Arkivplan for Agder fylkeskommune

5 Retningslinjer og rutiner for Agder fylkeskommunes dokumentasjonsforvaltning

Innhold:

5.0 Retningslinjer og rutiner for Agder fylkeskommunens dokumentasjonsforvaltning

Dokumentasjonsforvaltning er en samlebetegnelse for alle aktiviteter knyttet til arkivers levetid, fra de dannes og frem til langtidslagring i depot. Store deler av dette foregår mens arkivene er i administrativt bruk. Arkivregelverket stiller krav om at virksomheter skal ha oversikt og beskrivelser av sine arkiv, altså sine data. For å ha kontroll på sine arkiver, må virksomheten beskrive hvilke data den benytter og produserer. I praksis blir gode beskrivelser av arkiv sammenfallende med å ha orden i eget hus, slik det omtales i føringer fra regjeringen (eksempelvis i digitaliseringsrundskrivet). 

Informasjonsforvaltning og dokumentasjonsforvaltning er to sider av samme sak. Det handler om å ha kontroll på dataene virksomheten forvalter, slik at virksomhetene er i stand til å gjennomføre sine oppgaver effektivt. Offentlig forvaltning skal kunne etterprøves, og rettssikkerheten til innbyggere og organisasjoner skal ivaretas – både under saksbehandlingen og i fremtiden.

For å sikre dette, er det viktig at virksomheten har gode rutiner for arkivering, journalføring, og oversikt over dokumentasjonen som skapes (hvilke dokumenter som dannes, hvilke som skal bevares og i hvilke system).

5.1 Daglige rutiner - arkivforvaltning

Et hovedmål for arkivtjenesten er å være et godt redskap for saksbehandlerne i deres daglige arbeid. Rask tilgang til dokumenter og informasjon i saksbehandlingen sparer tid og penger. For å få en effektiv tilgang bør alle saksdokumenter i Agder fylkeskommune være registrert i Public 360. Samtidig er de daglige rutinene med kvalitetssikring viktig for å sikre at dokumentasjonen og basen er i henhold til arkivfaglig regelverk.

Seksjon for dokumentasjonsforvaltning har en rullerende arbeidsplan for den daglige driften av avdelingen. Her blir oppgaver som poståpning, journalføring, kvalitetskontroll av arkivbasen, kvalitetssikring av offentlig journal og betjening av postmottak på epost og via SvarInn fordelt på avdelingens medarbeidere.

5.1.1 Rutiner for mottak, åpning, sortering og fordeling av post

Mottak/åpning av post

Agder fylkeskommune har sentralisert postmottak i Arendal. Seksjon for dokumentasjonsforvaltning er ansvarlig for all postbehandling for Agder fylkeskommune, foruten utsendelse av post.

Den fysiske posten mottas sortert fra resepsjonen (Internservice) og åpnes hver dag på morgenen på seksjon for dokumentasjonsforvaltning i Arendal. Seksjonen mottar post som er adressert til Agder fylkeskommune. Vi åpner, utfører arkivbegrensning, datostempler og videresender eventuell ikke journalverdig post til saksbehandler. Seksjon for dokumentasjonsforvaltning stempler mottatt post for å kunne dokumentere når den er mottatt. 

Godkjente rutiner og veiledninger i forbindelse med posthåndtering

Rutine for postmottak ved seksjon for dokumentasjonsforvaltning.

Rutine – innkommende henvendelser utenom postmottak.

Veiledning for innsending av dokumenter til seksjon for dokumentasjonsforvaltning.

Rutine for å behandle innkommende post i Public 360 som saksbehandler eller leder.

Regler for sending av e-post.

Rutine for håndtering av mistenkelig fysisk post.

Rutine for håndtering av trusler ved seksjon for dokumentasjonsforvaltning.

Rutine for overvåking av post i Altinn for seksjon for dokumentasjonsforvaltning.

Rutine for overvåking av forsendelser via SvarUt.

5.1.2 Journalføring i Public 360

Arkivforskriften fastsetter i §9 plikt til å føre journal. I journalen føres all sakspost, også den som er unntatt offentlighet. Derfor skal journalen kun være tilgjengelig for autoriserte brukere.

Godkjente rutiner og veiledninger knyttet til journalføring

Generelle rutiner/veiledninger

For generelle veiledninger som angår funksjonaliteter i Public 360 og hvordan disse brukes, henvises det til brukerstøttesiden til seksjon for dokumentasjonsforvaltning på intranettsiden Agda:

Brukerstøtte for Public 360.

Fagspesifikke journalføring/arkiveringsrutiner

Elevdokumentasjon:

Personal og ansettelsesdokumentasjon: 

Prosjektdokumentasjon: 

Samferdsel og eiendom: 

Andre avdelinger: 

Rutiner for dokumentasjon fra kultur, idrett og frivillighet - se saksnr. 20/20801 for spillemidlersøknader

Digitale Acos-skjemaer er satt opp slik at de kommer direkte inn som journalførte saker og dokumenter til aktuell avdeling som behandler fagområdet skjemaet omhandler. Rutiner for de enkelte skjemaene finnes på saksnumre under prosjekt i Public 360: Prosjektnr. 21-31

5.1.3 Skriveregler for sakstitler - dokumentbeskrivelser

Agder fylkeskommune legger vekt på å skrive gode, tydelige og korrekte tekster. Det er viktig for fylkeskommunen at alle forstår hva vi i fylkeskommunen skriver.

I Agder fylkeskommune er vi opptatt av å skape en god skrivekultur i organisasjonen, slik at vi skriver korrekt – og at tekstene våre er klare, presise og forståelige. Dette vil være en integrert del av det daglige arbeidet vårt, der den enkelte av oss bidrar med bevissthet om og bruk av klarspråkprinsippene.

Agder fylkeskommune følger KS' nettsider og veileder "Klarspråk for alle", og har dessuten utarbeidet en språkveileder:

Agder fylkeskommunens klarspråkveileder.

Felles og ensartede skriveregler for saks- og dokumentbeskrivelser i Public 360 er viktig. Det sikrer en enkel, hurtig og nøyaktig gjenfinning av dokumenter. Sakstittelen skal være dekkende for alle kommende dokumenter i saken. Dokumentbeskrivelsen skal være dekkende for det aktuelle dokumentet.

Se Rutine for kvalitetssikring og journalføring for tips angående saks- og dokumenttitler i Public 360:

Rutine for kvalitetssikring og journalføring.

1.januar 2022 trådte den nye språkloven i kraft. Loven innebærer flere viktige endringer som det er viktig å følge opp i arbeidshverdagen som ansatt i Agder fylkeskommune. 

Den nye språkloven.

Agder fylkeskommune er en språknøytral fylkeskommune. Det innebærer at vi plikter å veksle mellom skriftspråkene slik at det blir et rimelig forhold mellom de i dokumenter som er allment tilgjengelig. Eksempler på tekster i kategorien allment tilgjengelige dokumenter er planer, strategier, veiledere, brosjyrer, nyhetstekster, stillingslysinger og tilsvarende som vi kommuniserer ut fra fylkeskommunen og som ikke er stilet til enkeltadressater.  

Pliktreglene gjelder for hele fylkeskommunen – med unntak av de videregående skolene hvor pliktreglene omfatter den administrative delen av skolen. 

Kun for ekstern kommunikasjon  

Malene i Public 360 er tilpasset slik at en kan velge enten bokmål eller nynorsk. Merk at språkloven ikke gjelder for internt saksarbeid. Det innebærer at en kan utforme interne saksdokumenter, tekster til Agda og liknende på det skriftspråket en ønsker.  

Det er laget en egen språklovveileder for ansatte i Agder fylkeskommune. 

Språklovrettleiar for tilsette i Agder fylkeskommune.

5.1.4 Skannings- og makuleringsrutiner

Agder fylkeskommune har sentraliserte tjenester for postmottak og skanning. All intern og ekstern papirpost (særlig av sensitiv karakter) skal gå til seksjon for dokumentasjonsforvaltning for skanning og lagring i Public 360°. Se Rutine for skanning og makulering

5.1.5 Dokumenthåndtering ved saksbehandling

Når saksbehandler arbeider med et dokument, skal den ha status R (Reservert). Når dokumentet er klart for ekspedering, skal saksbehandler ekspedere dokumentet.

Seksjon for dokumentasjonsforvaltning vil daglig gjennomgå liste over dokumenter som er klare for journalføring på arkivarskrivebordet. Dette inneholder dokumenter i status E (Ekspederte) og S (Registrert av ansvarlig person/leder), altså bade inngående, utgående dokumenter og interne notater med og uten oppfølging. Seksjon for dokumentasjonsforvaltning kontrollerer at disse har riktige journalopplysninger. Deretter endres status til J (Journalført), som medfører at dokumentet er fryst og klart for publisering i offentlig journal.

Når vedtaket krever godkjenning av leder, brukes funksjonen arbeidsflyt og send til godkjenning. 

Når siste dokument er kommet inn i en sak, avslutter saksbehandler saken. Saksbehandler kan selv gjøre dette ved å endre status på saken til AS - Avsluttet av saksbehandler. Dette fungerer som en melding til arkivet, som da vil avslutte saken. Før saksbehandler markerer mappen som ferdig, må han/hun sjekke alle restanser i saken. Alle dokumenter i status Reservert, må ferdigstilles/ekspederes/settes til utgår, og alle innkommende dokumenter må avskrives.

Det er saksbehandler som har det grunnleggende ansvaret for offentlighetsvurderingen i sine dokumenter. Dersom saksbehandler er usikker på offentlighetsvurderingen, kan vedkommende ta kontakt med sin leder, seksjon for dokumentasjonsforvaltning eller jurister ved avdeling for jus og informasjonsforvaltning. 

5.1.6 Utvalgsbehandling

Saker som skal opp til politisk behandling skrives i form av saksfremlegg av saksbehandler. Alle saker som er til behandling av fylkeskommunens utvalg skrives i utvalgsmodulen til Public 360.

Utvalgsmodulen dekker de funksjoner som er nødvendig for å administrere og avholde møter: innkalling, saksliste, møteprotokoll og særutskrift med vedtak. Når det er fattet vedtak i et møte, ekspederes vedtaket til den som skal effektuere vedtaket eller til de ulike parter i saken.

Utvalgssekretær er ansvarlig for utvalgsbehandlingen.

All saksbehandling i møtet skal føres i møteboken. Utsatte saker skal gjengi all tekst fra tidligere behandling. Vedtaksteksten må ikke vise til andre vedtak uten at disse er referert.

Innstillingsteksten skal ikke endres etter møtet.

Datatilsynet anbefaler at saker som gjelder elever og klienter legges frem for folkevalgte organ i anonymisert form. Dette vil si at navn og andre opplysninger som kan identifisere personene sladdes i sakspapirene til utvalgsmøtet.

Det vises til:

Brukerhåndbok – politisk sekretariat - rutine for saksbehandlere.

5.1.7 Offentlig journal

Fylkeskommunens arkiv er i utgangspunktet offentlig (Offentleglova §3) og unntak kan bare gjøres med hjemmel i offentleglova §§ 13 - 27. Administrasjonssjefen eller den som har fullmakt til det, avgjør hvilke saksdokumenter som skal unntas innsyn. Unntaket blir registrert med henvisning til lovhjemmel.

Seksjon for dokumentasjonsforvaltning legger ut offentlig journal på einnsyn.no.

Einnsyn.no

Av sikkerhetsgrunner skjer dette med 3 dagers forsinkelse. Den offentlige journalen skal være utformet slik at den gir oversikt over fylkeskommunens eksterne og organinterne korrespondanse, samtidig som opplysninger unntatt offentlighet er fjernet. Etter offentlighetsloven skal også organintern korrespondanse journalføres og legges ut på offentlig postjournal. Det er derfor vesentlig at interne dokumenter offentlighets-vurderes på samme måte som ekstern korrespondanse.

Dokumenter som skal unntas offentlighet skjermes og merkes med tilgangskode og hjemmel. Vanligvis vil det kun være behov for å skjerme enkeltord. Avsender/mottakernavn skjermes der dette er nødvendig.

Seksjon for dokumentasjonsforvaltning skal kontrollere at opplysninger underlagt taushetsplikt ikke blir publisert. Dette skjer i flere trinn:

  1. Seksjon for dokumentasjonsforvaltning vurderer offentlighet ved registrering. Særlig gjelder dette spørsmål om oppgradering av sensitive opplysninger fra privatpersoner.
  2. Saksbehandler vurderer om den registrerte offentlighetsvurderingen skal opprettholdes. Det endelige ansvaret for riktig offentlighetsvurderingen ligger her.
  3. Arkivtjenesten etterprøver at ferdigstilte dokumenter har riktig offentlighetsvurdering.
  4. Arkivtjenesten korrekturleser postjournalen før den bli lagt ut på nett.

5.2 Kontrollrutiner

Arkivforskriften § 2-10 presiserer nødvendigheten av kontrolltiltak:” Organet skal leggje opp administrative rutinar som sikrar at arkivtenesta kan utføre kvalitetssikring av journal- og arkivdatabasen.” I denne delen av arkivplanen finner du en gjennomgang av de ulike kontrolltiltakene som er nødvendig innen elektronisk arkivdanning. Kapitlet skal i størst mulig utstrekning være en oppsummering: alt som står her må også være nevnt annetsteds.

5.2.1 Daglig kvalitetskontroll

Kontroll av ferdigstilte/avsluttet saker og journalposter

Seksjon for dokumentasjonsforvaltning søker daglig opp saker og journalposter og kontrollerer at disse har riktig offentlighetsvurdering, tilknytning til arkivdel, sak og arkivkode. Dette gjøres ofte i forbindelse med journalføringen. Fanen saker avsluttet av saksbehandler sjekkes også daglig. 

Kontroll av skanning

Etter hvert som dokumentene skannes, kontrolleres det at alle mottatte dokumenter er skannet og arkivert, at skanningen er av tilfredsstillende kvalitet, og at det er samsvar mellom arkiverte dokumenter og registrerte opplysninger. Etter skanning legges dokumentene i blå omslagsark sortert på dato, i brannsikre skap, i 6 måneder. Post som skannes inn i Visma Flyt PPT legges i egne omslag. 

Kontroll av konvertering

Arkivar må daglig kontrollere at konvertering fra produksjonsformat til arkivformat har vært vellykket. Dette sjekkes i administrator – under overvåking – formatkonverteringer – feilkonverteringer. Ved feil prøves det å konvertere manuelt. Ved vedvarende feil bør leverandør kontaktes.

Kontroll av offentlig journal

Publisering av postlister på E-innsyn ble tatt i bruk i 2022.  

Kontroll forut for publisering av offentlig journal går over flere faser: Umiddelbar offentlighetsvurdering ved registrering. Saksbehandler vurderer om foreliggende offentlighetsvurdering opprettholdes. Arkivtjenesten etterprøver offentlighetsvurdering i ferdigstilte dokumenter. Arkivtjenesten korrekturleser postjournalen før publisering. Punkter som sjekkes er blant annet om sakstittel og dokumenttittel er dekkende, ligger dokumentet i rett sak, har dokumentet riktig skjerming, er kontakt riktig avskjermet og om saken ligger i rett arkivdel. Kontroll av om det finnes elektronisk fil tilknyttet journalposten tas i et ukentlig søk. 

Stikkprøver

Det tas stikkprøver av om saksbehandler følger opp sin del av prosesstyringa, med spesielt fokus på skjerming etc.

5.2.2 Periodisk kvalitetskontroll

Reservasjonskontroll av saker

Seksjon for dokumentasjonsforvaltning kvalitetssikrer ofte nyopprettet sak ved journalføring av de første dokumentene i saken. Seksjonen utfører kontroll med saker med status R for å sikre at saksbehandler utfører sin del av prosesstyringen. Arkivtjenesten undersøker at offentlighetsvurdering er gjennomført, at det er foretatt skjerming av avsender/mottaker, at det foreligger arkivkoder, saksnummer, tittel og saksinnhold. Arkivtjenesten skal gi tilbakemelding til saksbehandler dersom vedkommende har mange reserverte saker som ikke er i bruk. 

Reservasjonskontroll av journalposter

Arkivtjenesten skal med jevne mellomrom utføre søk på journalposter eldre enn én måned med status R for å sikre at saksbehandler utfører sin del av prosesstyringen. Arkivtjenesten skal gi tilbakemelding til saksbehandler dersom vedkommende har mange ubrukte reserverte dokument.

Hvis dokumentene forblir uaktuelle og ikke er arkivverdige eller er feilopprettet, kan de slettes.

Forfallskontroll - restansekontroll

Arkivtjenesten fører kontroll med at saksbehandler holder de fristene som gjelder, selv om det ikke lenger er en lovpålagt oppgave ifølge arkivforskriften. 

Se følgende rutine:

Rutine for restansekontroll i Public 360.

Se følgende veiledning:

Veiledning for ledere i Public 360 – restansekontroll i egen enhet.

Avdelingsleder, eller en annen med tilsvarende myndighet, må i god tid ta ut restanselister for saksbehandlere som skal slutte. Leder/saksbehandler sørger for at eventuelle restanser blir avskrevet eller ført over på andre. Se veiledning:

Veiledning for avslutning av arbeidsforhold i Public 360.

Utlånskontroll

Seksjon for dokumentasjonsforvaltning har ikke like mye papirarkiv som tidligere. Likevel kan det være nyttig å kontrollere hva som er utlånt for å få oversikt over arkivmateriale som midlertidig er utenfor arkivet. Det skal iverksettes tiltak for å få returnert utlånte arkivsaker som skulle vært levert tilbake. 

Se rutiner for utlån av fysisk arkivmateriale under kapitel 5.5.3.  

Inspeksjon av arkivlokaler

Ved overgang til elektronisk arkiv, er de papirbaserte arkivene lite brukt. Det er derfor viktig at seksjon for dokumentasjonsforvaltning foretar periodiske inspeksjoner av disse lokalene, for å sikre at det ikke oppstår uforutsette skader på materialet. Det skal være installert termometer og hydrometer i arkivlokalet. Arkivlokalene skal være rustet i henhold til regler for arkivlokaler som finnes i Riksarkivarens forskrift kapittel 2, og i Arkivforskriftens § 7. 

Riksarkivarens forskrift kapittel 2.

Arkivforskriftens § 7. 

5.3 Periodiske arkivrutiner

5.3.1 Periodisering – teori og praksis

Periodisering innebærer at man setter et kontrollert tidsskille i arkivet. Alle saker som er registrert i en gitt periode skilles ut av det aktive arkivet og plasseres i bortsettingsarkiv eller historisk base. 

Det anbefales at en alminnelig arkivperiode er på minst 4-5 år og følger kalenderåret. I fylkeskommunal sektor er det vanlig å la arkivperiodene følge valgperiodene for de politiske organer, det vil si hvert fjerde år. Agder fylkeskommune har ikke periodisert etter endt valgperiode 2023. 

Overgang til et annet system eller leverandør, eller til ny generasjon av Noark-standarden, krever ikke periodisering, men det kan være praktisk å gjøre større endringer og lage et skille ved slike tilfeller. 

Agder fylkeskommune praktiserer periodeskille når

  • det blir tatt i bruk et nytt klassifikasjonssystem (arkivnøkkel) 
  • det gjøres store omorganisereringer (Jfr. Arkivforskriften § 17 – Overføring av arkiv mellom organ)

 

Før periodisering kan gjennomføres, må alle saker avsluttes. I en papirbasert kontekst har dette medført mye stress for hele organisasjonen i tiden like før periodiseringstidspunktet. Med elektronisk arkivdanning ligger forholdende til rette for at periodiseringsarbeidet kan spres over et mye lenger tidsrom. 

Et arkiv er gjerne delt opp i arkivdeler, og hver arkivdel kan periodiseres hver for seg. 

Når det er bestemt at det er nødvendig å begynne på en ny periode i arkivet, må det vurderes hvilken type periodeskille som skal gjøres. Det er to alternativer, skarpt eller mykt skille.

  • Skarpt skille. Ved skarpt skille blir alle saker avsluttet en bestemt dato, og det blir opprettet nye saker i ny arkivdel. Dersom en sak ikke er avsluttet, skal det lages koplinger eller henvisninger til ny sak.  Fordelen er at det er enkelt å finne fram for ettertiden. Ulempen er at saker blir splittet. Det medfører en del ekstraarbeid for saksbehandlere som må orientere seg i to arkivperioder for å finne fram.  Ved bruk av papirjournal må det settes skarpt skille. 
  • Mykt skille. Dette blir også kalt skille ved hjelp av overlappingsperioder. En ny periode blir startet en gitt dato, mens den gamle arkivdelen har status” overlapping” i en periode på normalt 1-2 år.

 

Når overlappingsperioden er avsluttet, er det bare de sakene som ikke har fått nye journalposter som blir liggende i den gamle perioden. Denne blir avsluttet og blir en historisk base. En sak som stadig får nye journalposter, kan gjennomleve mange periodeskiller. 

Fordelen er at saksbehandlerne ikke får ulemper, men det kan bli vanskelig for ettertiden å finne fram i arkivet fordi en sak ikke ligger i den perioden den ble startet, men der den ble avsluttet. 

5.3.2 Periodisering i papirbasert arkiv

For papirbasert arkiv innebærer periodisering at alle saker med dokumenter som har vært registrert innenfor et bestemt tidsrom (en arkivperiode) settes bort samtidig og utgjør en enhet i bortsettingsarkivet. I papirbasert arkiv snakker man i prinsippet om skarpt periodeskille: alle saker som tilhører den gamle perioden overføres til bortsettingsmagasin. Man starter den nye perioden med tomme reoler og må i realiteten bygge opp arkivet på nytt. Det tillates imidlertid at enkelte løpende saker i sin helhet overføres til den nye perioden, slik at saken er arkivert samlet.

5.3.3 Periodisering i Public 360

Til forskjell fra papirbasert arkiv tillater elektronisk arkivdanning såkalt mykt periodeskille. Dette er en mer kontinuerlig prosess, som innebærer at man gjennom en overlappingsperiode på 2 år får anledning til å avslutte eksisterende saker slik at disse kan overføres til sperrede arkivdeler i systemet, såkalt historisk base. Ved overlappingsperiodens slutt deles arkivmaterialet etter følgende kriterier: Saker som ikke har fått tilført nye dokumenter i overlappingsperioden, avsluttes og overføres til historisk base. Saker som har fått tilført nye dokumenter i overlappingsperioden blir regnet som aktive og følger med videre i den nye journalperioden. Presedenssaker og saker som arkivskaperen ønsker å ha tilgjengelig i postjournalen blir overført til den nye perioden, selv om de ikke har vært aktive i overlappingsperioden. Selv om arkivet er fullelektronisk, har man tidligere før 2020 skrevet ut møtebøker fra utvalgsmodulen i Public 360. Disse er blitt bundet inn etter de regler som gjelder for møtebøker i papirbasert arkiv. Det er ikke lenger lovkrav om innbinding av møtebøker eller andre protokoller. Fylkeskommuner som følger kravene til elektronisk arkiv, (jfr. arkivforskriften § 11 – Noark-system) og bruker systemet i henhold til gjeldende regelverk og eventuelle anbefalinger fra Arkivverket, trenger ikke innbinding. 

5.3.4 Periodisering av objektordnede arkivdeler

Personalmapper, klientmapper og eiendomsarkiv har generelt langvarig brukstid som gjerne strekker seg over mange perioder i sakarkivet. Ved hvert periodiseringsintervall vil kun et fåtall av disse mappene være avsluttet. Periodisering av de objektordnede arkivdelene gjennomføres derfor ved at kun mapper som har gått ut av aktiv bruk skilles ut og overføres til historisk base/bortsettingsarkiv, mens flertallet av mappene beholdes i sakarkivet. Prosessen bør skje samtidig med det øvrige periodiseringsarbeidet, altså hvert 4. år.

5.3.5 Periodisering av fagsystemer

Fagsystemene som ikke er Noark-godkjent og ikke har egen arkivkjerne, bør periodiseres hvert 4. år etter de prinsipper som gjelder for papirbasert journalførings-system. Klientmapper som har gått ut av aktiv bruk, skrives ut på papir og arkivlegges i henhold til periodiseringsrutiner for objektordnet arkiv. Administrative vedtak for perioden skrives ut og bindes inn i henhold til periodiseringsrutiner for møtebøker.

Utgående korrespondanse for perioden skrives ut og bindes inn i henhold til standard for kopibøker i papirbasert arkiv. 

Det må for hvert enkelt fagsystem tas stilling til om dette er tilstrekkelig for å sikre at all arkivverdig dokumentasjon kommer ut på papir. Ved fullført periodisering plasseres arkivmaterialet i bortsettingsarkiv eller deponeres. I henhold til Agder fylkeskommunes Rutine og rollebeskrivelse for tjenesteeiere, systemeiere og systemansvarlige, er det systemansvarlig for hvert enkelt fagsystem som har ansvar for en god avvikling av IKT-systemet med tilhørende arkivering og sletting (herunder også periodisering). Seksjon for dokumentasjonsforvaltning kan bistå og gi råd, eventuelt i samarbeid med depotinstitusjoner (Kuben eller Arkivsenter sør). 

Ved overgang til nytt fagsystem skal det settes skarpt periodeskille. I slike tilfeller bør det tas kontakt med Kuben eller Arkivsenter sør. 

5.3.6 Skarpt periodeskille ved større omorganiseringer

Omorganisering innebærer svært ofte at arkivsakene skifter plass og representerer dermed en trussel mot arkivets opprinnelige orden. Ved større forandringer, som nedleggelse, privatisering eller kompliserte organisasjonsendringer, er det derfor nødvendig å sikre at arkivet frem til organisasjonsendringen bevares som en enhet. I slike tilfeller kreves skarpt periodeskille. 

Det ble utført skarpt periodeskille ved overgang til ny Agder fylkeskommune. Basene for gamle Vest-Agder og Aust-Agder ble periodisert og gjort uttrekk av og er kun tilgjengelig for saksbehandlere via lesetilgang i eArkiv. 

Periodisering er ikke nødvendig ved mindre omorganiseringer, når organet avgir eller mottar små enheter, eller ved mindre interne omorganiseringer innen rammene av et sentralarkiv.

5.3.7 Kassasjon

Ved overgang til elektronisk arkivdanning, er lagringskapasiteten ikke lenger en begrensning på hvor mye arkivmateriale man kan ta vare på. Dermed bortfaller også en viktig begrunnelse for kassasjon. Selv om den elektroniske lagringskapasiteten er tilnærmet ubegrenset, bør kassasjon utøves med hensyn til oversiktlighet og gjenfinnbarhet i den sterkt økende informasjonsmengden. I den grad kassasjon utøves, skjer dette som ledd av den daglige arkivbegrensningen, i og med at man allerede ved journalføring angir tidsbegrenset levetid for kassabelt materiale. 

5.3.8 Kassasjon av politiattester

Ifølge Politiregisterforskriften § 37-2 skal politiattester oppbevares utilgjengelig for uvedkommende. Politiattester kan oppbevares så lenge det er nødvendig for formålet med politiattesten. Politiattest som ikke lenger er nødvendig for formålet skal tilintetgjøres. Offentlige mottakere skal slette politiattesten i samsvar med § 16-2 annet ledd nr. 2: Sletting etter politiregisterloven eller denne forskriften innebærer at opplysningen skal fjernes fra registre eller andre systemer.

Politiattester i forbindelse med tilsettingssaker hvor dette kreves, skannes ikke inn i saks- og arkivsystemet i Agder fylkeskommune. Det skrives da kun en merknad i personalmappen om at politiattest er innhentet og mottatt. 

Politiattester i forbindelse med søknad om drosjeløyve lastes opp av søkeren selv og kommer inn i Public 360 via FINT- integrasjon. Politiattestene kommer inn som egne journalposter utenom drosjeløyvesøknaden. Seksjon for dokumentasjonsforvaltning har en manuell rutine for sletting av politiattester etter 3 måneder, jfr. rutine på saksnr. 20/25976-3. Saksbehandler skriver en merknad på politiattesten om at løyvedokumentet er utstedt. 1-2 medarbeidere søker ukentlig opp politiattester, sletter filen og setter journalposten «politiattest» til utgår og legger inn merknad på dokumentet «Politiattest oppbevart i 3. måneder, slettes derfor fra sak- og arkivsystemet». Innholdet er da ikke lenger tilgjengelig, men man kan se at det er levert politiattest med søknaden om drosjeløyve.

5.4 Spesialrutiner

5.4.1 Forebyggende tiltak

For å sikre det elektroniske arkivet mot systemsvikt, brann, vannskader og lignende, er databasen fordelt på ulike servere. Så snart det er foretatt uttrekk, vil materialet også bli sikret ved fysisk atskilte kopier hos fylkeskommunen og i depot ved Kuben eller Arkivsenter sør. 

Uforutsette skader på papirbasert materiale forebygges gjennom arkivforskriftens krav til godkjente arkivlokaler, §§ 7. 

5.4.2 Systemsvikt

Dersom Public 360 er ute av drift, må journalføringen utsettes til driften kommer i gang. Det vises til følgende rutine hvis så skjer:

Rutine for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ute av drift.

5.4.3 Brann

Den elektroniske basen er sikret ved automatisk backup på ulike servere. For papirbasert materiale henvises til fylkeskommunens branninstruks for Fylkeshuset I Kristiansand og brannvernmanual for administrasjonsbygget i Arendal. 

Agder fylkeskommune tilstreber å følge arkivforskriftens krav til godkjente arkivlokaler. I arkivforskriften §§ 7 stilles det krav om at arkivmateriale skal være sikret mot at vann og fukt trenger inn, vern mot brann og skadelig varme, vern mot innbrudd og mot at uvedkommende skal få slippe inn.

5.4.4 Vannskader

Den elektroniske basen er sikret ved automatisk backup på ulike servere, samt kopi av uttrekk av fylkeskommunes eldre materiale. 

For papirbasert materiale henvises til forebyggende tiltak i arkivforskriftens krav til godkjente arkivlokaler, §§ 7

Papirbasert arkivmateriale som er utsatt for større vannskader legges i tette plastposer/sekker og fryses ned snarest mulig. Dette gjøres for å stanse soppvekst og annen nedbrytning av papirmaterialet. Arkivmaterialet sendes i nedfrosset tilstand til spesialfirma for frysetørking. Ta kontakt med depot for vurdering av behov for konservering etter frysetørking.

Papirbasert arkivmateriale som er utsatt for mindre vannskader lufttørkes. Protokoller bør åpnes eller legges med trekkpapir mellom sidene. Kaldluftvifter bør anvendes for utlufting, men bruk ikke varme. Det øker nedbrytningshastigheten i papiret og fremmer soppdannelser. Ta kontakt med depot for en vurdering av behovet for konservering etter tørking.

5.4.5 Sykdom og forfall

Ved forfall må arkivtjenesten omdisponere sin arbeidskraft og følge prioriteringsoppgaver. Seksjonsleder ved seksjon for dokumentasjonsforvaltning skal utpeke en stedfortreder som overtar ansvaret hvis vedkommende ikke er til stede over en lenger periode. 

5.5 Agder fylkeskommune – innsyn og åpenhet

5.5.1 Innsyn i elektronisk materiale

Vi er lovpålagt å journalføre alle inngående og utgående saksdokumenter. Offentlighetsloven, forvaltningsloven og arkivloven legger premisser for allmennhetens innsynsrett og vår arkivplikt. Innsynsrettigheter er også regulert i personopplysningsloven. En fysisk identifiserbar person kan be om innsyn i hva slags personopplysninger Agder fylkeskommune behandler om vedkommende.

Åpenhet og tillit er et førende prinsipp for Agder fylkeskommune. Å tilstrebe og legge til rette for gjennomsiktighet gjennom effektiv og lovmessig saksbehandling av innsynskrav er derfor vesentlig i hele organisasjonen. 

Agder fylkeskommune publiserer deler av sin offentlige journal – postliste – på eInnsyn. Postlisten gir oversikt over inn- og utgående post og interne notater sendt via sak-/arkivsystemet, og gir innbyggere og presse enkel tilgang til å be om innsyn. For å unngå at opplysninger om enkeltpersoner kan sammenstilles på en måte som medvirker til brudd på taushetsplikten, publiseres ikke dokumenter i klientmapper, elevmapper og personalmapper på postlisten. Disse ligger imidlertid i offentlig journal, som man kan be om innsyn i ved å kontakte seksjon for dokumentasjonsforvaltning, eventuelt systemeiere/fagavdelingene for andre systemer som har innebygd arkiv (p.t. Visma Flyt PPT og i løpet av 2024 VIS).

Avdeling for Jus og informasjonsforvaltning har laget en veiledning som beskriver rutiner og retningslinjer om innsyn som ansatte bør sette seg inn i. Veilederen gir et overblikk over reglene for innsyn etter offentlighetsloven og forvaltningsloven (partsinnsyn) og en overordnet innføring i unntaksbestemmelsene og regler for partsinnsyn. Det er også en innføring i saksbehandling av innsynskrav med frister og hvilke vedtak som skal fattes. Klageordning og klagebehandling er også forklart. 

​​​​​​​Se mer i følgende veileder:

Veileder for behandling av innsynskrav.

Fylkeskommunen har en egen modul for å behandle og følge opp innsynsbegjæringer i saks- og arkivsystemet Public 360. Innsyn som bestilles via postlisten på nettet opprettes automatisk i Public 360 som en aktivitet i egen innsynssak. Saken settes automatisk på saksbehandler som er ansvarlig for dokumentet. Innsynene ekspederes på e-post til bestiller når de er ferdig behandlet. Gode veiledninger er laget for å hjelpe saksbehandlere å behandle innsynskravene i Public 360 er tilgjengelige på seksjon for dokumentasjonsforvaltnings brukerstøtteside på Agder fylkeskommunes intranett Agda. Seksjon for dokumentasjonsforvaltning holder jevnlig kurs i behandling av innsynskrav, og sender ut påminnelser til saksbehandlere når innsynssaker er forfalt, da med veiledninger til behandling av sakene i Public 360.

5.5.2 Rett til innsyn i egne personopplysninger (partsrettigheter) og andre rettigheter til informasjon etter personvernlovgivning 

Avdeling for jus og informasjonsforvaltning er fagavdeling for personvern og informasjonssikkerhet. Men også seksjon for dokumentasjonsforvaltning legger til rette for registrering og behandling av forespørsler om innsyn i personopplysninger, både når det gjelder partsrettigheter etter forvaltningsloven og etter personvernlovgivningen. Øvrige rettigheter etter personvernlovgivningen håndteres av avdeling for jus og informasjonssikkerhet.

Innsynsforespørsler etter personvernlovverket innebærer at den registrerte også har krav på innsyn i det som ligger i metadata samt det som faller utenfor fagsystemer og sak/arkivsystem. Dette kan for eksempel være en epost i Outlook, eller et notat i en perm på et kontor.

Den som ønsker å søke innsyn i egne personopplysninger, bruker digitalt skjema som oppretter sak i Public 360. Søkeren identifiserer seg via ID-porten. Lenke til skjema:

Skjema for søknad om innsyn etter GDPR i Agder fylkeskommune.

Se for øvrig følgende rutine:

Rutine for håndtering av håndtering av innsynsforespørsler etter GDPR.

Se også rutine for innsyn – utlån av fysisk arkivmateriale.

5.6 Agder fylkeskommune - tilgang og sikkerhet

Agder fylkeskommune har ansvar for at behandling av taushetsbelagte opplysninger og personopplysninger skjer på en måte som ivaretar taushetsplikten og sikrer borgerens personvern, samtidig som opplysningene skal være tilgjengelige for ansatte ved tjenstlig behov. 

Tilgangsstyringen er blant annet et virkemiddel for å gi ansatte tilgang til opplysninger ut fra tjenstlig behov og samtidig hindre uautorisert bruk og uberettiget innsyn i opplysninger. Avdeling for jus og informasjonsforvaltning har utarbeidet retningslinje for behandling av personopplysninger i Agder fylkeskommune og rutine for tilgangsstyring.

5.6.1 Generelt om sikkerhet

Agder fylkeskommune skal forvalte informasjon på en sikker og forsvarlig måte og i overensstemmelse med lovbestemte, regulatoriske og kontraktsmessige krav. God styring og kontroll med informasjonssikkerheten sikrer at organisasjonen opprettholder nødvendig tillit og et godt omdømme. Informasjonen skal sikres ut fra disse aspektene: 

Konfidensialitet: Hindre at uvedkommende får tilgang til konfidensiell eller sensitiv informasjon

Integritet: Hindre uønsket endring, sletting eller manipulering av informasjonen

Tilgjengelighet: Sikre at brukere får tilgang til informasjon når de har behov for den

Agder fylkeskommune må sørge for at arkivet og arkivdokumentene sikres på forsvarlig måte slik at de ikke blir utsatt for påvirkninger som skader fysisk eller elektronisk arkivmateriale. Se nærmere om tilgangsstyring i Public 360 under kapittel 5.6.8. 

5.6.2 Sikkerhet til elektronisk arkivmateriale 

IKT-sikkerhet er beskyttelse av informasjon og ressurser. Informasjonssikkerhet handler om: Konfidensialitet, integritet, tilgjengelighet, autentisering/autorisasjon og sporbarhet. Alle systemer i Agder fylkeskommune skal foreta verdi- og risikovurdering i henhold til retningslinjer og maler. 

Public 360 er tilrettelagt for sikker dokument- og informasjonshåndtering med bl.a.:

Adgangskontroll – autorisering/ tofaktorpålogging og administrasjon av brukere via brukertilgang (beskrevet nærmere i kapittel 6.1.1 Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem)

Tilgangskontroll – rettighetsmatriser for alle elementer, detaljert tilgangsstyring for grupper, roller, personer og enheter (beskrevet nærmere i kapittel 5.6.7)

Sporbarhet – logging av alle endringer og hendelser, versjonshåndtering av filer 

5.6.3 Tilgang til og fysisk sikring av arkiv

I arkivforskriften §§ 7 stilles det krav om at arkivmateriale skal være sikret mot at vann og fukt trenger inn, vern mot brann og skadelig varme, vern mot innbrudd og mot at uvedkommende skal få slippe inn. Tilgang til fylkeskommunes arkivlokaler er styrt av adgangskontrollsystem, enten via installert kortleser eller egen nøkkel. Bare personer som er klarert, har tilgang til disse lokalene. 

5.6.4 Dokumentsikkerhet

Dokumentsikkerhet vil si sikring av informasjon som har en eller en grad av beskyttelsesbehov, dette kan omhandle både papir- og elektroniske dokumenter og andre lagringssystemer, som for eksempel minnepinner, CD/DVD etc. Beskyttelsen gjelder både manuell og elektronisk informasjonsflyt mellom arkiv, saksbehandler, adressat og kopimottaker. Sikringstiltakene skal dekke hele livssyklusen til informasjonen og tiltakene etableres overalt der informasjonen befinner seg. Beskyttelsen omfatter både konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet. 

5.6.5 Taushetsplikt 

Alle ansatte i Agder fylkeskommune har taushetsplikt og må ikke gi videre opplysninger de får kjennskap til gjennom sitt arbeide. Taushetsplikten gjelder også etter at en ansatt har sluttet i sin stilling i etaten. For å hindre uhjemlet tilgang til sensitivt og taushetsbelagt arkivmateriale, må det til enhver tid kunne dokumenteres hvem som har tilgang til fysisk og elektronisk arkivmateriale. Regler for å hindre at uvedkommende får tilgang til taushetsbelagt informasjon er hjemlet i en rekke av lovene som er beskrevet i kapittelet om lover, forskrifter mv. Rutiner for tilgang og skjerming av saker og dokumenter ligger under. 

5.6.6 Tildeling og ajourhold av brukerrettigheter i Public 360

Det er systemeier for Public 360 (seksjonsleder ved seksjon for dokumentasjonsforvaltning) og systemansvarlige (rådgivere ved seksjon for dokumentasjonsforvaltning) som har ansvar for brukertilgang i saks- og arkivsystemet Public 360, både godkjenning av nye brukere, deaktivering og avslutting av brukere. Det er den ansattes leder som bestiller tilganger. Det vises til kapittel 6.1.1 for mer informasjon. 

5.6.7 Tilgangsstyring i Public 360 

Mange saksbehandlere spør hvorfor de ikke har tilgang til enkelte saker som de bør ha tilgang til. Tilgangsmatrisen i Public 360 er satt opp i tråd med generell rutine for tilgangsstyring i Agder fylkeskommune. En bruker skal ikke ha tilgang til mer enn det vedkommende har tjenstlig behov for. Systemeier av Public 360 er hovedansvarlig og skal påse at dette etterleves i størst mulig grad. 

Tilgangsstyringen er satt opp på en slik måte at det så langt mulig er de tjenstlige behovene som styrer ansattes tilganger til personopplysninger. Tilgangsgruppene er satt opp i forhold til roller, dokumentflyt og vurdering av tjenstlig behov. Tilgangsgrupper vil være rollebasert ut fra hvilke oppgaver og funksjon som den enkelte ansatte skal utføre. Dette kan føre til at enkelte personer ikke har tilgang til noe de burde ha tilgang til. Den ansvarlige for dokumentet kan da gi andre tilgang til dette. 

Tilgangsstyringen er 2-delt. Vi skjermer eksternt, slik at ikke taushetsbelagt informasjon kan leses ut av offentlig journal, og vi skjermer internt slik at ikke taushetsbelagt informasjon skal ligge åpent for alle med tilgang til sak- og arkivsystemet. Ekstern skjerming blir ivaretatt ved at Public 360 har tilgangskoder som blir benyttet for å begrense tilgangen («unntatt offentlighet» eller «personsensitivt dokument»). Resultatet blir at eksterne ikke vil få frem taushetsbelagt informasjon på offentlig journal som publiseres på Agder fylkeskommunes nettsider. Dette kan for eksempel være deler av tittelen eller navnet på mottakeren av brevet. Ekstern skjerming krever hjemmel i lov. Intern skjerming ivaretas ved bruk av tilgangsgrupper. Gruppene er satt opp i forhold til organisering og dokumentflyt. 

Et dokument som er unntatt offentlighet med hjemmel i lov, bør i de fleste tilfeller også være skjermet internt med en tilgangsgruppe. Hver avdeling har sin egen tilgangsgruppe som kan brukes hvis en mener at det skal skjermes internt med tilgangsgruppe. Saksbehandlere må ta et aktivt valg i forhold til å skjerme dokumenter internt som er unntatt offentlighet. Deretter vil kun leder, direkte mottakere av dokumentet og medlemmer av tilgangsgruppen ha tilgang til dokumentet. 

Personalmapper er det kun leder med personalansvar som har tilgang til, via tilgangsgruppen personal. 

Når det gjelder elevdokumentasjon, har inntak og PPT utvidede tilganger. Agder fylkeskommune har en valgt å sette opp matrise på tvers av skoler da elever ofte bytter skole innen nærliggende område. Skolens leder samt ansatte i elevtjenesten eller tilsvarende avdeling har tilgang til elevdokumentasjon på tvers av skolene i «regioner», da det foregår mye flytting av elever i regionene. 

Disse «regionene» består av:

  • Øst: Risør vgs., Tvedestrand vgs., Arendal vgs., Sam Eyde vgs., Dahlske vgs., Lillesand vgs. og Setesdal vgs.
  • Midt: Kvadraturen vgs., Kristiansand Katedralskole Gimle, Tangen vgs., Søgne vgs., Vennesla vgs. og Vågsbygd vgs.
  • Vest: Mandal vgs.*, Eilert Sundt vgs., Flekkefjord vgs. og Byremo vgs.

Mandal vgs. har i tillegg tilgang til Kristiansandskolene. Sirdal vgs. er såpass liten at de kun har tilgang til egen skole, men det gis tilganger hvis det skulle være behov. 

Det er den som er ansvarlig saksbehandler på dokumentet som skal gi rettigheter til andre som har tjenstlig behov for å se dokumentene. Før seksjon for dokumentasjonsforvaltning gir rettigheter på enkeltdokumenter, skal det være foretatt en vurdering av tjenstlig behov.  Seksjon for dokumentasjonsforvaltning foretar ikke den vurderingen. 

Systemlogikk - rettigheter i en skjermet sak eller et skjermet dokument: 

Saksansvarlig vil alltid ha skrive- og lesetilgang til saken (overstyrer tilgangsgrupper på dokumentnivå) 

Leder på avdelingen til saksansvarlig vil alltid ha skrive- og lesetilgang til saken - overstyrer tilgangsgrupper på dokumentnivå. Dette gjelder kun for "mellomledere" derfor gjelder dette ikke for en leder som har en leder over seg. 

Saksansvarlig/dokumentansvarlig/ seksjon for dokumentasjonsforvaltning kan gi rettigheter i sak/dokument til andre brukere eller andre tilgangsgrupper 

Creator vil alltid ha skrive- og lesetilgang til saken eller dokument (overstyrer tilgangsgrupper på sak- og dokumentnivå) – ingen tidsbegrensning 

Ved ev kopiering av dokumenter fra en sak til en annen, så får dokumentansvarlig fra opprinnelig sak, lesetilgang til saken

Utvalgssekretærer - Alle saker som er til behandling av fylkeskommunens utvalg skrives i Public 360 utvalgsmodul. Rollen gir tilgang til å administrere og avholde møter: innkalling, saksliste, møteprotokoll og særutskrift med vedtak.

Rollen administrator har i hovedsak tilgang til alt, overstyrer tilgangsgrupper og tilordnede tilgangsgrupper. 

5.6.8 Datasikkerhet/IKT-sikkerhet

IKT-sikkerhet er beskyttelse av informasjon og ressurser. IKT-Agder skal levere sikre tjenester til Agder fylkeskommune. Organisasjonen forholder seg til de retningslinjene for IKT-løsninger som IKT-Agder leverer. Tjenestene omfatter blant annet brukerstøtte, drift av utstyr, nettverk, systemforvaltning, prosjektledelse og IKT-rådgivning.

5.6.9 Rutiner relatert til tilgang og sikkerhet i Agder fylkeskommune

Rutine - tilgangsstyring i Agder fylkeskommune.

Rutine for tilgangsstyring i sak- og arkivsystemet.

Hvordan gi medarbeidere tilganger i Public 360 - brukerveiledning for ledere.

Rutine for vedlikehold av tilganger i Public 360 via arbeidsflyt i Brukertilgang..

Instruks for innsyn i elevmapper.

Håndtering av meldeplikt om avvik til Datatilsynet og informasjonsplikt til berørte.

Rutine for håndtering av dokumenter som er sendt til feil mottakere og/eller ligger i feil saksmapper i saksbehandlingssystemet.

Datainstruks for Agder fylkeskommune.

Digital lagring i Agder fylkeskommune v.2.