Arkivplan for Agder fylkeskommune

9 Deponering av arkiv

9.0 Deponering av arkiv

Offentlige virksomheter skal overføre eldre og avsluttede arkiver til et arkivdepot. Kommuner og fylkeskommuner deponerer arkivene til egne arkivdepot. 

Fylkeskommunal/kommunal arkivskaper har eiendomsretten til det deponerte. Depot er ansvarlig for ordning, katalogisering, vedlikehold og ekspedisjoner fra de avleverte arkivene.

9.1 Papirbasert arkiv – rutiner og retningslinjer

Deponering til arkivdepot skal normalt gjennomføres 25 år etter at arkivet gikk ut av aktiv bruk. Enheter som ønsker å overføre materiale til depot, må kontakte depotansvarlig i god tid før overføring skal foretas. Deponeringen skal omfatte evt. møtebøker, kopibøker, postjournal, saks- og spesialarkiv fra minst en arkivperiode. Materialet skal være ordnet i arkivserier.

Det administrative ansvaret for deponert materiale blir overført fra arkivskaperen til depotet.

Personmapper fra sensitive personregistre skal som hovedregel deponeres 10 år etter siste kontakt med vedkommende person. Når deponering foretas, er det å regne som fjernarkivering (depotordning) under særlig trygge forhold. Deponert arkivmateriale av denne typen er fremdeles underlagt kommunenes disposisjonsrett, forutsatt at personopplysningene ikke brukes til annet enn det opprinnelige formålet.

Materialet skal være arkivbegrenset. Materialet skal være rengjort for støv og smuss, renset for binders, stifter og plast. Dersom materialet er skadet, skal arkivdepotet gi råd om hvordan det kan repareres.

Mappene skal legges i godkjente arkivbokser i samme orden som den arkivet var ordnet etter før deponering. Aktuelle ordningsmåter er etter fødselsdato, alfabetisk etter navn, eller etter klientnummer. Mapper etter døde personer bør merkes særskilt.

Dersom en har større mengder slike mapper, kan disse legges i egne arkivbokser som en egen serie. Arkivboksene skal nummereres fortløpende og merkes med navnet til kommunen, avdelingen/kontoret, innhold og årstall.

Når arkiv blir overført til depot, skal det følge med avleveringslister. Avleveringslistene skal inneholde opplysninger om arkivskaper og innholdet i avleveringen. Som minimum skal en ha med en oversikt over arkivserier og arkivstykke i hver serie (protokoll eller arkivboks). Arkivstykkene skal være merket med arkivskapernavn og årstall. Deponert arkiv skal være ferdig kassasjonsbehandlet. 

Personregistermappene skal registreres med navn og fødselsdato på avleveringsliste. Denne skal gi oversikt over hvilke mapper som ligger i hver enkelt arkivboks. Dersom mappene er ordnet etter klientnummer, skal det følge med en alfabetisk oversikt over personnavn og fødselsdato med referanse til klientnummer. 

Agder fylkeskommune praktiserer retningslinjene som depotene og lovverket gir i forhold til deponering jfr. følgende artikkel fra Kuben:

Kubens artikkel om avlevering av kommunale papirarkiv.

I kapittel 9.3 vises det til deponert materiale - som gjelder både Aust og Vest-Agder fylkeskommune.

9.2 Elektronisk arkiv - rutiner og retningslinjer

Det bør tas uttrekk av elektronisk arkiv straks periodisering er fullført med toårig overlappingsperiode. Det anbefales at det foretas prøveuttrekk så tidlig som mulig før endelig avlevering, både som test og sikkerhetsforanstaltning.

Kopi av uttrekk skal deponeres hos Kuben/Arkivsenter sør så tidlig som mulig, men fylkeskommunen beholder likevel arkivansvaret i 25 år. Dette innebærer at den administrative enheten som produserte arkivmaterialet har ansvar for vedlikehold av uttrekkene, med sikkerhetskopi hos Kuben/Arkivsenter sør. Etter 25 år overtar depot ansvaret. Den administrative enheten som har deponert elektronisk materiale kan ikke slette dette fra sitt eget arkivsystem før endelig avlevering er godkjent.

For mer informasjon, se følgende nettside:

Retningslinjer for deponering av elektronisk arkivmateriale.

Kapittel 9.4 inneholder oversikt over deponerte elektroniske saks- og arkivbaser. 

9.3 Oversikt over deponert papirmateriale

 9.3.1 Oversikt over deponert materiale til IKAVA – nå Arkivsenter sør

På Arkivportalen.no finnes en oversikt over hvilke arkiver som har blitt deponert og katalogisert hos Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder, IKAVA, nåværende Arkivsenter sør, over 1000 hyllemetere. 

Deponert materiale for Vest-Agder fylkeskommune

Arkivportalen

Papirbasert arkivkatalog befinner seg dessuten på lesesalen i Arkivsenter sør sine lokaler, Märthas vei 1, 4633 Kristiansand.

Det ble foretatt en stor deponering høst 2021 til Arkivsenter sør, totalt 542 hyllemetere. Følgende materiale ble deponert:

Dette materialet befinner seg på Arkivsenter sørs leide lokaler i Sørlandsparken i Kristiansand. En del av dette materialet var ikke ferdig ordnet og listeført, men det er tiltenkt at Arkivsenter sør skal få i stand dette materialet i henhold til regelverk. Det er ikke laget noen arkivkatalog på dette materialet, og det er heller ikke publisert på overstående lenke i Arkivportalen pr. oktober 2022.

Det vises til saksnr. 21/19819 for konkrete avleveringslister angående siste deponering fra tidligere Vest-Agder fylkeskommune til Arkivsenter sør. Avleveringslister – Planarkivet 2003-2009 (Vest-Agder) finnes på saksnr. 21/11588.

Det vises også til følgende saksnr for oversikt over deponerte skolearkiver fra Vest-Agder:

20/00904-1 – Sirdal vgs., 20/00904-3 – Vennesla vgs., 20/00904-5 Eilert Sundt vgs., 20/16629 Eilert Sundt vgs. ulike studiesteder, 20/00904-6 SMI-skolen i Kristiansand og 21/15914-1 Vågsbygd vgs.

9.3.2 Oversikt over deponert materiale til Kuben

Aust-Agder fylkeskommune har deponert en god del papirmateriale opp i gjennom tidene når det er gått ut av daglig administrativt bruk og er over 25 år gammelt. I forkant av fylkessammenslåingen i 2020, ble det gjort en jobb med å deponere arkiver fra Aust-Agder til Kuben. 

Alt materiale som er deponert til Kuben kan finnes på følgende lenke i Arkivportalen:

Alt materiale som er deponert til Kuben.

9.4 Oversikt over deponert elektronisk arkivmateriale                            

I tilknytning til sammenslåingen av tidligere Aust- og Vest-Agder fylkeskommuner i 2020, ble det 31.12.2019 tatt kopier av baser for flere fagsystemer. Kopiene omfattet blant annet de skoleadministrative systemene SATS (brukt i Aust-Agder) og Extens (brukt i Vest-Agder).

Bruken av disse systemene fortsatte inn i ny fylkeskommune. De videregående skolene fra gamle Aust-Agder fortsatte å bruke SATS og de videregående skolene i gamle Vest-Agder fortsatte å bruke Extens. De ble ikke foretatt skarpt skille for disse to fagsystemene ved fylkessammenslåingen.

Ved oppstart skoleåret 2021 tok Agder fylkeskommune i bruk et nytt skoleadministrativt system, Visma InSchool (VIS). VIS erstatter SATS og Extens og per 1. september 2021 brukes ikke de gamle skoleadministrative systemene lenger (utover for oppslag).

I forbindelse med avviklingen av systemene ble det foretatt SIARD-uttrekk. Dokumentasjon finnes i Public 360 på saksnr. 22/09147. Forenklet kan man si at Noark 5-uttrekk er ordnede arkiver, mens SIARD er uordnet. I et SIARD-uttrekk kommer alt med i uttrekket, men samtidig forsvinner også det logiske laget når informasjonen trekkes ut av produksjonssystemet. Det kreves da større egeninnsats for å beskrive innholdet i SIARD-uttrekket.

Det er også blitt tatt elektroniske uttrekk av tidligere arkivbaser fra henholdsvis Aust-Agder og Vest-Agder, i alt 9 stykk. Aust-Agder FK 1996-2004, Vest-Agder FK 2000-2003, Vest-Agder FK 1999-1999, Vest-Agder FK 2003-2009, Aust-Agder fylkeskommune (2004-2009), Aust-Agder fylkeskommune (2009-2016), Vest-Agder fylkeskommune (2009-2019), Aust-Agder fylkeskommune 2016-2019 og Fellesnemnda 2017-2019. 

Det er disse som i dag er gjort tilgjengelige for søk i eArkiv, de 3 aller nyeste basene (markert i fet kursiv ovenfor) for saksbehandler, mens arkivar har full tilgang til alle de 9 basene i eArkiv. Det vises ellers til Public 360 og prosjektnr. 20-129 – deponering arkiv for mer informasjon.    

Oversikt over arkivbaser i eArkiv