3 Arkivorganisering og ansvar
Hvert fagområde i fylkeskommunen har sitt lovverk og sitt mandat å oppfylle. Å sørge for at ansvarsområdene blir ivaretatt, krever dokumentasjon på at det blir gjort, i ulike systemer.
God forvaltningsskikk er viktig for å sikre at fylkeskommunens dokumentasjon blir forsvarlig forvaltet i tråd med lovpålagte krav, egne behov, historiske behov og andre dokumentasjonsbehov. Fravær av tydelige retningslinjer, instrukser og veiledninger på dette feltet kan bidra til at fylkeskommunen ikke oppfyller sine egne forpliktelser og ivaretar sitt ansvar overfor innbyggere/publikum og tredjeparter.
Kapittel 3.1 Arkivorganisering gir et bilde av hvilken rolle og hvilket ansvar arkivtjenesten har i Agder fylkeskommune i forbindelse med å etterstrebe god forvaltningsskikk, men alle ansatte har også et ansvar for at dokumentasjonen blir tatt vare på i nåtid og for fremtiden. I kapittel 3.4 ses det nærmere på hvilke ansvar de ulike partene i organisasjonen har, både fylkeskommunedirektør, saksbehandler, leder og arkivar. Reglement inklusivt lovverk beskrives i kapittel 4, konkrete rutiner beskrives i kapittel 5.
I "Forskrift om offentlege arkiv" § 1-1 heter det bl.a.: "Den enkelte kommune og fylkeskommune skal fastsetje kva for institusjonar og einingar som eventuelt skal reknast som eigne organ etter forskrifta her".
Dette betyr at en fylkeskommune må ta stilling til om den skal betraktes som ett eller flere organ i arkivlovens forstand. Valget her har konsekvenser for arkivansvaret (§ 1-1), journalføringsplikten (§ 2-6) og om det skal utarbeides en eller flere arkivplaner (§ 2-2) i fylkeskommunen.
Loven presiserer videre følgende: "Det overordna ansvaret for arkivarbeidet i eit offentleg organ tilligg den øvste leiinga i organet. I kommunar og fylkeskommunar er arkivansvaret ein del av det overordna administrative ansvaret som er tillagt administrasjonssjefen, jf. kommunelova § 23".
Agder fylkeskommune kan ses på som ett organ i arkivlovens forstand.
Arkivforskriften § 1-1, første ledd, tredje punktum, fastsetter at den enkelte fylkeskommune "skal fastsetje kva for institusjonar og einingar som eventuelt skal reknast som eigne organ etter forskrifta her." Det er derfor klart at fylkeskommunen i ettertid kan gjøre vedtak om at administrative enheter skal fungere som egne organer etter arkivforskriften.
Når Agder fylkeskommune er å regne som ett organ etter arkivloven, har det blant annet følger for arkivansvaret og journalføringen. Tidligere i Aust-Agder og Vest-Agder var det egne journalenheter, da skolene hadde egne arkivarer som hadde arkivansvar. Det vises til tidligere arkivplaner for Aust-Agder og Vest-Agder i forbindelse med dette.
Fylkeskommunen har sentralisert arkivtjenesten i henhold til arkivforskriftens § 2-4 og har siden 02.01.2020 anvendt Public 360 fra leverandør Tietoevry som fullelektronisk sak-/arkiv system, med kun en journalførende enhet.
Public 360 er satt opp med avdelinger, tilgangsgrupper, elevmapper og kontakter. Det vises til nærmere beskrivelse av systemet og aktive arkivdeler i kapittel 7.2.
Automatiske integrasjoner er satt opp fra ulike fagsystem. Det vises til kapittel 7.9 for en oversikt over integrasjoner mot Public 360.
Seksjon for dokumentasjonsforvaltning fungerer som en journalføringsenhet med felles postjournal og sakarkiv (k-koder) for hele fylkeskommunen. All journalføring og administrativ behandling skal skje i Public 360, med unntak av en del personsensitive saker som føres i lukkede fagsystemer og i de arkivsystem som har godkjent arkivkjerne. Fra sommer 2023 er også lærere på de videregående skolene brukere av Public 360.
Systemet QM+ ble satt i drift i fylkeskommunen fra mars 2020. Dette systemet er ansattes og lederes verktøy for å kunne jobbe målrettet og systematisk med valg av tiltak og kvalitet på tiltak. Systemet skal ivareta behovene rundt melding og oppfølging av uønskede hendelser/ avvik/ forbedringer, ivareta behovet for dokumentbibliotek, oppslag mot eksterne lover/forskrifter og behovet for ROS-analyser.
For arkivering av dokumenter fra systemet vises det til siden for veiledning i veiledningsdatabasen og nettsiden QM+:
Veiledning for styrende dokumenter i QM+
Arkivplan er en form for internkontroll. Rutiner og lovverk er lenket opp mot QM+. Hensikten er å sikre at fylkeskommunens dokumentasjon blir forsvarlig forvaltet i tråd med lovpålagte krav, fylkeskommunens egne behov, historiske behov og andre dokumentasjonsbehov.
Regionplan Agder 2030 er et overordnet strategisk styringsdokument for hele Agder. Den beskriver de viktigste utfordringene og mulighetene for landsdelen, et ønsket fremtidsbilde for 2030, og hva som skal til for å nå konkrete mål.
Regional planstrategi for Agder 2020-2024 ble vedtatt i fylkestinget 20. oktober 2020 og er også et viktig styrende dokument:
Regional planstrategi for Agder 2020-2024
En viktig arbeidsoppgave til seksjon for dokumentasjonsforvaltning er å sikre fylkeskommunens journalpliktige og arkivverdige dokumenter for nåtid og fremtid. God dokumentasjonsforvaltning innenfor alle de fylkeskommunale tjenesteområdene er avgjørende for at dette arbeidet lykkes.
Seksjon for dokumentasjonsforvaltning har et overordnet ansvar, men ikke alene. Både systemansvarlige for fagsystem, IT-ansvarlige, jurister og personvernombud, ledere og saksbehandlere har et ansvar for at informasjon som behandles håndteres i tråd med regelverk og bevares for både nåtid og ettertid. I de følgende kapitlene skisseres denne ansvarsfordelingen.
Ansvar, rutiner og rettigheter i saks- og arkivsystemet Public 360 står beskrevet under rutiner og retningslinjer.
I arkivforskriften av 18.desember 2017 heter det i paragraf 1, første ledd:
"Offentlege organ etter arkivlova §2 pliktar å halde arkiv. Arkivet skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er sikra som informasjonskjelder for samtid og ettertid. Kvar enkelt kommune og fylkeskommune kan fastsetje kva institusjonar og einingar som skal halde eigne arkiv."
Arkivforskriften
Fylkeskommunedirektøren har ifølge kommuneloven og arkivforskriften ansvaret for fylkeskommunens arkiv og for at organiseringen og oppfølgingen av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling. Innholdet i fylkets arkivansvar er fastsatt i § 1, andre ledd:
"Det overordna ansvaret for arkivarbeidet i eit offentleg organ ligg til den øvste leiinga i organet. I kommunar og fylkeskommunar er arkivansvaret ein del av det ansvaret som er lagt til administrasjonssjefen etter kommunelova. Det kommunale og fylkeskommunale arkivansvaret omfattar òg arkiv som er avleverte til arkivdepot”.
Agder fylkeskommune har ikke skriftliggjort spesifikt arkivansvar i noe administrativt delegeringsreglement slik som Arkivverket anbefaler.
Arkivverkets anbefalinger vedrørende delegering av arkivansvar
Seksjon for dokumentasjonsforvaltning har påpekt dette for de som har ansvar for delegeringsreglementet. Svaret var at dette er en del av den myndigheten fylkeskommunedirektøren har fått delegert i det politiske delegeringsreglementet når det gjelder «organisasjonens daglige arbeide». Alle ledere delegeres myndighet til å styre det daglige arbeidet innenfor egen organisatoriske enhet. Dette omfatter også arkivansvar jfr. mål for dokumentasjonsforvaltning. Dersom Agder fylkeskommune omtaler arkivansvaret spesifikt i det administrative delegeringsreglementet, må det i så fall tas inn spesifikt i det politiske delegeringsreglementet først.
Seksjonsleder ved seksjon for dokumentasjonsforvaltning er faglig ansvarlig for arkivtjenesten i Agder fylkeskommune - kalt seksjon for dokumentasjonsforvaltning - og skal gi rettledning og føre tilsyn med arkivdanning og arkivoppbevaring i fylkeskommunen. Vedkommende rapporterer til fylkeskommunedirektøren.
Rektor på den enkelte videregående skole er imidlertid ansvarlig for å sikre skolens eldre papirarkiv og arkivlokaler, og Tannhelsetjenesten ansvarlig for sine eldre papirarkiver på sine klinikker, fram til materialet er blitt avlevert til depot (Arkivsenter sør/Kuben).
Seksjonsleder ved seksjon for dokumentasjonsforvaltning i Agder fylkeskommune skal særlig legge vekt på disse oppgavene:
- Kvalitetssikre at arkivdanningen skjer i henhold til lov og regelverk og rutiner fastsatt i arkivplanen.
- Holde seg oppdatert på den faglige og teknologiske utviklingen innenfor informasjonsforvaltningsfaget, samt endringer i lover og regelverk for offentlige arkiver.
- Gi faglig veiledning til arkivpersonalet og sørge for at arkivmedarbeiderne får tilbud om å utvikle sin faglige kompetanse.
- Ha personal- og økonomiansvar.
- Rapportere til ledelsen i fylkeskommunen om virksomheten ved arkivtjenesten og foreslå tiltak som kan heve kvaliteten på arkivarbeidet.
- Føre tilsyn og kontroll av arkivene i fylkeskommunen i forhold til forsvarlig oppbevaring og sikring.
- Påse at fylkeskommunen har en arkivplan.
- Være kontaktperson til Aust-Agder museum og arkiv IKS (arkivavdelingen ved Kuben) og Arkivsenter sør (tidligere IKAVA).
- Ha en sentral rolle når fylkeskommunen skal velge sak-/arkivsystem og fagsystemer som inneholder bevaringsverdig informasjon, og ved innkjøp av arkivmateriell, papir og skriveredskap.
- Være høringsinstans vedrørende arkivmessige konsekvenser ved planlagte omorganiseringer i fylkeskommunen.
Seksjonsleder har det faglig overordna ansvaret for arkivpersonalet. Som ansatt ved seksjon for dokumentasjonsforvaltning har man ansvar for:
- Å sørge for at arkivet holder god kvalitet.
- Til enhver tid kunne framskaffe oversikt over hver enkelt registrert sak, hvem som er saksbehandler og om saken er til behandling eller arkivert.
- Følge opp saksbehandlingen i forbindelse med journalføring slik at organisasjonens journal blir komplett.
- Sikre at restanseoppfølging skjer i henhold til de regler som til enhver tid gjelder.
- Bistå med å finne fram elektroniske og papirdokumenter som ønskes fra arkivet.
- Sørge for informasjon og opplæring om saksbehandlingsrutiner og bruk av sak- og arkivsystemet.
- Kjenne til og arbeide etter de lover og regler som gjelder for arkivarbeidet.
Seksjon for dokumentasjonsforvaltning skal bidra til å sikre bevaring av arkivmateriale som har betydelig kulturelt eller forskningsmessig verdi, eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at dette materialet blir bevart.
Kjernen i arkivfunksjonen er å bidra til at aktiviteter og handlinger i organisasjonen blir dokumentert. Effektiv informasjonsforvaltning, økt bruk av digitalisering og høy innbyggertilfredshet blir stadig viktigere og seksjon for dokumentasjonsforvaltning bidrar i dette arbeidet.
Arbeidsprosessene til seksjon for dokumentasjonsforvaltning er delt inn i ulike delprosesser og kan oppsummeres som følger
- postmottak og registering i sak- og arkivsystem (både elektroniske dokumenter og skanning av fysisk papirpost)
- produksjon og kontroll av offentlig journal - kvalitetskontroll (kvalitetskontroll av saker og dokumenter, journalføring, produksjon av offentlig journal, kontroll av offentlig journal, overvåking av skjemaimport og gjenfinning/innsyn)
- administratoroppgaver for saks- og arkivsystemet
- utvikling, bevaring, migrering og konvertering av data til nye teknologier og systemer
De to første punktene er hovedoppgavene til dem som driver med daglig drift på seksjon for dokumentasjonsforvaltning. De to siste punktene er hovedoppgavene til de som driver som utvikling og prosjekter.
Sistnevnte medarbeidere har følgende hovedoppgaver:
- Ansvar for å følge utviklingsarbeid i fagsystemer
- Kontakt mot andre avdelinger og bidra inn i prosjekter som jobber med digital transformasjon og utvikling
- Samarbeid med IKT Agder og leverandører
- Administratoroppgaver og brukerstøtte i sak- og arkivsystem
- Følge opp og veilede saksbehandlere og ledere i bruk av sak- og arkivsystem
- Opplæring av nye brukere
- Utarbeide og vedlikeholde rutiner og veiledninger, bidra i arkivplanarbeid, osv. som tilhører ansvarsområdet i seksjon for dokumentasjonsforvaltning
For å oppnå god dokumentasjonsforvaltning, må arkivtjenesten samarbeide med andre fagmiljøer som jobber med å forvalte informasjon, f.eks. IKT, informasjonssikkerhet og personvern.
Det er viktig at arkivtjenesten har en god dialog med lederne på sentrale tjenesteområder når det skal utarbeides rutiner for dokumentfangst og håndtering av arkivdokumentasjon. Dialogen bør her gå begge veier. Uten samarbeid og forståelse for viktigheten av god forvaltningsskikk og dokumentasjonsforvaltning, får en ikke oppfylt målsetningene om å være en fylkeskommune som tar dokumentasjon på alvor.
Systemansvarlige for fagsystem, IT-ansvarlige, jurister og personvernombud, ledere og saksbehandlere har et ansvar for at informasjon som behandles håndteres i tråd med regelverk og bevares for både nå- og ettertid.
For å ivareta en forsvarlig og god forvaltning av fylkeskommunens IKT-systemer, er det etablert funksjonelle roller og ansvar som skal understøtte arbeidet.
IKT-Agder har det overordna systemansvaret for saks- og arkivløsningen, Public 360. Tietoevry er systemleverandør. Rådgivere ved seksjon for dokumentasjonsforvaltning er administratorer i forhold til brukere og tilganger.
Faglig leder for det enkelte tjenesteområdet har systemansvar for fagsystemene som anvendes.
Ifølge rutinedokument Rutine og rollebeskrivelse for tjenesteeiere, systemeiere og systemansvarlige har enhver systemansvarlig ansvar for en god avvikling av IKT-systemet med tilhørende arkivering og sletting, enten det er et fagsystem eller et register.
Rutine og rollebeskrivelse for tjenesteeiere, systemeiere og systemansvarlige.
Fylkeskommunedirektøren har det overordnede arkivansvaret i Agder fylkeskommune. I forskrift om offentlige arkiv er det også beskrevet at ansvaret tilligger den øverste ledelsen. Dette innebærer at enhver leder vil ha et ansvar for at organisasjonen følger de lover, forskrifter og interne retningslinjer som til enhver tid er gjeldende for arkivering og journalføring jfr. rutiner for saksbehandlingssystemet og ansvar for fagsystemer. Det er utarbeidet egen veileder for leders arkivansvar.
Seksjon for dokumentasjonsforvaltning har opprettet en egen brukerstøtteside på intranettet slik at ansatte enkelt får tilgang til veiledning om arkiv, funksjonalitet i saksbehandlingssystemet og rutiner. Under disse ligger egne kategorier veiledere for ledere. Seksjon for dokumentasjonsforvaltning inviterer til kurs for ledere en gang per halvår og yter brukerstøtte daglig.
Ansatte i fylkeskommunen er ansvarlige for å følge gjeldende regler for saksbehandling og at journalpliktige dokumenter blir registrert og arkivert i henhold til gjeldende rutiner. Saksbehandler har et ansvar for å holde seg oppdatert på aktuelle lover og forskrifter som forvaltningsloven og offentlighetsloven.
Seksjon for dokumentasjonsforvaltning har opprettet en egen brukerstøtteside på intranettet slik at alle medarbeidere enkelt får tilgang til veiledning om arkiv, funksjonalitet i saksbehandlingssystemet og rutiner. Seksjon for dokumentasjonsforvaltning inviterer til kurs for nyansatte og til oppfriskingskurs et par ganger hvert halvår og på forespørsel, og yter brukerstøtte daglig.
Ansvar for personregister, personopplysninger og personvern ligger hos avdeling for jus og informasjonsforvaltning. Seksjon for dokumentasjonsforvaltning, ledere og saksbehandlere har alle sammen ansvar for at dokumenthåndtering følger lovverket på området.
Personvernombudet i Agder fylkeskommune skal veilede behandlingsansvarlige og de ansatte som utfører behandlingene av personopplysninger om de forpliktelser som Agder fylkeskommune har etter personvernlovgivningen.
Ved deponering av elektronisk arkivmateriale må det foretas uttrekk fra arkivbasen etter gjeldende regler, jfr. arkivforskriftenes §§ 5-8, 5-10 og 5-12, samt Riksarkivets normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner av 1.6.2002. Ansvarsfordelingen ved uttrekk fra elektronisk arkiv er mer kompleks enn ved papirbasert arkiv, i og med at også systemleverandør er involvert.
Systemansvarlig har ansvar for at det blir gjennomført uttrekk. Systemleverandør har ansvar for at uttrekk fungerer. Arkivavdelingen overtar depotansvar for uttrekk etter endelig avlevering.
Se gjeldende retningslinjer for uttrekk og avlevering av elektronisk arkivmateriale.
Fylkeskommunen er forpliktet etter arkivloven til å ta vare på sine arkiver og holde dem tilgjengelig for innsyn i samtid og ettertid. Dette innebærer å etablere en depottjeneste for eldre og avsluttede arkiver, både papirbaserte og elektroniske, som skal oppbevares etter særskilte regler.
Depottjenesten er ansvarlig for å holde oversikt og kontroll med avlevert materiale og for behandling av søknader om innsyn i eldre og avsluttede arkiver. Vest-Agder IKS (IKAVA) (som nå heter Arkivsenter sør) var og er fortsatt depot for eldre og avsluttede arkiv for Vest-Agder fylkeskommune. Ordningen innebærer at fylkeskommunen fortsatt har eiendomsretten til det deponerte materialet. IKAVA er ansvarlig for ordning, katalogisering, vedlikehold og ekspedisjoner fra de deponerte arkivene. Depotordningen er regulert av en egen avtale mellom fylkeskommunen og IKAVA.
Aust-Agder fylkeskommune har hatt nært samarbeid med Aust-Agder museum og arkiv IKS, avdeling Kuben og er tilsluttet den interkommunale arkivordningen for papirbaserte og elektroniske arkiver (arkivforskriftene § 5-1) gjeldende fra og med 1.5.2003. Det påhviler de enkelte virksomhetene å deponere arkiv til Kuben etter gjeldende retningslinjer (se periodiske arkivrutiner under kapitlet rutinebeskrivelse, samt kapitlet om depotordning). Etter sammenslåingen av de to fylkene, har Agder fylkeskommune fortsatt å ha kontakt med begge institusjonene. Se mer om deponering i kapittel 9.
Kommunal- og distriktsdepartementet (KRD) kan gi forskrifter om håndtering, bevaring, ordning av tilsyn med kommunens og fylkeskommunens arkiv.
Kommunal- og distriktsdepartementets nettsider.
Riksarkivaren har den overordnede faglige myndighet over alle offentlige arkiv.
Riksarkivarens nettsider.
Datatilsynet er ombud, konsesjonsgiver og kontrollorgan når det gjelder personopplysninger og personregister.
Datatilsynets nettsider.
Mange interkommunale samarbeidsordninger eller virksomheter skaper offentlige arkiv, slik disse er definert i arkivlova. Samarbeidsordningene plikter ofte å ha arkiv og de plikter å håndtere arkivet i tråd med arkivlova med forskrifter og annet sentralt regelverk.
Å ivareta dokumentasjonen skapt i interkommunalt samarbeid er viktig fordi dokumentasjonen kan ha offentlighetens interesse underveis i arbeidsprosesser og i etterkant. Samtidig er det viktig for å sikre rettsikkerhet og etterrettelighet.
Mange interkommunale samarbeid har en liten administrasjon. I slike tilfeller kan en av kommunene drifte arkivet.
Seksjon for dokumentasjonsforvaltning har utarbeidet rutine for arkivtjenester til interkommunale samarbeid.
I kapittel 7 vises det til konkrete eksempler på interkommunale samarbeid hvor Agder fylkeskommune har et definert arkivansvar.
Når offentlige virksomheter samarbeider om saksbehandlingen i et felles fagsystem, utfordrer det noen deler av arkivregelverket. Det er flere ting som er ekstra viktige å tenke på ved bruk og utvikling av slike systemer. Arkivverket har utarbeider gode veiledere, både for parter som er formelt eier av systemet hvor ofte arkivansvaret kan legges eller der hvor fylkeskommunen bruker et felles saksbehandlingssystem sammen med andre. Uansett er det viktig å være bevist på hvordan man ivaretar virksomhetens eget dokumentasjonsbehov og arkivansvar når dokumentasjonen skapes i felles system.
Disse veiledningene kan være viktige redskaper for Agder fylkeskommune:
Veileder for eier av felles saksbehandlingssystem - Arkivverket.
Veileder for kommunal bruker av felles saksbehandlingssystem - Arkivverket.
Et fagsystem er et datasystem som er utviklet for en veldig spesifikk behandlingsprosess eller fagområde. Felles for de fleste fagsystem er at de sjelden har innebygde løsninger for arkivering. Et fagsystem kan ha et tilhørende papirarkiv som må følges opp av den enheten som bruker fagsystemet.
Det daglige arkivansvaret for arkivering fra spesialiserte fagsystemer ivaretas av virksomheten som benytter systemet. Arkivansvar i fagsystemer er ikke skriftliggjort i noe reglement i fylkeskommunen utover det styrende dokumentet Rollebeskrivelse tjenesteeier, systemeier og systemansvarlig.
Dokumentet "Rollebeskrivelse tjenesteeier, systemeier og systemansvarlig.”
Der presiserer følgende under systemeiers ansvar:
"Systemeier skal sikre at det er et tilgjengelig og oppdatert kvalitetssystem, herunder tilstrekkelig system for internkontroll. Dette innebærer blant annet at nødvendig dokumentasjon, prosess- og rutinebeskrivelse, avtaler, rolle og tilgangsoversikt, arkivplan, mv. er ivaretatt på en forsvarlig måte. Systemeier er sikkerhetsmessig ansvarlig for IKT-systemet og opplysningene som forvaltes i dette. Systemeier skal sikre god data- og informasjonsforvaltning, samt kontrollert deling av datasett til typiske formål som statistikk, forskning, sammenhengende tjenester, mv."
Systemansvarlig har ansvar for en god avvikling av IKT-systemet med tilhørende arkivering og sletting. Ved periodisering eller dersom fagsystemet tas ut av bruk, skal virksomheten ta kontakt med seksjon for dokumentasjonsforvaltning for råd og veiledning.
Virksomheter med spesialiserte fagsystemer har også selv ansvar for at virksomheten følger fylkeskommunens og lovverkets krav til arkivering.
Seksjon for dokumentasjonsforvaltning har ansvaret for fylkeskommunens samlede arkivarbeid og har derfor også et visst ansvar for å følge opp arkiveringen fra spesialiserte fagsystemer, nærmere bestemt at arkivering skjer i henhold til gjeldende lovverk og fylkeskommunens bestemmelser, og at den enkelte virksomhet har rutiner som sikrer en slik arkivering. Arkivansvaret ligger hos systemeier.
Seksjon for dokumentasjonsforvaltning kan bistå virksomhetene med utarbeidelse av rutiner, periodisering, bortsetting og avlevering av utgåtte arkivserier for å sikre at dette arbeidet blir gjennomført.
I kapittel 7.0 vises det til liste over de systemene som Agder fylkeskommune benytter.