendomssaker, slik som grunnerverv, skjønn, kart- og oppmålingsforretninger, kjøpekontrakter og avtaler, jordskifte, skjøte, økonomiske oppgjør. 

7.7 Papirarkiv – oversikt over deponerte arkiver 

Det vises til kapittel 9.3 for oversikt over deponerte papirarkiver. 

7.8 Oversikt over Interkommunale samarbeid – arkivansvar

Det vises til rutiner og teori beskrevet under kapittel 3.5 (Arkivansvar Interkommunale samarbeid). Nedenfor skisseres i praksis hvilke samarbeid som er inngått hvor Agder fylkeskommune har arkivansvar. Se tabelloversikt neste side. Skjemaoppsettet som er brukt er hentet fra Arkivverkets veileder:

Veileder for arkiv ved interkommunale samarbeid - Arkivverket

7.9 Oversikt over integrasjoner mot Public 360