8 Bevaring og kassasjon
Agder fylkeskommunes bevarings- og kassasjonsplan foreligger i sin helhet i følgende lenke:
Bevarings- og kassasjonsplan for Agder fylkeskommune.
Bevaring innebærer å ta vare på arkivmateriale og informasjonen som ligger i den for samtid og ettertid. Kassasjon onnebærer å tilintetgjøre eller slette arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling eller verdi som dokumentasjon. Arkivloven med forskrifter danner det rettslige grunnlaget for arbeidet med bevaring og kassasjon i offentlig forvaltning. Arkivloven § 9 slår fast at arkivmateriale ikke kan kasseres, dvs. slettes eller destrueres, med mindre dette er hjemlet i arkivloven med forskrifter, eller Riksarkivaren har gitt særskilt samtykke til kassasjon. Arkivforskriftens § 15 gir påbud om bevaring av bestemte typer materiale, mens § 14 sier hva slags materiale som skal arkivbegrenses.
Riksarkivarens forskrift, kapittel 7, del III regulerer bevaring og kassasjon i kommuner og fylkeskommuner.
Arkivlovens bestemmelser råder offentlige etater å ha bevarings- og kassasjonsplan for sitt arkivmateriale, både i saks- og arkivsystemet og i ulike fagsystem. Bevaring- og kassasjonsplaner skal godkjennes av Riksarkivet når det gjelder statlig forvaltning. Fylkeskommuner har ikke dette kravet, men det anbefales å utarbeide generelle planer og det kan også være hensiktsmessig å se på hva som er bevaringsverdig informasjon og metadata i de ulike fagsystemene.
Bevaringsverdig materiale skal avleveres/deponeres til et arkivdepot når organet som har skapt materialet (arkivskaper), ikke lenger bruker det i sin virksomhet.
Formålet med bevaring av offentlige arkiv, er å sørge for at arkiv som har stor kulturell eller forskningsmessig verdi, eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, blir bevarte og gjorde tilgjengelig for ettertiden. For arkivmateriale som ikke kommer inn under regler om arkivbegrensning, skal det utarbeides kassasjonsregler. Materiale som ikke er bevaringsverdig kan det med andre ord gjøres kassasjonsvedtak for slik at det kan slettes eller makuleres når organet ikke lenger har bruk for det.
Seksjon for dokumentasjonsforvaltning har utarbeidet en generell bevaring- og kassasjonsplan som kan brukes av alle ansatte i forbindelse med spørsmål om bevaring eller kassasjon av arkivmateriale, uavhengig i hvilket format eller system dokumentasjonen produseres i. Det er innholdet som er avgjørende for bevaringsvurderingen.
Bevaring- og kassasjonsplanen kan brukes for å bestemme hvilken dokumentasjon som skal arkiveres/bevares, men den er også viktig i arbeidet med å sette kassasjonsfrister og utføre kassasjon i praksis, i de tilfellene det er aktuelt.