6 Dokumentasjonskrav i Agder fylkeskommune
Kapittel 3 i Riksarkivarens forskrift inneholder krav til arkivsystemer for elektroniske dokumenter. Dokumentasjonen skal være en del av arkivplanen.
Kravene til hvilke instrukser, rutiner og ansvarsforhold som skal være dokumentert står i disse paragrafene (lovdata.no): § 3-2 Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem, § 3-4 Oppbevaring og sikring og § 3-6 (2) Destruksjon av papirversjonen etter skanning i den løpende arkivdanningen.
§ 3-2 Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem
Denne paragrafen sier at det skal utarbeides instruks for organet som beskriver ansvar, rutiner og rettigheter knyttet til opprettelse, mottak, utveksling, vedlikehold og bruk av arkivdokumenter i arkivsystem.
Følgende ansvarsforhold og rutiner skal beskrives:
- Ansvar for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter
- Hvilke spesifikke rettigheter for behandling av arkivdokument som tildeles brukere av systemet med tilhørende roller
- Hvilke typer dokumenter som skal autentiseres og signeres, samt regler og rutiner for signering av dokumenter, herunder bruken av digital signatur
- Ansvar og rutiner for kvalitetssikring av registreringen og arkiveringen
- Ansvarsforhold og prosedyrer for registrering, journalføring og arkivering av dokumenter som sendes og mottas
- Rutiner som definerer ansvar for fordeling av dokumenter, retting av registrerte journal- og arkivopplysninger, avskrivning og ferdigstillelse av dokumenter, vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet og registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette
- Prosedyrer for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ute av drift
§ 3-4 Oppbevaring og sikring
Det skal utarbeides rutiner for organet som beskriver hvordan arkivdokumentene oppbevares og sikres, herunder
- hvilke lagringsmedier og arkivformat som brukes
- hvilke kategorier av saker og dokumenter som skal arkiveres elektronisk, og hvilke som eventuelt iht. formkrav i lov- og regelverk eller av andre grunner skal arkiveres på papir
- ansvarsforhold og prosedyrer for konvertering av dokumenter til arkivformat, herunder tidspunkt for konvertering og retningslinjer for destruksjon av mottatte papirdokumenter som er skannet og arkivert elektronisk
- en plan for periodisering av arkivet og vedlikehold av materialet inntil det kan overføres til arkivdepot
- iverksatte rutiner og tiltak for beskyttelse av dokumenter og ivaretakelse av informasjonssikkerhet.
§ 3-6 (2) Destruksjon av papirversjonen etter skanning i den løpende arkivdanningen.
Når arkivdokumenter på papir blir skannet i tråd med kravene i § 5-15, og de arkiveres elektronisk som ledd i den løpende arkivdanningen, kan papirversjonen av dokumentene destrueres. Arkivskaper har ansvar for å vurdere hvilke konsekvenser destruksjon vil kunne ha for juridiske rettigheter og plikter for organet selv eller for andre, og påse at behov for bevaring av originalmediet blir ivaretatt.
Destruksjon må ikke skje dersom lovbestemte formkrav, for eksempel krav om håndskrevet signatur eller andre juridiske hensyn, krever at papirversjonen bevares. Det er ikke adgang til å destruere originaldokumenter som kommer inn under destruksjonsforbudet i § 8-7.
Dokumentasjonskravene gjelder alle fullelektroniske systemer som styrer arkivering av, og tilgang til arkivdokumenter - både sak-/arkivsystemer og fagsystemer.
Kravene begrenser seg altså ikke til systemer for saksdokumenter som skal journalføres, men gjelder alle elektroniske arkivdokumenter. Så lenge systemene inneholder elektroniske arkivdokumenter, gjelder kravene i forskriften. Det inkluderer elektronisk arkivering i: sak-/arkivsystem med Noark-kjerne, fagsystemer, fagsystem med integrasjon til Noark-kjerne, fagsystem med integrasjon til sak-/arkivsystem.
Beskrivelse av ansvar, rutiner og rettigheter i § 3-2 må utarbeides per system. For fagsystem som arkiverer mot Noark, kan rutiner for oppbevaring og sikring i § 3-4 være lik beskrivelsen for sak-/arkivsystemet eller Noark-kjernen.
Arkivansvaret er ikke definert tydelig og følgelig er det også uklart hvilken rolle og hvilket ansvar systemeier har for å utarbeide dette.
Når det gjelder alle funksjonsområdene og den tilhørende dokumentasjonen som skapes, vises det til Agder fylkeskommunes bevaring- og kassasjonsplan. Dokumentasjonskravene og hva som er bevaringsverdig informasjon er tiltenkt at skal beskrives der.
Interne ansvarsforhold og rutiner
1. Ansvar for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner
Det er systemeier for Public 360 (seksjonsleder for seksjon for dokumentasjonsforvaltning) og systemansvarlige (rådgivere ved seksjon for dokumentasjonsforvaltning) som har ansvar for brukertilgang i saks- og arkivsystemet Public 360, både godkjenning av nye brukere, deaktivering og avslutting av brukere. Det er leder for medarbeider som bestiller eller avbestiller brukertilgang. Det vises til følgende interne rutine:
Rutine for vedlikehold av tilganger i Public 360 via arbeidsflyt i Brukertilgang.
2. Hvilke spesifikke registrerings- og arkiveringsrettigheter som tildeles ledere og saksbehandlere
Ledere har følgende registrerings- og arkiveringsrettigheter:
- Adgang til å opprette journalposter og dokumenter
- Adgang til funksjoner for registrering og retting
- Adgang til å registrere merknader
- Adgang til å registrere behandlingsplan for utvalgsbehandling av en sak
- Rett til å gi saksbehandlere rettigheter til dokumenter de selv ser
Begrensninger:
- Alle andre registreringsfunksjoner og skriverettigheter for tilgangsbegrensede saker som man ikke er medlem av, er begrenset til egen administrativ enhet eller enheter som er underlagt denne.
Saksbehandlere har følgende registrerings- og arkiveringsrettigheter:
- adgang til å opprette journalposter og dokumenter
- adgang til funksjoner for registrering og retting
- adgang til å registrere merknader
- adgang til å registrere behandlingsplan for utvalgsbehandling av en sak (hvor vedkommende er saksansvarlig)
Begrensninger:
- Adgangen til å opprette journalposter er blant tilgangsbegrensede saker begrenset til sakene hvor vedkommende er saksansvarlig eller saksbehandler eller medlem av tilgangsgruppe på annen måte.
- Alle andre registreringsfunksjoner og skriverettigheter er begrenset til saker hvor vedkommende er saksansvarlig, eller journalposter med tilhørende dokumenter hvor vedkommende er saksbehandler.
3. Ansvarsforhold og prosedyrer for registrering og arkivering av saksdokumenter som sendes og mottas som e-post
Mottak
Agder fylkeskommune har ett sentralt e-postmottak. Som all annen post, er det seksjon for dokumentasjonsforvaltning som åpner posten her og som har ansvaret for å registrere de arkivverdige dokumentene mottak til postmottak-epostkontoen. Når saksbehandleren mottar e-post direkte (utenom det sentrale e-postmottaket), plikter saksbehandleren å vurdere om det er arkivverdig post som må journalføres. Er saksbehandleren i tvil, kan seksjon for dokumentasjonsforvaltning kontaktes. Dersom e-posten er arkivverdig, må e-posten straks registreres, av saksbehandler selv.
Sending
Saksdokumenter kan ekspederes med e-post hvis det ikke er spesielle krav om underskrift o.l. som forhindrer dette. Saksbehandler plikter da å sørge for at e-posten blir registrert i sak-/arkivsystemet. Brev som er unntatt offentlighet, skal ikke sendes som e-post med mindre det benyttes kryptering, noe Agder fylkeskommune ikke pr nå gjør.
Se ellers sentrale retningslinjer for epost i Agder fylkeskommune:
Regler for sending av e-post
4. Ansvarsforhold og prosedyrer for konvertering av saksdokumenter til arkivformat, herunder tidspunkt for konvertering
Saksdokumenter blir automatisk konvertert til riktig arkivformat når journalposten får status ekspedert eller journalført. Det er satt opp en automatisk konverteringsjobb i administrator. Seksjon for dokumentasjonsforvaltning kontrollerer ved journalføring om konverteringen har vært vellykket.
5. Operatøransvar, arbeidsprosedyre og rutiner for kvalitetssikring ved skanning av innkomne papirdokumenter
Seksjon for dokumentasjonsforvaltning har operatøransvaret for skanningen av innkomne papirdokumenter. Etter at dagens post er sortert, journalføres og skannes de arkivverdige dokumentene inn omgående. Når skanningen er ferdig, kontrolleres følgende:
- At alle mottatte dokumenter er skannet og arkivert
- At alle sider er kommet med på hvert dokument
- At skanningen kvalitetsmessig er god nok –
- At det er samsvar mellom arkiverte dokumenter og registrerte opplysninger
Se ellers kapittel 5.1.4 Skanning- og makuleringsrutiner
6. Ansvar og rutiner for kvalitetssikring av registreringen og den elektroniske arkiveringen
Den som oppretter dokument har primæransvaret for at det blir registrert på korrekt måte. Seksjon for dokumentasjonsforvaltning har ansvaret for å kvalitetssikre alle registreringer som blir gjort i journalen. Dette gjøres snarest mulig etter at dokumentet er ferdigstilt. Hva som sjekkes i kvaliteskontrollen er beskrevet i:
Rutine for kvalitetssikring og journalføring
7. Dersom digital signatur anvendes: regler og rutineopplegg for bruken
Agder fylkeskommune bruker elektronisk godkjenning av dokumenter via funksjoner arbeidsflyt – godkjenning i Public 360. Utgående dokumenter blir merket med at de er elektronisk godkjent.
Dokumenter kan bli sendt til ekstern mottaker med elektronisk signering ved bruk av Posten sin signeringsfunksjon som er integrert i Public - eSignering.
Alle ledere og saksbehandlere har tilgang til eSignering. Det vises til:
eSignering i Public 360 – Utvidet orientering
Det vises også til:
Kort veiledning – hvordan sende et brev tileSignering.
8. Rutiner som definerer opplegg og ansvar for fordeling av dokumenter
Se kapittel 5.1 for fordelingsrutine i Public 360
- Retting av registrerte journal- og arkivopplysninger
Uriktige journal- og arkivopplysninger skal rettes opp snarest mulig. Brukere av Public 360 kan rette opplysninger der de selv er saksansvarlige. Oppdager de feil der de selv ikke er ansvarlig, skal de straks melde fra til seksjon for dokumentasjonsforvaltning. Arkivarrollen som alle ansatte ved seksjon for dokumentasjonsforvaltning innehar, kan rette feil i alle saker, men må kontakte saksansvarlig ved eventuell tvil.
- Avskrivning av ferdigstilte dokumenter
Saksbehandler har ansvaret for å avskrive alle dokumenter i en sak de er ansvarlige for, enten svaret er via utgående journalpost, telefon eller at dokumentet tas til etterretning. Seksjon for dokumentasjonsforvaltning kvalitetssikrer avskrivninger ved avslutning av saker og ved utarbeidelse av restanselister.
- Vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet
Agder fylkeskommune praktiserer meroffentlighet. Offentlighetsvurderingen av inngående brev foretas av seksjon for dokumentasjonsforvaltning. Hvis tvil, kontaktes den enkelte administrative enhet, avdelingslederen eller den som har fått fullmakt til det, avgjør hvilke saksdokument som skal unntas fra offentlig innsyn. Unntakene blir registrert i Public 360 med lovhjemmel. Dokumenter som er vurdert eller skal vurderes unntatt offentlighet, gis også tilgangskode i systemet. For slike dokumenter tas det avgjørelse om innsyn i det enkelte tilfelle når det foreligger en begjæring.
- Registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette
Når saksbehandler har avgjort at et saksdokument skal unntas fra offentlig innsyn, registreres dette i Public 360 med henvisning til korrekt lovhjemmel. Det må også gis korrekt tilgangskode i systemet.
9. Nødprosedyrer for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ute av drift.
Dersom systemet er ute av drift, gjelder følgende prosedyre:
Rutine for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ute av drift
Sikker oppbevaring av elektronisk dokumentasjon er avgjørende for tilliten til at dokumentasjonen forblir uendret og anvendelig. Den skal kunne hentes frem igjen med samme bevisverdi lenge etter at den ble dannet, selv om teknologien og arkivsystemene har endret seg. Derfor er det nødvendig å dokumentere hvordan elektroniske arkivdokumenter blir oppbevart, vedlikeholdt og sikret. Mye av dette er allerede beskrevet i kapittel 5.6 – Tilgang og sikkerhet i Agder fylkeskommune.
Arkivforskriften § 6 fastsetter at det skal benyttes godkjent lagringsmedium til arkivmateriale som skal bevares for ettertiden. Man skal bruke systemer og rutiner som sikrer autentisiteten og integriteten til materialet.
Arkivforskriften § 6
Ved avlevering til depot skal fylkeskommunen bruke lagringsmedium som er godkjent av Riksarkivaren.
Sak-arkivsystemet Public 360 lagres elektronisk for alle arkivdeler skybasert hos leverandøren Tietoevry.
Arkivformat er et standardisert format for elektronisk arkivering og langtidslagring av dokumenter. Riksarkivarens forskrift, §5-17 angir hvilke formater som er gyldige arkivformater. Agder fylkeskommune har satt opp filformater i administrator i henhold til denne.
Følgende elektroniske formater – godkjente arkivformater benyttes: PDF, TXT, JPG, ZIP, XML, SOSI/SOS, TIF.
Public 360 har definert ulike gyldige filformater som kan legges inn. Hvis filene som ligger i produksjonsformat ikke er et gyldig arkivformat, så blir filene automatisk konvertert til riktig arkivformat når journalposten får status ekspedert eller journalført. Det er satt opp en automatisk konverteringsjobb i administrator som kjøres hver natt. Etter konvertering til arkivformat skal produksjonsformatet ikke slettes. Først ved avlevering er det krav om at produksjonsformatet er slettet, dvs. det er kun arkivformatet som følger med.
En plan for periodisering av arkivet og vedlikehold av materialet inntil det kan overføres til arkivdepot.
Dette vil være aktuelt å følge rutine når nytt saks- og arkivsystem skal implementeres.
Iverksatte rutiner og tiltak for beskyttelse av dokumenter og ivaretakelse av informasjonssikkerhet.
Seksjon for dokumentasjonsforvaltning utfører stikkprøvekontroll og kvalitetssjekk av registeringer og sikrer at dokumenter og filer er riktig skjermet utfra roller og tjenstlig behov.
I Public 360 behandles store mengder personopplysninger og virksomhetskritisk informasjon, for å ivareta informasjonssikkerheten er 2-faktorautentisering blitt aktivert.
Arkivdokumenter skapt på papir og skannet i den daglige journalføringen blir makulert etter 6 måneder. Forutsetningen for dette er at skanning av papirdokumenter er utført korrekt og komplett, og at dokumentene er lesbare. Dette inkluderer operatøransvar, arbeidsprosedyre og rutiner for kvalitetssikring ved skanning som beskrevet i kapittel 5.1.4.
Originaldokumenter jfr. arkivforskriften § 15 a skal ikke destrueres (arkivmateriale fra 1950 eller før). Originaldokumenter med særlig historisk verdi skal ikke destrueres.
Kontrakter og avtaler inngått med norske parter
Avtaler og kontrakter inngått med norske parter følger ordinære arkivrutiner og kan kasseres etter elektronisk arkivering. I norsk rettspraksis er kontrakter og avtaler medieuavhengig, det vil si at det stilles ingen krav til format. Det er videre fri bevisførsel i Norge. Det bør likevel gjøres en juridisk vurdering av saksbehandlende enhet om papirversjonen likevel skal bevares. Agder fylkeskommune og avdeling for jus- og informasjonssikkerhet har gjort en vurdering at avtaler som er elektronisk signert ikke trengs å oppbevares på papir. Ved originale papirdokumenter som er signert for hånd, er hovedregel at disse bør oppbevares fysisk i arkivet selv om de skannes inn i tråd med Riksarkivarens forskrift.
Årsaken til det er for det første at det ikke er mulig på forhånd å fastslå hvordan en domstol vil bedømme autentisiteten til en elektronisk skannet versjon av et underskrevet originalt papirdokument. I norsk rett bygger man på prinsippet om fri bevisføring og fri bevisvurdering. Prinsippet er nedfelt i tvisteloven §§ 21-2 og 21-3 og innebærer at partene er frie til å føre ethvert bevis de finner hensiktsmessig, og dommeren avgjør etter en samvittighetsfull prøvelse av hele saken hvilket faktum som anses sannsynliggjort og som skal legges til grunn for pådømmelsen.
Det er altså ikke noe rettslig sett i veien for at elektroniske dokumenter legges frem for en norsk domstol som bevis. Men hvor stor beviskraft et slikt dokument vil ha er imidlertid uklart og er noe man ikke kan gi et entydig og sikkert svar på, blant annet fordi det vil avhenge av hvilke egenskaper dokumentet har og hvilke andre bevis som foreligger i saken.
Et annet argument for å beholde originale underskrevne papirdokumenter, er at det kan tenkes at andre lands domstoler samt internasjonale domstoler/organer (eksempelvis ESA) vil kunne stille krav om at kontrakter fremlegges i original og underskrevet versjon.
Kontrakter og avtaler inngått med utenlandske parter
Avtaler og kontrakter inngått med utenlandske parter arkiveres elektronisk og skal i tillegg oppbevares i papirformat. Fylkeskommunen har ikke oversikt over hvilke lands lovgivning som krever papirbasert dokumentasjon og håndskrevet signatur, og det er derfor viktig at denne type dokumenter også bevares i originalt papirbasert format.
Verdidokumenter
Disse retningslinjene omfatter også andre rettslige dokumenter knyttet til eiendomsforvaltning, som blant annet skjøter og målebrev, finansrelaterte dokumenter som for eksempel bankgarantier, og andre verdidokumenter knyttet til blant annet kjøp der det utstedes garantier eller sertifikater og stilles krav til format. Denne type dokumenter skal oppbevares på papir i tillegg til at de ligger elektronisk.
Visma Flyt PPT er et nett-/skybasert fagsystem som benyttes av avdeling for Pedagogisk-psykologisk- tjeneste (PPT) i Agder fylkeskommune. Systemet har innebygd godkjent NOARK5 arkivkjerne, levert av Visma Samhandling Arkiv. Det er systemeier (avdelingsleder PPT) som har hovedansvaret for dette fagsystemet. Det er laget en egen beskrivelse fra PPT. Punktene som gjengis nedenfor ligger arkivert på saksnr. 21/17778 -1, i dokumentet Agder PPT – rutiner og retningslinjer.
Rutiner for Visma Flyt PPT
Rutiner for elektronisk arkiv – Visma Samhandling Arkiv (VSA) – Elektronisk arkiv for Visma Flyt PPT (VFP).
Dokumenter i elektronisk arkiv
I Visma Samhandling Arkiv (VSA) elektronisk arkiv lagres alle dokumenttyper som gjelder elever og lærlinger/lærekandidater som er henvist til PPT. Det lagres dokumenter på elever som følges opp i skolemøter og eksterne møter. Det lagres dokumenter med forespørsel om informasjonsutveksling. Det lagres systemhenvisninger fra skoler. Hele systemet er unntatt offentlighet og ligger i sikker sone.
Alle dokumenter som lagres i fagsystemet er kun elektronisk.
Alt av PPT sitt arbeid utføres i Visma Flyt PPT (VFP) og betegnelsen VFP blir brukt i resten av rutinen for elektronisk arkiv.
Arkivformat
PDF – for ren tekst
Signatur
Alle egenproduserte dokumenter godkjennes og logges elektronisk. Loggen skal samsvare med navn under dokumentene. Ansatte i PPT ferdigstiller dokumenter før utsendelse.
Skanning
Kun seksjon for dokumentasjonsforvaltning skanner inn aktuelle dokumenter i VFP.
Retningslinjer for verifisering av skanning
Skannede dokumenter skal kvalitetssikres av konsulentene (før fordeling), i tillegg gjør saksansvarlig pp-rådgiver en faglig vurdering av innholdet (når saken er fordelt) ved registrering i fagsystemet.
Retningslinjer for kassasjon av papirkopien
Papirkopien av inngående brev skal makuleres etter at dokumentet er skannet inn i VFP.
Vedlikehold av arkivkjernen
Seksjon for dokumentasjonsforvaltning har et overordnet ansvar for vedlikehold.
Visma drifter sak og arkivløsningen og miljøet rundt (med tilhørende integrasjoner) fra 07.10.2020.
Roller
Agder fylkeskommune benytter følgende roller i sak og arkivsystemet VFP:
- Administrator (seksjon for dokumentasjonsforvaltning, avdelingsleder PPT, seksjonsleder PPT, merkantil konsulent)
- Superbruker: Avdelingsleder PPT, seksjonsleder PPT, merkantil konsulent, 1 pp-rådgiver)
- Rådgiver: (arbeidsområde for alle rådgivere i PPT)
- Merkantil konsulent: Merkantile i PPT
Generelt: Alle i PPT Agder fylkeskommune har en bruker i fagsystemet med tilpasset tilgang/autorisasjon. Det er avdelingsleder sitt ansvar å informere hvilken rolle og hvilke autorisasjoner ansatte skal ha. Avdelingsleder skal også gi beskjed til merkantil konsulent når ansatte begynner, slutter eller skifter ansvarsområde.
Rettigheter til seksjon for dokumentasjonsforvaltning (administrator), avdelingsleder (administrator og superbruker), seksjonsleder (superbruker), koordinerende merkantil (superbruker) og 1 pp-rådgiver (superbruker):
- Seksjon for dokumentasjonsforvaltning har rettighet til og skal skanne inn og registrere all inngående korrespondanse i postlisten i VFP.
- Avdelingsleder, seksjonsleder og merkantile har rett til å registrere inngående post fra postliste, opprette nye saker fra denne og fordele saker til inntaksteamet eller direkte til saksbehandler. De har rett til å forkaste post fra postliste
- Avdelingsleder, seksjonsleder og konsulenter har rett til å opprette ny person, registrere nye saker, og sette saker som avsluttet.
- Avdelingsleder, seksjonsleder og konsulenter har rett til å opprette organisasjoner fra enhetsregisteret og legge kontaktpersoner på organisasjon.
- Rådgivere har rett til å opprette brev, journalnotater og slette egenproduserte uferdige notater/brev.
Epost/SMS og annen post
Det er ikke forskjell på e-post, SMS og annen post.
Saksdokumenter som er mottatt som e-post ellers SMS (Elektronisk og papir) skal sendes til seksjon for dokumentasjonsforvaltning for skanning i VFP.
Det er ikke mulig å importere e-post fra Outlook til VFP ettersom VFP ligger i sikker sone.
Innkommende post interne aktører i fylkeskommunen
All digital og fysisk post til PPT fra interne instanser i fylkeskommunen sendes til seksjon for dokumentasjonsforvaltning.
Digital post sendes til fylkeskommunens organisasjonsnummer og mottas i Svarinn (P360).
Seksjon for dokumentasjonsforvaltning overfører innkommende post til postliste i VFP.
Merkantile konsulenter overtar deretter videre behandling av innkommende post i VFP.
Innkommende post eksterne aktører
Eksterne aktører kan ved å bruke PPT sitt bedriftsnummer sende post direkte til PPT Agder i VFP. Digital og fysisk post fra eksterne til PPT som sendes direkte til seksjon for dokumentasjonsforvaltning legges inn i postlisten i VFP. Merkantile konsulenter i PPT overtar videre håndtering jfr. egen beskrivelse.
Utgående post internt og eksternt
Digital post til interne aktører i fylkeskommunen sendes til fylkeskommunens organisasjonsnummer og mottas i Svarinn (P360). Seksjon for dokumentasjonsforvaltning sender digital post videre til angitt intern aktør i fylkeskommunen. Digital post fra PPT til eksterne (skoler, foresatte, elever, andre) så kan brevet sendes direkte fra VFP via KS svar ut.
Registreringer i fagsystemet
PPT har ingen krav om offentlig journal. VFP er en klientjournal som er unntatt offentlighet. I VFP står signert elektronisk når saksansvarlig og leder har ferdigstilt sakkyndige vurderinger. Øvrige dokumenter og journalnotater signeres kun av saksansvarlig.
Fordeling av dokumenter
Fordeling av dokumenter i fagsystemets gjøres av konsulentene i PPT. Henvisninger til PPT fordeles først til PPT sitt inntaksteam hvor henvisning blir vurdert og fordelt til en fagperson (PP-rådgiver) ved PPT. Saken settes da «under arbeid». Henvisning som eventuelt får avslag av PPT/vurderes som mangelfulle, besvares av seksjonsleder.
Dokumenter stilet til spesifikk person/klient legges på vedkommende inn i gjeldende sak.
For ikke-kjent saksansvarlig legges saker/journalposter ufordelt til inntaksteamet. Seksjonsleder som utøver saksfordeling i inntaksteamet er ansvarlige for at saken fordeles (utføres i praksis av konsulent) videre til riktig person, og evt. legge på aktuelle medsaksbehandlere.
Retting av registrerte journal- og arkivopplysninger
PP-rådgiver er ansvarlig for å sjekke at det som er registrert i egne saker er korrekt, og melde fra til merkantil konsulent ved eventuelle feil. Det er merkantil konsulent som retter registrerte journal- og arkivopplysninger. Dersom et dokument er registret i feil sak returneres den til post for ny registrering.
Ferdigstille og avslutte saker
Alle tilsatte ved PPT ferdigstiller, og kvalitetssikrer egne saker. PP-rådgiver melder fra til konsulent når saker skal avsluttes. Kriterier for avslutning av sak i PPT følger egen rutinebeskrivelse.
Ved forespørsel om innhenting av journalopplysninger fra HK data (fagsystem frem til 07.10.20), så sendes «vedlegg fra HK» i papir. PPT noterer på brevet som blir arkivert i Visma, hva som er sendt ut av dokumentasjon fra andre arkiv.
Nødprosedyrer
Dersom systemet er ute av drift, gjelder følgende rutiner:
Dersom systemet er ute av drift for kortere tid (1-2 dager), utsettes registreringen til systemet er oppe igjen. Er det dokumenter som må produseres umiddelbart, gjøres dette manuelt og legges inn når systemet er oppe igjen.
Dersom systemet er nede mer enn 2 dager, skal saksbehandler ta kopi av dokumentene vi har fått på papir og levere ut til saksbehandlerne. Saksbehandler stempler og legger papirdokumentene i en mappe for hver dag og skanner inn til VFP når systemet er i drift igjen. PP-rådgiverne skriver sine nødvendige dokumenter i Word og sender disse ut manuelt pr. post. Dokumentene skannes til VFP for registrering og ferdigstilling i sak og arkivsystemet når det er oppe igjen.
Visma InSchool (VIS) er et nytt skoleadministrativt system som rulles ut til samtlige fylkeskommuner i Norge. Per 1.april 2022 er systemet distribuert til alle fylker med unntak av Trøndelag og Nordland. Agder fylkeskommune innførte VIS skoleåret 2021/2022 for de videregående skolene, inkl. SMI-skolene og Fagskolen. VIS erstattet flere løsninger som tidligere var i bruk i Agder, blant annet de skoleadministrative systemene SATS og Extens.
VIS har pr oktober 2022 ikke godkjent arkivkjerne og er følgelig ikke et arkivsystem formelt sett. Siden innføringen i 2021, har det vært manuelle rutiner for registering av journalpliktig og arkivverdig dokumentasjon fra VIS til Public 360. Det vises til følgende midlertidige rutiner frem til arkivkjerne er på plass:
Manuell arkivering i VIS.
Arkivering av varselbrev.
Arkivering i forbindelse med elevsøknader som krever enkeltvedtak.
Massearkivering fagdokumentasjon.
Etter hvert som VIS får mer (arkiv) funksjonalitet vil prosessene gradvis flyttes fullstendig over til dette systemet. Når arkivkjernen er godkjent av Arkivverket, regnes VIS som et arkivsystem. Da vil saksbehandler og systemansvarlig ha utvidede rettigheter og arkivansvar. Metadata og journalopplysninger vil være standardisert og mulighet for ekspedering av vedtak og varselbrev via Svar ut vil også være på plass samt visning av offentlig journal.
Når arkivkjernen i VIS er godkjent og operativ, vil nye rutiner komme.