4 Reglement
Her beskrives de mest sentrale lover og forskrifter som gjelder for i dokumentasjonsforvaltningsarbeidet i offentlig forvaltning og Agder fylkeskommune.
Arkivloven (Lov av 4. des. 1992 nr. 126)
Arkivloven
Arkivlova som trådte i kraft 1. januar 1999 legger føringer for offentlig arkivdanning og for arkivdepoter som tar vare på offentlige arkivskapers arkivmateriale.
Gjeldende arkivlov har som formål å sikre at arkiv som har kulturell eller forskningsmessig verdi eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for ettertida. Alle offentlige organer plikter å holde arkiv. Alle offentlige arkivskapere er regulert av Arkivlova i sitt arbeid, og dermed har også Agder fylkeskommune et selvstendig ansvar for å overholde de påleggene arkivloven gir.
Forvaltningsorgan som ikke overholder arkivloven eller forskrifter som er gitt i medhold av arkivloven, kan straffes med bøter (jfr. arkivloven § 22).
Arkivlova gjennomgår ellers en moderniseringsprosess hvor dokumentasjonsplikten fremheves, uavhengig av i hvilket system den forekommer i. Forslag til ny lov har vært ute til høring:
Forslag til ny Arkivlov på høyring - regjeringen.no
Arkivforskriften Forskrift om offentlige arkiv av 11. desember 1998, nr. 1193 (arkivforskriften). Sist endret 01.01.2018.
Arkivforskriften
Arkivforskriften utdyper Arkivloven og gjelder for alle offentlige arkivskapere. Hver administrativ enhet i Agder fylkeskommune har et selvstendig ansvar for å overholde de påleggene arkivforskriften gir.
Forskriften regulerer arkivdanningen i offentlige arkiver og danner utgangspunkt for egne, interne instrukser. Det er forbudt for ansatte i offentlig organ å medvirke til at arkivmateriale blir kassert i strid med arkivloven eller forskrifter gitt i medhold av arkivloven.
Ansatte som foretar uhjemlede kassasjoner, kan straffes med bøter (jf. Arkivforskriften § 3- 21 siste ledd).
Forskrift om Riksarkivarens bestemmelser, formelt Forskrift 19.12.2017 nr. 2286 om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver, trådte i kraft 1. januar 2018.
Forskrift om Riksarkivarens bestemmelser
Forskriften gir utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om arkivrutiner, arkivlokaler, lagringsmedier, avleveringsrutiner og bevarings- og kassasjonsregler.
Riksarkivarens forskrift er inndelt i 14 kapitler, hvorav kapittel 10-13 ikke har innhold ennå:
Kapittel 1. Arkivplan
Kapittel 2. Arkivlokaler og oppbevaring av arkiv
Kapittel 3. Krav til arkivsystem og elektronisk behandling av arkivdokument
Kapittel 4. Periodisering
Kapittel 5. Elektronisk arkivmateriale. Lagringsmedier, format og avlevering.
Kapittel 6. Avlevering og overføring av papirarkiv
Kapittel 7. Bevaring og kassasjonsbestemmelser, først generelle regler (del I), så regler for egenforvaltningssaker i statlige organer (del II), og til slutt bevarings- og kassasjonsbestemmelser for fylkeskommunale og kommunale arkiv skapt etter 1950 (del III).
Kapittel 8 Konvertering for digital bevaring
Kapittel 9. Mikrofilm
Fullstendig forskrift
- Lov om elektroniske tillitstjenester erstatter esignaturloven av 2001 som ble opphevet i 2018.
- Lov om gjennomføring av EUs forordning om elektronisk identifikasjon og tillitstjenester for elektroniske transaksjoner i det indre marked
- Opplæringsloven
- Plan- og bygningsloven av 14.6.1985 sist endret 27. juni 2008
- Lov om Grunnerverv
Dette er ikke en uttømmende liste. Det vises til kvalitetssystemet QM+ under fanen Lovgrunnlag for kommuner:
Quality Manager (qmplus.com).
Forskrift om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen (eForvaltningsforskriften) av 25.6. 2004, sist endret 5. august 2014.
Forskriftens formål er å legge til rette for sikker og effektiv bruk av elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen. Forskriftens § 26 punkt 2 slår fast at dersom innkomne dokumenter med elektronisk signatur skal konverteres til annet format, er det arkivtjenestens oppgave å verifisere signaturen.
Retningslinjer for bruk av e-post i statsforvaltningen
Revidert utgave 2001. Utgitt av Arbeids- og administrasjonsdepartementet og Kulturdepartementet.
Dette er en veiledning om når du kan bruke e-post, hva slags dokumenter som ikke kan eller ikke bør sendes som e-post, offentlig innsyn, journalføring og arkivering og omfanget av plikten til å besvare e-postmeldinger. Kan brukes i all offentlig forvaltning, også fylkeskommuner.
Avdeling for Jus og informasjonsforvaltning i Agder fylkeskommune har i tillegg laget en egen epostveiledning for ansatte I fylkeskommunen:
Regler for sending av e-post
Yrkesetiske retningslinjer for arkivarer
Vedtatt på generalforsamlingen til ICA (International Council on Archives) i Beijing i 1996 og gjelder for arkivarer i hele verden.
Digitaliseringsrundskrivet
Digitaliseringsrundskrivet er en sammenstilling av pålegg og anbefalinger om digitalisering i offentlig sektor. Agder fylkeskommune plikter å gjøre relevante tjenester mot innbyggere og næringsliv digitale. Fylkeskommunen arbeider kontinuerlig for å effektivisere og digitalisere sine publikumstjenester.
Fra 1. februar 2016 ble det obligatorisk for alle statlige virksomheter og kommuner å bruke Digital postkasse til innbyggere når de kommuniserer med innbyggere. Sending av sikker digital post fra sak/arkivsystemet Public 360 via SvarUt er tatt i bruk. Fylkeskommunen har også innført SvarInn.
Nytt digitaliseringsrundskriv ble sendt ut fra regjeringen i januar 2022 og kan leses her:
Digitaliseringsrundskrivet
Kapittel 1.3 er nytt og viktig i forhold til forvaltning av dokumentasjon:
Digitaliseringsrundskrivet 2022, del 1.3 Bygg inn arkiveringsfunksjoner
Krav:
Arkivpliktig digital informasjon skal behandles i samsvar med arkivloven med tilhørende forskrifter. For all arkivpliktig digital informasjon, også informasjon som ikke er journalføringspliktig, skal offentlige virksomheter ha rutiner som sikrer arkivering og vedlikehold av informasjonsinnholdet og rutiner som bl.a. sikrer mot ikke-autoriserte endringer og slettinger.
Dette gjelder for informasjon både i fagsystemer og i saksbehandlingssystemer. Systemer som brukes til arkivering av journalføringspliktig informasjon, skal også følge krav som er fastsatt i Norsk arkivstandard (Noark), se forskrift om offentlige arkiv § 11.
Anbefaling:
Ved anskaffelse av systemer for behandling av arkivpliktig informasjon bør arkivfunksjoner inngå i systemene fra starten av, slik at arkiveringen kan skje mest mulig automatisert.
Forvaltningsloven (lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker, av 1. januar 1970, sist endret 01.11.2019)
Forvaltningsloven.
Forvaltningsloven (fvl.) gir retningslinjer for offentlige organers saksbehandling. Fvl. §11a omhandler saksbehandlingstid og foreløpig svar, og er en del av grunnlaget for seksjon for dokumentasjonsforvaltnings rolle når det gjelder oppfølging av ubesvarte henvendelser i saksbehandling. Oppfølging av saksbehandlingen innebærer arkivtjenestens ansvar om restansekontroll jf. opphevet arkivforskrift § 3.
Endringene i loven som trådte i kraft februar 2014 støtter digital kommunikasjon (jf. Forvaltningsloven § 15 a 1). Det enkelte offentlige organ må selv digitalisere sine arbeidsprosesser og tjenester.
Digital kommunikasjon er hovedregelen også for kommunikasjon med innbygger, men vedkommende har rett til å reservere seg mot å få vedtak og andre viktige brev digitalt. Nasjonale felleskomponenter som Altinn og ID-porten er byggeklosser til virksomhetenes digitaliseringsarbeid. Agder fylkeskommune jobber i tråd med dette.
Forskrift til forvaltningsloven av 1. januar 2007, sist endret 01.04.2019:
Forvaltningslovforskriften.
Denne forskriften regulerer blant annet myndighet til å gi forskerinnsyn samt partsinnsyn i saker om tilsetting i offentlig forvaltning.
Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd LOV-2006- 05- 19-16 med ikrafttredelse 1.1.2009, sist endret 15.06.2018:
Offentleglova.
Offentlighetsloven gir publikum rett til innsyn i offentlig informasjon og i offentlige arkivskapers dokumenter. Den styrker retten til innsyn i saksdokument, journaler og lignende register i forvaltningen.
Loven støtter også opp EU-direktivet 2003/98/EF om videre bruk av informasjon fra offentlig sektor. Dette innebærer at standardlisenser for bruk av offentlig informasjon skal være digitalt tilgjengelig for nedlastning.
Offentlegforskrifta, forskrift til offentleglova, av 1. januar 2009:
Offentlegforskrifta.
Forskriften slår fast at offentlighetslovens rett til innsyn gjelder uavhengig av hvilket medium informasjonen er lagret på.
Den regulerer også hvilke virksomheter som skal tilgjengeliggjøre journaler på Internett, jfr. §6.
Agder fylkeskommune er ikke pliktig å tilgjengeliggjøre journalen, men praktiserer innsynsretten og publiserer sin offentlige journal eksternt.
Personopplysningsloven, lov om behandling av personopplysninger (lov av 20. juli 2018):
Personopplysningsloven
Personopplysningsloven regulerer behandling, registrering og bevaring av personopplysninger. Innsynsrettigheter er også regulert i personopplysningsloven. En fysisk identifiserbar person kan be om innsyn i hva slags personopplysninger Agder fylkeskommune behandler om vedkommende.
Personopplysningsforskriften, for forskrift om behandling av personopplysninger. Forskrift av 20. juli 2018:
Personopplysningsforskriften.
Personopplysningsforskriften presiserer personopplysningslovens virkeområde og gir utfyllende bestemmelser om krav til informasjonssikkerhet og internkontroll.
Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven).
Den nye kommuneloven kapitlene 1 til 13, 17 til 27 og 30 og 31 inneholder de generelle bestemmelsene i loven, bestemmelsene om folkevalgte og administrasjonen, og bestemmelser om interkommunalt samarbeid. I tillegg inneholder de bestemmelser om egenkontroll i kommunene og statlig kontroll og tilsyn.
Sikkerhetsloven gjelder for behandling av dokumenter som av sikkerhetsmessige grunner må beskyttes.
Tiltak, handlinger og vurderinger for å hindre at personer som vil kunne utgjøre en sikkerhetsrisiko, plasseres eller er plassert slik at risikoen aktualiseres.
Straffeloven
Straffelovens § 205: Krenkelse av retten til privat kommunikasjon begrenser hvilken post arkivet har rett til å åpne: " Med bot eller fengsel inntil 2 år straffes den som uberettiget åpner brev eller annen lukket skriftlig meddelelse som er adressert til en annen, eller på annen måte skaffer seg uberettiget tilgang til innholdet ". Dette innebærer at hvis posten er adressert med en persons navn først, er det kun denne personen som kan åpne brevet.
Dette må ses i sammenheng med arkivforskriftens § 3-1 annet avsnitt: "Personleg adressert post, dvs. brev der personnamnet er nemnt før namnet på organet, skal leverast uopna til adressaten, med mindre organet har inngått avtale med adressaten om at arkivtenesta kan opne slik post".
Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69. Sist endret ved lov av 17.06.2017.
Veiledning til reglene om offentlige anskaffelser er utgitt av Administrasjons- og fornyingsdepartementet, sist oppdatert desember 2013. Lov om offentlige anskaffelser regulerer blant annet krav til dokumentasjon i offentlige anskaffelser.
Elektronisk system for offentlige anskaffelser (KGV levert av EU Supply) er innført via integrasjon til Public 360 i Agder fylkeskommune. Et slikt system vil ivareta de lovmessige kravene til elektronisk kommunikasjon og sporbarhet i anskaffelsesprosessen.
Saksdokument i offentlige arkiv kan lagres elektronisk. Det forutsetter at det brukes fullgode system, rutiner, dokumentlagringsformat og lagringsmedium som er godkjent av Riksarkivaren gjennom generelle bestemmelser eller enkeltvedtak.
Riksarkivarens forskrift, kapittel 3, spesifiserer krav til arkivsystem og elektronisk behandling av arkivdokument. Videre spesifiseres det i kapittel 5 bestemmelser om elektronisk arkivmateriale - herunder lagringsmedier, format og avlevering.
Riksarkivarens forskrift kapittel 3.
Riksarkivarens forskrift kapittel 5.
Det vises til senere kapittel, 6.1.2 for beskrivelse av gyldige filformater som er satt opp i Public 360.
Arkivforskriften § 6 inneholder bestemmelser om lagringsmedium og format. Arkivmateriale skal lagres på medium og i format som oppfyller nødvendige krav til holdbarhet, og som gjør det mulig å benytte materialet.
Arkivforskriftens § 6.
Alle dokumenter fra 1950 eller før skal bevares som originaldokument. Dette gjelder òg for originaldokument fra 1951 eller senere dersom de har særskilt historisk verdi som gjenstander. Informasjon i andre originaldokument kan overføres til nytt lagringsmedium og bevares i det nye lagringsmediet.
Fylkeskommunale arkivskapere skal bare bruke godkjent permanent papir (ISO 9706) til saksdokumenter, i møtebøker og kopibøker. Skriveutstyr, kopimaskiner og skrivere skal produsere lysekte skrift.
Spesialpapir og resirkulert papir er ikke permanent og må ikke legges sammen med arkivdokumenter. Arkivutstyr som saksomslag og liknende skal være av en slik kvalitet at de ikke påfører arkivdokumentene skade.
Arkiv skal oppbevares i lokale som er sikret mot brann og vannlekkasjer og er utilgjengelig for uvedkommende.
Regler for arkivlokaler finnes i Riksarkivarens forskrift kapittel 2, og i Arkivforskriftens§ 7.
Riksarkivarens forskrift kapittel 2.
Arkivforskriftens § 7.
Definisjoner og regler for arkivbegrensning, bevaring og kassasjon finnes i forskrift om offentlege arkiv (arkivforskriftens §§ 14-15).
Arkivbegrensning
For å sikre gjenfinning og en effektiv bruk av ressurser skal mengden arkivmaterialet begrenses.
Følgende materialer skal arkivbegrenses: trykksaker og rundskriv, konsept, kladder, ekstra kopier, interne meldinger og lignende (som ikke har verdi som dokumentasjon).
Mulige unntak og flere eksempler nevnes i arkivforskriften § 14.
Bevaring
Et bevaringspåbud gjelder for arkivverdig materiale. Noen eksempler for arkivverdig materiale er arkivmateriale eldre enn 1950 og arkivplaner.
I arkivforskriften § 15 opplistes ytterligere typer dokumenter som skal bevares.
Kassasjon
Noe arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling eller hatt verdi som dokumentasjon kan i henhold til kassasjonsregler fjernes fra arkivet. I riksarkivarens forskrift finnes spesielle kassasjonsbestemmelser for enkelte saksområder under kapittel 7. I prinsippet gjelder alle bestemmelsene i arkivlov og forskrift både for arkivmateriale på papir og elektronisk.
I Norge er det utarbeidet et skjema som anbefales brukt av alle og til alle typer arkiver – både statlige, kommunale og private. Dersom alle oppbevaringsinstitusjoner følger standarden, vil brukerne raskere og enklere kunne orientere seg i de forskjellige arkivene. Den største fordelen ligger i at det i gjenfinningsmidlene – de tradisjonelle papir- og nettkatalogene – framgår hvilken rekkefølge seriene kommer i og at opplysningene kan komprimeres.
Serie A–E er forbeholdt administrative arkivserier som gjerne produseres av alle arkivskapere med en kontorfunksjon. I de fleste tilfeller er dette hoveddelen av arkivet, både i betydning og volum.
Seriene F–O benyttes på spesialserier, og disse kan disponeres fritt og kan derfor tilpasses strukturen i hvert enkelt arkiv.
Seriene P–Z er tenkt brukt for materiale inndelt etter særskilt funksjon (P–S), medium eller format (T–W) og diverse og referansemateriale (X–Z).
Fylkeskommunen forholder seg til sentralt regelverk innenfor alle fagområder. Likevel har fylkeskommunen laget lokale instrukser og reglementer, som for eksempel:
Administrativt delegeringsreglement for Agder fylkeskommune.
På dokumentasjonsforvaltningsområdet kan følgende nevnes:
Digital lagring i Agder fylkeskommune.
Rutine for tilgangsstyring i Agder fylkeskommune.
Rutine og rollebeskrivelse for tjenesteeiere, systemeiere og systemansvarlige.
Brukerhåndbok - Politisk sekretariat - rutine for saksbehandlere.
Rutine for produksjon av styrende dokumenter til dokumentbiblioteket i QM+ i Agder fylkeskommune.
Flere og enda mer utdypende og konkrete rutiner finnes i kapittel 5